做好高校檔案利用服務工作的途徑分析

徐中華

（赤峰學院 綜合檔案室，內蒙古 赤峰 024000）

高校檔案工作最主要的作用就是為了高校的發展提供全面的服務，只有做好高校檔案服務工作，才能將其在高校發展過程中的作用充分地體現出來.隨著信息技術的不斷發展，信息化作為檔案事業發展的必然趨勢，對傳統檔案管理工作的理念、技術、方法、模式等各方面都產生了巨大的影響.所以，高校檔案管理部門必須采取積極有效的措施，促進自身服務水平的不斷提升，為高校的科研、教學提供準確、可靠的檔案數據信息，才能確保高校的長期穩定發展.

1 檔案利用服務工作的含義以及重要意義

1.1 檔案利用服務工作的含義

高校檔案利用服務工作實際上就是將高校檔案部門的檔案或者其他相關單位所收藏的檔案信息資源，利用科學合理的方式進行開發和利用，滿足社會對于檔案信息需求的一項工作[1].檔案利用服務管理工作最終的目的是為了社會的發展、經濟的建設等提供全面的服務，在滿足社會各界對于檔案信息服務需求的基礎上，將檔案的價值充分體現出來.

1.2 檔案利用服務工作重要意義

在開發和利用檔案的基礎上，將檔案的作用最大限度地發揮出來，是檔案管理工作所要實現的目標.所以，檔案管理工作作為檔案利用服務工作的關鍵環節之一，其在檔案工作中發揮著不可替代的作用.而這些作用則主要表現在：（1）檔案利用服務工作，利用現存檔案信息與相關行業之間產生的信息交流、文獻提供、信息咨詢等，才能將檔案工作的職能特點與戰略方向充分體現出來.檔案信息利用程度的高低、檔案利用服務水平的高低是衡量高校檔案服務業務的主要指標.（2）檔案利用服務工作的開展，滿足了各行各業對于檔案信息服務所提出的需求.其不僅是衡量檔案管理工作水平高低的重要因素，同時對于檔案編撰工作效率的提升也具有極為重要的意義.

2 高校檔案利用服務工作中出現的問題

2.1 檔案服務途徑較窄，服務形式比較單一

雖然我國的檔案管理工作開展的相對較早，但是由于其在發展的過程中，存在著服務模式單一的現象，大多數檔案服務都是通過面對面的方式完成的，很少為檔案信息需求者提供電話服務、傳真服務等現代的檔案服務形式.隨著信息化技術的不斷發展和進步，各行各業都已經將信息化發展作為其發展的首要任務，但是，在這種環境下，我國的高校檔案服務卻依然沒有積極地借助發達的信息網絡開展檔案服務工作，這就將高校檔案服務模式中存在的弊端充分的暴露出來.由于高校檔案服務都是以學校為中心，所有的服務工作也局限于校園內部，這就導致高校檔案服務與現代社會的發展出現了嚴重的脫節現象.再加上我國現階段的高校檔案服務工作大多都是以檔案的復印、檔案證明的開具、檔案的查詢等簡單的工作為主.而很少涉及檔案的陳展、檔案目錄信息、檔案咨詢服務等相關的服務內容.也就是說高校檔案服務形式的單一，不僅是影響高校檔案資源利用與開發工作順利開展的關鍵因素，同時也制約了高校檔案功能的充分發揮.

2.2 高校檔案館數量不能滿足需要

高校館藏檔案數量偏少是影響高校檔案信息全面性的主要因素.由于高校檔案信息不全面，很多檔案信息的價值無法充分體現出來，所以很多用戶在提出需求時，往往因為無法滿足用戶的需求，而最終對高校檔案的服務質量和形象產生了不良影響.經過調查研究發現，造成高校檔案館藏數量不足現象出現的原因主要由以下幾方面：（1）歷史原因.由于很多高校檔案將重點放在了政治檔案的整理與收集上，而忽略了一般性檔案的收集，長此以往就出現了很多高校檔案中政治檔案占有的比重越來越大，而導致高校檔案出現了檔案資源匱乏以及形式單一的問題出現[2].另外，檔案管理人員投入大量精力收藏的政治檔案，一旦無法滿足用戶需求的話，也就導致高校檔案價值無法有效的發揮，而這一問題已經成了影響高校檔案管理工作開展的重要因素.（2）高校在檔案館合并時，工作人員沒有及時地進行合并檔案資料的整理、匯總、交接、保存.從而導致高校檔案資料出現了嚴重的缺失現象.另外，高校檔案管理存在著工作不到位等現象，不僅是造成檔案館藏數量和重量減少的主要原因，同時也制約了高校檔案資源利用價值的發揮.

2.3 高校檔案管理人員專業性有待提升

隨著現代信息化與各個行業的緊密融合，高校檔案管理工作也必須緊跟時代發展的步伐積極地進行改革與創新，才能滿足信息化背景下，高校檔案管理工作的要求.為應對信息化社會發展的趨勢，高校檔案服務工作不能再局限于以往的檔案復印、查詢等簡單的層面上，而是應該充分利用現代化信息技術，建立完善的信息化檔案收集、篩選、整理等檔案管理系統，才能滿足信息化時代發展對高校檔案管理工作提出的要求.根據這一要求，高校必須加強檔案管理工作人員綜合素質培訓的力度，促進檔案管理工作人員職業技能與職業素養的全面提升，才能滿足信息化背景下高校檔案服務與管理工作的要求.

3 高校檔案服務的途徑策略分析

3.1 高校檔案管理堅持以人為本的服務原則

社會經濟的迅速發展為信息化技術的發展注入了新的活力.所以，為了確保高校檔案服務模式改革創新工作的順利進行，高校檔案管理人員必須根據信息化社會發展的特點，重新定位高校檔案服務與管理工作.同時深入地分析高校檔案服務工作中存在的問題，才能及時地發現信息化背景下高校檔案管理工作和高校教育中存在的差距[3].同時充分發揮信息化服務理念的優勢，加強高校檔案管理工作服務理念改革與創新的力度，積極的拓展高校檔案信息服務的渠道，才能將高校檔案信息的價值充分發揮出來.另外，高校的檔案服務工作必須始終堅持以人為本的原則開展各方面服務工作，將用戶的需求作為高校檔案服務工作的核心，為用戶提供更加貼心的服務，才能在最大限度地滿足用戶需求的同時，促進高校檔案服務工作效率的穩步提升.

3.2 完善檔案數據庫升級

為確保信息化背景下高校檔案工作長期可持續發展目標的順利實現，高校檔案管理工作開展的過程中，必須將服務作為工作開展的核心，同時加強高校檔案信息化網絡建設的力度，充分發揮信息資源的優勢，進行高校檔案資源的整合，才能為用戶提供更加方便、快捷的服務，改變傳統高校檔案服務形式和途徑單一的現象.另外，完善的檔案數據庫的建立，是高校檔案工作開展的基礎，只有建立了全面的檔案資源才能從根本上滿足用戶、師生對檔案資源所提出的要求.因此，為了實現高校檔案管理信息化建設的目標，高校必須加大檔案管理投入的力度，同時在信息化技術的配合下，才能有效減少高校檔案管理工作量，促進檔案管理工作效率的全面提升.而全面高質量高校檔案數據庫的特點則主要有以下幾方面：（1）檔案數據庫的建設必須突出自身的特色.只有將檔案數據庫的服務特色充分體現出來，才能促進高校檔案服務質量與效率的全面提升.（2）確保檔案的實時性.隨著社會的不斷發展和進步，信息的更新的速度也越來越快，只有這樣才能在滿足用戶對檔案服務需求的基礎上，避免高校檔案管理出現與社會脫節的現象.（3）將用戶需求作為高校檔案服務利用的核心.滿足不同層次用戶的檔案服務需求，才能確保高校檔案服務工作的順利開展，因此，這就要求高校必須根據不同用戶的不同檔案需求建立完善的檔案數據庫，才能在豐富檔案資源的基礎上，促進檔案資源利用效率的穩步提升.

3.3 加強知識型服務建設

我國高校檔案利用服務水平較低，是導致檔案資源利用效率無法有效提升的重要因素.為了徹底改變這一現狀，各個高校必須加強檔案資源信息化加工、深層次開發的力度，同時加快高校檔案資源結構化建設的步伐，才能促進我國檔案服務利用質量與效率的穩步提升.首先，檔案咨詢服務的結構化建設.高校必須在加強現有檔案資源分析提煉力度的同時，尋找不同檔案之間存在的關系，針對不同檔案資源需求者的要求為其提供專業化、系統化的知識結構，才能滿足不同用戶對檔案資源提出的服務需求[4]；其次，高校檔案利用服務理念的轉變.高校檔案管理部門必須及時地轉變自身工作理念，積極主動地進行檔案資源的收集、分析以及加工和整理，同時采取切實可行的措施，將檔案信息資源傳遞給目標用戶.

3.4 強化高校檔案管理隊伍

隨著高校檔案管理隊伍建設力度的加強，高校檔案管理工作人員的職業技能與職業素養也得到了大幅度的提升.同時加強高校檔案管理工作人員專業知識的培訓，不僅有助于管理人員專業知識的進一步豐富，而且為其更好地適應檔案管理工作奠定了堅實的基礎.另外，為了促進高校檔案工作人員隊伍整體素質的有效提升，高校必須積極地引進熱愛檔案管理工作、能吃苦耐勞且思維活躍的工作人員，才能在促進高校檔案管理工作人員綜合素質全面提升的基礎上，為用戶提供高效且優質的檔案服務.

4 結束語

總之，隨著信息技術的不斷發展，高校檔案服務工作也必須改變以往的只是簡單的提供檔案的復印、查詢等服務內容，而是應該想著向智能化、多元化的方向發展，才能避免高校檔案服務利用出現與社會脫節的現象.雖然，我國高校的檔案服務工作經過長期的改革已經取得了顯著的成效，但是其在信息化背景下，仍然存在著很多急需解決的問題，因此，高校檔案管理工作人員必須積極地進行高校檔案管理的改革與創新，為用戶提供更加全面、優質的檔案信息服務，才能確保我國高校檔案管理事業的長期穩定發展.