醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理現(xiàn)狀與對策分析

胡 琦

（赤峰學院第二附屬醫(yī)院，內蒙古 赤峰 024000）

醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案是對安全保衛(wèi)工作各項活動實施的記錄，包括醫(yī)院的治安管理、消防管理、醫(yī)院的隱患糾察整改以及醫(yī)患糾紛處理等.這些資料可以作為以后查找的依據(jù)，同時也能夠為同種類型事件的發(fā)生提供參考，所以具有很強的保存價值.但是當前的安全保衛(wèi)檔案管理工作中存在很多的因素，影響檔案的管理和保存，導致檔案丟失或者不完整，因此還需要針對其中存在的問題，探索醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案的管理對策.

1 醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案的特點

首先，醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案具有多樣性的特點，安全保衛(wèi)工作的種類多、內容復雜，所以在檔案中不僅有案件檔案、調查檔案、事故檔案以及項目檔案，同時還包括改造檔案、監(jiān)督檔案以及治安處罰檔案.因此在管理中需要對檔案進行分類，并根據(jù)檔案的重要程度采用合理的方式進行管理；其次，醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案具有現(xiàn)實性.醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案都是對醫(yī)院安全保衛(wèi)工作的客觀記錄，是在安全保衛(wèi)工作的不斷開展中積累而成的，同時也能夠直接應用到安保工作的指導中，為安保工作提供服務；再次，醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案的動態(tài)性.醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案并不是一成不變的，還需要根據(jù)安保問題的性質和工作手段和方式等進行轉化，因此在檔案管理中也需要能夠根據(jù)檔案的動態(tài)變化采取合理的管理方式；最后，醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案具有機密性[1].在安全保衛(wèi)檔案中部分檔案涉及到黨和國家的相關保密文件和事件，所以安全保衛(wèi)檔案也具有一定的機密性，在保管的過程中需要對這類檔案進行加強管理，防止檔案信息泄露，對國家和社會的安全埋下隱患.

2 醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理的作用、分類

2.1 檔案作用分析

醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案是對安保工作過程和各項活動的記錄，這些檔案能夠為以后的工作提供指導，同時也為相關事件的解決和實施提供參考依據(jù)，為安保工作提供服務.安全保衛(wèi)檔案可以作為一種憑證，因為檔案是對客觀事實的記錄，是真實的歷史事件憑證，可以作為現(xiàn)實工作的參考和現(xiàn)實問題的處理依據(jù).同時檔案還可以提供一定的參考作用.檔案不僅是對客觀事實的記錄，同時也是對以往安全保衛(wèi)工作思想、工作成效以及形勢變化等反面的真實記載，能夠為當前的安全保衛(wèi)工作提供有效的借鑒和參考[2].最后，檔案還具有服務功能，安全保衛(wèi)工作檔案中蘊含豐富的內容，為安保工作的研究提供有效的參考資料，同時還可以為教育、宣傳等方面提供有效的服務.

2.2 檔案管理分析

醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理主要可以分為兩種類型，其一為文書檔案管理，其二為業(yè)務檔案管理.其中文書檔案管理中包括領導部門下發(fā)的文件，比如工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表等文書材料；或者安全保衛(wèi)工作規(guī)章制度、先進工作者的評選登記表等事跡材料以及安保機構內部的財產登記表等；業(yè)務檔案則主要包括安保工作中涉及到的治安工作檔案，比如一些批準材料、防護設備和措施.或者是一些刑事案件以及治安案件等相關的調查和處理材料.同時也包括消防、政保等方面的資料內容.

3 醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院安全保衛(wèi)工作是保證醫(yī)院正常、安全運轉的基本保障，同時醫(yī)院安全保衛(wèi)工作形成的檔案也對安保工作提供有效的參考，所以醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案的管理也顯得非常重要.但是從當前的安全保衛(wèi)檔案管理情況來看，其中還存在很多的不足，影響檔案的完整性和準確性，為醫(yī)院安保工作的發(fā)展造成一定的阻礙，所以還需要對當前的安全保衛(wèi)檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，并查找其中存在的問題，為接下來對策的探尋奠定基礎.

3.1 醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理的硬件設施不完善

從當前醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理的具體情況來看，信息化建設滯后，當前很多的檔案管理工作還都采用傳統(tǒng)的手工操作流程，這也與安全保衛(wèi)檔案管理工作不重視有關.進而導致安全保衛(wèi)檔案存在嚴重的破損、丟失等現(xiàn)象，同時在檔案查找的過程中也存在很大的困難，所以還需要加強對檔案管理的硬件設施建設，進而保證檔案管理的科學性和完整性[3].

3.2 醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理的制度不健全

醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理的制度還不夠健全，很多制度雖然明確列出條款但是缺乏可行性，從而導致在檔案管理中一旦遇到問題，各管理人員容易出現(xiàn)責任的互相推諉.而且由于制度的不健全也會導致很多管理人員工作懈怠，在實際的操作中存在違反規(guī)定的情況.比如在管理室內吸煙等.此外，部分管理人員由于職業(yè)道德的缺失，為了一己私利利用管理的漏洞進行不法的勾當，從而導致檔案泄露.

3.3 檔案管理工作人員的素質不高

醫(yī)院對安全保衛(wèi)檔案的不重視，也使得其在檔案人員管理招聘中對人才的管理能力和素質等考核不嚴格.同時在招聘人員上崗前也沒有進行必要的培訓，導致檔案管理人員的素質、能力以及管理意識等不足，造成管理上的漏洞，影響檔案管理效果[4].

4 醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理存在問題的原因

4.1 醫(yī)院對安全保衛(wèi)檔案管理的重視度不足

醫(yī)院的主要職責是治病救人、為社會服務，而安全保衛(wèi)科室從表面上看與醫(yī)院的主要職責關系不大，所以醫(yī)院對安全保衛(wèi)科室的檔案管理重視度也不足.在檔案管理中沒有招聘專業(yè)的檔案管理人員，而是由安全保衛(wèi)科室的工作人員兼職，這也導致檔案管理人員的結構不穩(wěn)定，人員的素質和能力不足，在工作時經常容易出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，造成檔案缺損或者丟失.而且檔案管理人員的管理意識不足，也使得在檔案資料的收集和整理上會存在不完善的情況，檔案管理職責更無從談起.而且在部分醫(yī)院中醫(yī)院沒有設置檔案管理專門的職位，而是將檔案直接放在分管人手中，進而導致檔案的管理分散，缺乏系統(tǒng)性，那么管理后果也就不得而知了.由于安全保衛(wèi)檔案資料的缺失也使得醫(yī)院的正常工作存在很多阻礙.

4.2 安全保衛(wèi)檔案歸檔流程不科學

檔案管理工作最基礎也是最重要的工作就是歸檔，但是從醫(yī)院的安全保衛(wèi)檔案歸檔情況來看，對歸檔工作的重視度嚴重不足，同時在歸檔的過程中沒有按照標準的流程進行操作，而且歸口的管理也不夠規(guī)范和明確.部分醫(yī)院在檔案管理的歸檔中只是憑借經驗進行，導致歸檔的程序錯誤，檔案管理混亂在后期的管理和查找中也存在很多的問題.

4.3 醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理工作的信息化水平建設不足

大部分醫(yī)院的安全保衛(wèi)檔案管理工作都還采用傳統(tǒng)的手工操作方式，從而使得檔案管理工作無法實現(xiàn)信息化、科學化和現(xiàn)代化的發(fā)展，同時在檔案的收集、保存、分類以及查找過程中也存在很多的困難，降低了檔案管理的效率，其中存在的管理漏洞，會導致安全保衛(wèi)檔案無法保證完整性和精確性.

5 醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理工作的完善措施

5.1 提升安全保衛(wèi)檔案管理的信息化、標準化水平

檔案管理的信息化指的是在檔案的管理和存儲中，需要利用信息技術、計算機技術以及通信技術等現(xiàn)代化的手段提升管理效率，同時也提升檔案管理的經濟和社會效益.近年來，隨著醫(yī)院辦公自動化和信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的工作思路和工作方式已經無法滿足當前的醫(yī)院檔案管理辦公要求，所以還需要加強對醫(yī)院檔案管理信息化的建設，從而提升檔案資源的管理和利用水平.檔案管理的標準化指的是在檔案管理工作中需要滿足標準化的要求對檔案進行規(guī)范化管理，包括檔案的組卷格式、方式，以及分類和標引規(guī)則等.特別是要保證檔案著錄的規(guī)范性和嚴格性，進而使檔案管理以及標引工作更加完善，這也影響檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展效果.通過提升安全保衛(wèi)檔案管理的信息化和標準化水平，使檔案管理工作更加科學、完善，提升檔案管理的效率.

5.2 加強安全保衛(wèi)檔案管理的電子化建設

隨著科技的發(fā)展，檔案的管理也開始實現(xiàn)電子化.而電子化的檔案也使得檔案資料載體的形式呈現(xiàn)多樣化.當前醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理中電子數(shù)據(jù)、影音等形式越來越多，同時為以后工作提供的參考途徑也呈現(xiàn)多元化.所以醫(yī)院還需要加強對檔案管理工作電子化的重視，提升電子化水平，為安全保衛(wèi)工作提供更便捷的途徑.同時對于一定年限的資料，紙質載體逐漸風化、破舊，還可以利用電子化技術對原件進行掃描和復原，形成電子格式進行保存，從而保證安全保衛(wèi)檔案管理工作的準確性和完善性，提升檔案管理的電子化水平.

5.3 提升醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理人員的專業(yè)能力和素質

影響醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理效果的因素不僅是檔案管理從業(yè)人數(shù)的數(shù)量，同時還包括從業(yè)人員的專業(yè)能力和素養(yǎng).檔案管理人員的工作方式是否科學、管理體制是否合理、職業(yè)道德和素養(yǎng)是否具備等都對檔案管理工作具有直接的影響.因此還需要不斷的提升檔案管理人員的水平和服務質量，進而使醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理工作能夠不斷的向更理想的方向發(fā)展，同時保證檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)性.

同時醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理要想實現(xiàn)現(xiàn)代化管理也需要高素質、高專業(yè)能力的復合型人才隊伍作為支持.檔案管理人員不僅要具有扎實的理論基礎知識，同時還需要具有先進的科技能力和完善的專業(yè)技能.一個合格的檔案管理人員要熟練的掌握管理的各個流程，同時可以身兼數(shù)職及時彌補崗位的空缺，從而提升檔案管理的效率.

參考文獻：

〔1〕劉進.醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2017,28(02)：93-94.

〔2〕伍肇民.淺談醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理措施[J].辦公室業(yè)務,2017(06)：155-162.

〔3〕馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法探究[J].黑河學刊,2016(05)：20-21.

〔4〕崔永亮.醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理[J].黑龍江史志,2013(11)：76-78.