關(guān)于加強(qiáng)民辦院校教學(xué)秘書隊(duì)伍可持續(xù)發(fā)展的探討

范成博

（大連財(cái)經(jīng)學(xué)院，遼寧 大連 116622）

教學(xué)秘書與企業(yè)秘書職責(zé)類似，都是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理處理日常事務(wù).不同的是教學(xué)秘書辦公地點(diǎn)是在學(xué)校，服務(wù)對(duì)象是師生和家長(zhǎng).民辦院校培養(yǎng)人才的目標(biāo)多為應(yīng)用實(shí)踐型.為此，民辦院校也可以以此為發(fā)展方向,而這類院校想要繼續(xù)深入發(fā)展的話,首先就要搞好校內(nèi)的教學(xué)管理.良好的教學(xué)管理才能確保學(xué)校進(jìn)行有效的教學(xué)工作的，在響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，推動(dòng)教育發(fā)展、實(shí)行教育改革培養(yǎng)各方面都協(xié)調(diào)發(fā)展的綜合型人才等方面都有極其重要的影響.而學(xué)校的教學(xué)管理工作，當(dāng)然是需要有人來(lái)執(zhí)行，這個(gè)時(shí)候就凸顯除了教學(xué)秘書的重要性,是教學(xué)管理的基石.教學(xué)秘書素質(zhì)高、能力強(qiáng)，才能充分發(fā)揮其工作效用,反之就會(huì)對(duì)教學(xué)管理和培養(yǎng)學(xué)生質(zhì)量造成負(fù)面影響.

1 教學(xué)秘書工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

教學(xué)秘書如果帶著激情投入工作，就一定能夠推動(dòng)教學(xué)管理的工作，但是因?yàn)榻虒W(xué)秘書的工作接觸范圍廣，事務(wù)繁雜，難免會(huì)發(fā)生問(wèn)題，存在疏漏.我們應(yīng)該及時(shí)找出工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，完善教學(xué)秘書隊(duì)伍，整體提高教學(xué)工作質(zhì)量.

1.1 工作認(rèn)識(shí)不清

學(xué)校的主要任務(wù)就是教學(xué)，教學(xué)秘書就是直接協(xié)助開展教學(xué)活動(dòng)的工作人員.隨著我國(guó)高等教育的推行，教學(xué)秘書的工作量也隨之增大，可是大部分人仍然沒有秘書工作內(nèi)容的概念，更別說(shuō)了解工作職責(zé)了，他們認(rèn)為教學(xué)秘書工作十分簡(jiǎn)單，也毫無(wú)技術(shù)含量，這樣的想法都很膚淺和片面.雖然教學(xué)秘書的工作表面看上去，每天好像就那些事情，可實(shí)際上工作雖然普通卻不能少，每一環(huán)的準(zhǔn)確處理，才能保證教學(xué)工作的順利，然而目前民辦院校大部分都沒有認(rèn)識(shí)到秘書工作的重要性，也不會(huì)重視教學(xué)秘書的想法和建議，甚至覺得工作繁重就是秘書工作的具體表現(xiàn)，影響了秘書工作的熱情，許多人因?yàn)闊o(wú)法忍受這些情況而選擇放棄秘書工作.

1.2 工作繁重而產(chǎn)生精神壓力

教學(xué)秘書的工作性質(zhì)全面，涉及范圍廣.不僅僅只有一般性的日常教務(wù)管理工作，哈呦示候還要采取應(yīng)急措施解決突然發(fā)生的事故，擔(dān)子重而事務(wù)忙，哪一個(gè)環(huán)節(jié)沒有處理到位就有可能造成中大影響，阻礙教學(xué)工作的正常進(jìn)行.而其工作還有特殊要求，要求高質(zhì)量、范圍廣、時(shí)效性強(qiáng)，并且常常會(huì)出現(xiàn)責(zé)任大于職務(wù)的情況，這種情況就會(huì)增添教學(xué)秘書的心理負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致沒到工作時(shí)候就會(huì)產(chǎn)生極大的精神壓力.

1.3 缺少培訓(xùn)機(jī)會(huì)

教學(xué)秘書的需要時(shí)刻駐扎在辦公室，緊盯教學(xué)運(yùn)行狀況，并要隨時(shí)待命、處理學(xué)各類師生問(wèn)題.工作比較全面.每天都在忙碌之中，基本上沒有時(shí)間去參加培訓(xùn)或者聽講座，也沒有時(shí)間進(jìn)行加強(qiáng)鞏固教學(xué)培訓(xùn)，無(wú)法提高自身的能力，導(dǎo)致視野不夠?qū)拸V，知識(shí)面狹窄，從而阻礙了其創(chuàng)新能力的發(fā)展.

1.4 需要其他各部門的積極配合和協(xié)助

教學(xué)秘書的服務(wù)對(duì)象包括有教師、領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生，一個(gè)教學(xué)秘書每天都要面對(duì)幾十上百的教師和學(xué)生，可知其工作量有多么的大.如果其他部門不予配合，將會(huì)使得教學(xué)秘書的工作變得舉步維艱.同時(shí)需要領(lǐng)導(dǎo)也要定力支持教學(xué)秘書的工作，引導(dǎo)其他部門協(xié)同幫助教學(xué)秘書開展工作，才能保證教學(xué)秘書的工作順利開展.

2 教學(xué)秘書的基本素養(yǎng)

教學(xué)秘書在民辦學(xué)校的工作特點(diǎn)，在教學(xué)管理中的所處的重要地位，都要求教學(xué)秘書隊(duì)伍具備以下幾點(diǎn)素質(zhì):

2.1 與時(shí)俱進(jìn)的頭腦

民辦院校的教育規(guī)模在不斷擴(kuò)大與教育體系在不斷完善、工作流程的不斷細(xì)化，都要求教學(xué)秘書要能夠時(shí)刻跟隨時(shí)代的發(fā)展腳步和具有善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的慧眼.確定學(xué)校教育的最終目標(biāo)是為替社會(huì)培養(yǎng)素質(zhì)高、技能多的綜合型人才，所謂的綜合性人才范圍很廣，包括具有超強(qiáng)管理能力的人才、各項(xiàng)專業(yè)技能都很優(yōu)秀的人才、綜合應(yīng)用型人才等.在此之上，應(yīng)該深層清晰地了解清楚學(xué)院的具體培養(yǎng)目標(biāo)，了解清楚教學(xué)秘書的工作內(nèi)容與職責(zé)所在，并弄清楚民辦院校秘書在教學(xué)管理中的地位，這樣才能保證工作時(shí)候思路清晰、目標(biāo)明確、方法得當(dāng).

2.2 較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)理論基礎(chǔ)

出色的民辦院校教學(xué)秘書除了可以保證教學(xué)管理正常有序地進(jìn)行之外，還能提高全校的工作效率.參考教學(xué)秘書的工作職責(zé)就會(huì)發(fā)現(xiàn)這并非言過(guò)其實(shí).要保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作，教學(xué)秘書要熟練掌握專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技巧，應(yīng)熟悉并掌握本校相關(guān)的規(guī)章、管理制度，使師生能從多方面知道相關(guān)規(guī)定；并且要熟悉其他工作的內(nèi)容及相關(guān)步驟等，確保工作整體的協(xié)調(diào)性，提高工作效率；做到工作的主次分明，使得其他部門可以有效配合院校教務(wù)部門完成工作任務(wù).

2.3 激情的服務(wù)態(tài)度

教學(xué)秘書首要任務(wù)就是進(jìn)行教學(xué)管理并開展教學(xué)工作；教學(xué)秘書不僅需要為所在專業(yè)的學(xué)生提供服務(wù)同時(shí)，也需要為各位專職教師提供相關(guān)的服務(wù)，所以需要具有激情的服務(wù)態(tài)度.如果教學(xué)秘書無(wú)法保持服務(wù)熱情，就無(wú)法充分地發(fā)揮其專業(yè)技能，對(duì)學(xué)校教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)都會(huì)造成一定影響.合理的管理只是方法，如何有效執(zhí)行才是最終目的，培養(yǎng)應(yīng)用型綜合人才是所有民辦院校的共同目標(biāo).

2.4 保持良好的狀態(tài)

教學(xué)秘書每天都會(huì)面對(duì)各種各樣不同的問(wèn)題，其中教學(xué)的涉及范圍極廣，更有可能遭遇各種復(fù)雜的狀況，讓人措手不及.其工作性質(zhì)復(fù)雜多樣，更要求教學(xué)秘書保持心態(tài)平穩(wěn)，有條不紊地處理好每個(gè)問(wèn)題.別讓情緒影響到工作，從而影響自身發(fā)展和對(duì)工作效率的提高.

3 提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的工作效率

3.1 轉(zhuǎn)化觀念，明確職責(zé)

3.1.1 樹立服務(wù)意識(shí)

教學(xué)秘書需要改變以往的傳統(tǒng)思想，充分認(rèn)識(shí)到崗位職責(zé)和調(diào)整服務(wù)態(tài)，從而提高工作效率.教學(xué)秘書要深刻認(rèn)識(shí)到自己在教學(xué)管理中所處的位置，雖然工作內(nèi)容繁重，但職責(zé)卻更重，要對(duì)自己的工作能力有信心并能夠做到以自己的工作為榮，真正地把這份工作當(dāng)做是自己的生活必需品.只有這樣,教學(xué)秘書才會(huì)真正地體會(huì)到工作的樂趣，從而保持良好的服務(wù)態(tài)度，建立牢固的服務(wù)意識(shí)，熱情主動(dòng)地為校內(nèi)人員提供服務(wù)，保證其工作的效率.

3.1.2 做事要心里有底

教學(xué)秘書工作內(nèi)容復(fù)雜又偏向于管理，要管理好整個(gè)學(xué)校的工作，只有先做好自己，想清楚自己的分內(nèi)之事、什么時(shí)候該做什么事情等，最后思考自己使用怎樣的方法可以把事情做得更好.教學(xué)秘書工作重點(diǎn)如下：一保證教學(xué)的正常運(yùn)行并進(jìn)行教學(xué)管理，保證教學(xué)工作按計(jì)劃開展，維護(hù)學(xué)校的教學(xué)秩序，完成交代下來(lái)的教學(xué)任務(wù)；二是協(xié)助教研監(jiān)督教師的教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督，確保每個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處；三是管理文件檔案資料管理，學(xué)校資料較廣而雜，并具有一定的保密性，要對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于查找；四是日常工作及臨時(shí)性的工作，如傳達(dá)文件上下通知，教師調(diào)課請(qǐng)假等，確定學(xué)生本學(xué)期使用的，計(jì)算教師的工作時(shí)間、教師的工資等.

3.2 依規(guī)章制度辦事

沒有規(guī)矩不成方圓，一個(gè)學(xué)校一定要有自己的規(guī)章制度，才能保證校內(nèi)工作的順利開展，進(jìn)行教學(xué)工作時(shí)也能夠按照規(guī)章制度執(zhí)行，從而避免發(fā)生不必要的糾紛.一方面可以樹立管理者的威信，杜絕隨意散漫的工作作風(fēng)，促進(jìn)工作向前發(fā)展；二是在教師和學(xué)生中建立明確的規(guī)章制度，可以規(guī)范教師行為，有效管理學(xué)生考試上課，開展論文答辯及學(xué)生實(shí)習(xí)工作等.通過(guò)要求師生共同遵守這些規(guī)章制度，可以促進(jìn)管理工作順利地開展，還能提高管理者的工作效率；三是教學(xué)秘書一定要清楚并熟練掌握學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度，在處理安排各項(xiàng)教學(xué)事務(wù)時(shí)才能做到有規(guī)可依，更能讓管理工作變得公正合理，有章可循，并圓滿完成任務(wù).

3.3 加強(qiáng)提高自身素質(zhì)

3.3.1 學(xué)習(xí)管理學(xué)相關(guān)知識(shí)

教學(xué)管理是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)，教學(xué)秘書要注意不斷提高管理水平，多閱讀管理方面的書籍，掌握更多的管理知識(shí)，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理念和方法，并把它們運(yùn)用到管理工作當(dāng)中，才能事半功倍.

3.3.2 學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息相關(guān)知識(shí)

學(xué)校很多工作都已經(jīng)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化，教學(xué)秘書應(yīng)該提升自己的網(wǎng)絡(luò)水平，配合本校教務(wù)部，將學(xué)生的成績(jī)錄入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中，方便學(xué)生隨時(shí)進(jìn)行成績(jī)查詢；根據(jù)成績(jī)查詢系統(tǒng)做好本學(xué)期的成績(jī)預(yù)警和獎(jiǎng)學(xué)金的排名；通過(guò)成績(jī)管理系統(tǒng)，順利完成畢業(yè)生畢業(yè)資格和學(xué)位審定工作.

3.3.3 學(xué)習(xí)文秘檔案相關(guān)知識(shí)

根據(jù)目前規(guī)定的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)把相關(guān)資料進(jìn)行分類、分級(jí)存檔，指導(dǎo)整理、保存相關(guān)教研教學(xué)資料，促進(jìn)學(xué)科發(fā)展.協(xié)助教研室主任管理好相關(guān)實(shí)驗(yàn)室的檔案資料.學(xué)生試卷、成績(jī)單是高校評(píng)估的重點(diǎn),系內(nèi)每學(xué)期試卷的種類都很多，工作繁重，更要求教學(xué)秘書認(rèn)真負(fù)責(zé)，依照要求，裝訂成冊(cè)，分門別類，上交教學(xué)部門妥善保管.

3.4 周密計(jì)劃，妥善安排

3.4.1 及早準(zhǔn)備，運(yùn)籌帷幄

教學(xué)秘書工作千絲萬(wàn)縷，但也有章可循，有規(guī)可依.例如，制定明確的教學(xué)計(jì)劃、安排每個(gè)班級(jí)的任課老師、選定上課所需的教材、申請(qǐng)上課需要用到的教室；考試管理和畢業(yè)生學(xué)位審定；期中教學(xué)檢查和學(xué)生評(píng)教；教師工作量和課時(shí)費(fèi)的核算等，都是日常的事務(wù)工作，所以更應(yīng)該做好平時(shí)的積累，如果臨時(shí)安排，時(shí)間通常都比較緊，工作壓力也被放大，不僅導(dǎo)致身體心理雙重疲憊，也容易發(fā)生錯(cuò)誤.像以上這些工作基本上每學(xué)期都會(huì)遇到，在進(jìn)行本次工作前，把之前相關(guān)的資料準(zhǔn)備好，可能這次有些數(shù)據(jù)也會(huì)用到.在向其他教師核實(shí)前，先將自己能做的工作提前做好.

3.4.2 分清主次，勤于記錄

效率就是在有限的時(shí)間內(nèi)更好更多的完成工作，所以把控時(shí)間是提高效率的關(guān)鍵.教學(xué)秘書要有計(jì)劃地開展工作，而不是每天忙得焦頭爛額卻沒有完成多少工作，制定好計(jì)劃才能更好地完成工作.例如，每個(gè)學(xué)期開始時(shí)的工作重點(diǎn)計(jì)劃安排，每周的工作安排，備好備忘錄，記下每天必須完成的事情，做到工作有計(jì)劃性、層次性，才能有效率的進(jìn)行秘書工作,避免忙中出錯(cuò)的同時(shí)也給自己節(jié)約了不少時(shí)間.

3.4.3 保證質(zhì)量，求實(shí)創(chuàng)新

質(zhì)量是效率的最終目的，如果工作迅速，完成量也大但是質(zhì)量卻不過(guò)關(guān)的話，還要進(jìn)行返工，這樣不僅沒有提高效率，反而是在降低效率.所以教學(xué)秘書必須要每項(xiàng)工作完成的質(zhì)量，才算大好了工作基礎(chǔ)，才能順利開展和完成其他各項(xiàng)工作.因此，要根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作經(jīng)驗(yàn)，不斷探索創(chuàng)新工作方法，尋找新的工作思路和新的工作捷徑，并推動(dòng)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)化的教學(xué)工作，達(dá)到實(shí)現(xiàn)提高工作效率的目的.

3.5 注意溝通，協(xié)調(diào)關(guān)系

教學(xué)秘書工作涉及面廣，經(jīng)常要和教務(wù)部門、其他系的領(lǐng)導(dǎo)、師生、和教學(xué)秘書進(jìn)行溝通交流，彼此之間關(guān)系應(yīng)該更加融洽，并能支持和配合彼此的工作.這對(duì)教學(xué)秘書的溝通協(xié)調(diào)能力有很高的要求，各系部之間的關(guān)系和諧親密，才能保證工作進(jìn)展順利.反之如果是相互施壓，糾紛不斷，工作就會(huì)收到阻滯.如在征訂學(xué)校教材時(shí)，要與進(jìn)行教材申報(bào)的各部門、各位任課教師和學(xué)生進(jìn)行溝通交流，還要參考其他學(xué)校使用的教材，反復(fù)征求意見，確保教材新穎、實(shí)用、科學(xué)、切合實(shí)際；在學(xué)期中旬，進(jìn)行教學(xué)檢查時(shí)，要收集教師的意見和建議，又要及時(shí)反饋，有些教師可能一時(shí)接受不了這些建議，這個(gè)時(shí)候如果教學(xué)秘書沒有處理好工作，就會(huì)造成不好的教學(xué)影響.

4 改善教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

4.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)秘書工作的重視度

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該支持教學(xué)秘書工作，并肯定其在學(xué)校教學(xué)工作中的重要作用，一方面，學(xué)校應(yīng)認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書需要面對(duì)師生、領(lǐng)導(dǎo)等多方面的工作，許多工作任務(wù)重、時(shí)間緊.另一方面，給予教學(xué)秘書更大、更多的上升空間，建立合理的干部聘任、選拔制度，使教學(xué)秘書有一定的晉升機(jī)會(huì).學(xué)?？梢赃m時(shí)地提供一些有針對(duì)教學(xué)秘書的教學(xué)改革項(xiàng)目，鼓勵(lì)教學(xué)秘書除做好本職工作外，也應(yīng)該多多進(jìn)行教學(xué)管理理論研究，不斷提高教學(xué)管理水平，從而使教學(xué)秘書崗位成為一個(gè)有發(fā)展空間、有上升機(jī)會(huì)的崗位.

4.2 建立專門的教學(xué)秘書管理部門

據(jù)相關(guān)研究表明：管理中出現(xiàn)多個(gè)直接領(lǐng)導(dǎo)不利于管理工作的開展.教學(xué)秘書有一般秘書工作的特點(diǎn)，卻又不同于一般公司文秘.教學(xué)秘書在工作中涉及教學(xué)工作的許多方面，可很多院系只設(shè)一個(gè)教學(xué)秘書崗位，這就導(dǎo)致教學(xué)秘書要身兼數(shù)職面對(duì)多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的局面，嚴(yán)重缺乏應(yīng)有的歸屬感.例如，每個(gè)學(xué)院設(shè)立專門的“教學(xué)管理辦公室”，由院級(jí)主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)，教學(xué)秘書直接受其領(lǐng)導(dǎo).創(chuàng)造良好的工作氛圍，這可以提高教學(xué)秘書地位，增強(qiáng)教學(xué)秘書的歸屬感和認(rèn)同感.

4.3 明確教學(xué)秘書工作范圍

現(xiàn)代專業(yè)分工明確，也對(duì)教學(xué)秘書工作提出了更高的要求，教學(xué)秘書要提高工作質(zhì)量好，就明確工作職責(zé).學(xué)校及各基層教學(xué)單位在重視教學(xué)秘書工作必要性的前提下，明確職責(zé)，規(guī)范職能，做到工作有章可循.明確的工作范圍及規(guī)章制度可以幫助教學(xué)秘書做好本職工作，既有利于學(xué)校教學(xué)管理工作的規(guī)范化，又能夠彌補(bǔ)教學(xué)秘書流動(dòng)性大給工作帶來(lái)的不利影響.

4.4 解決困難,激發(fā)工作熱情

教學(xué)管理工作并不是單打獨(dú)斗，需要多個(gè)部門一起協(xié)助才能開展工作,學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視秘書的工作與學(xué)習(xí)生活,采取激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)的方式，提高教學(xué)秘書的工作積極性，可以使用職務(wù)晉升、評(píng)職稱等方式,同時(shí),學(xué)校對(duì)于有責(zé)任心、管理水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作業(yè)績(jī)好的教學(xué)秘書,一定給予合理的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或者精神鼓舞，開個(gè)職員表彰大會(huì)，宣揚(yáng)這種敬業(yè)的精神，從而激發(fā)秘書的工作熱情,并更加認(rèn)真努力的進(jìn)行工作.

4.5 提高待遇，保留人才

教學(xué)秘書要清楚認(rèn)識(shí)到自己的價(jià)值，除了通過(guò)學(xué)習(xí)的方式，還可以通過(guò)學(xué)校給的待遇來(lái)了解自身價(jià)值.由“經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑”可知經(jīng)濟(jì)是所有工作開展的大前提.所以，學(xué)校如果想要更好的管理發(fā)展，就應(yīng)該提高教學(xué)管理人員的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整教學(xué)秘書的薪資待遇，這樣才能給他們打上一劑“強(qiáng)心針”，讓教學(xué)秘書更有激情的投入工作，發(fā)揮所長(zhǎng)，促進(jìn)教學(xué)管理工作從而推動(dòng)學(xué)校教學(xué)工作的開展.

〔1〕梁小珊.高校系部教學(xué)管理中如何發(fā)揮教學(xué)秘書的作用.易起論文網(wǎng)，2011-02-16.http：//www.17net.net/Article/Class3/Class27/19583115 459.html.

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