淺析信息化時期的檔案管理

盧葦

[摘要]隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷進步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足工作的需要了，因此需要積極的利用信息化來進行檔案管理，提速增效。本文第一部分主要介紹了現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，第二部分則淺析了大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢，最后一部分則重點分析了在信息化大數(shù)據(jù)時期優(yōu)化檔案管理的對策和建議。

[關鍵詞]大數(shù)據(jù) 檔案管理

在現(xiàn)階段檔案管理工作至關重要，直接關系到每一個公民的切身利益，而在大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理這一領域也被信息化所影響，需要利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，提高效率、降低成本，提高檔案保存的質(zhì)量。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理體系有待完善

在信息化時代背景下，形式多樣的信息技術和數(shù)據(jù)處理的技術都在不斷的深化，這就使得檔案管理工作存在著一些技術不足，體系不完善等制度滯后性問題，而且還有一些管理人員對檔案管理工作不夠重視，認識不到先進技術對于檔案管理工作的重要性。

（二）工作人員的綜合工作能力不足

現(xiàn)階段，有一部分檔案管理人員的業(yè)務能力不夠，培訓不到位、業(yè)務不熟練，不能全面的掌握檔案管理工作。有些部門仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案管理工作效率低下，內(nèi)容流程繁瑣。還有一些檔案管理人員自身能力不足，對檔案管理工作不熟悉，不能熟練的運用各種計算機來進行數(shù)據(jù)操作，對于信息的整理與加工能力也不高。也有一些工作人員自身的責任心不夠，在面對檔案管理工作的時候，粗心大意，不把檔案管理當一回事，導致出現(xiàn)很多錯誤。

（三）信息安全性較低

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷進步，各種先進的技術手段也得以提升，信息化的發(fā)展使檔案管理更加集中化、多樣化，但是在整個過程當中也加大了檔案信息安全的風險。一些網(wǎng)絡黑客、不法分子等利用網(wǎng)絡技術對檔案信息進行盜取，就造成了檔案管理工作的不穩(wěn)定。

（四）檔案管理中互相推諉

在現(xiàn)階段的檔案管理工作當中，由于工作量巨大，管理部門的職能劃分的不清楚，獨立性不夠強。一些部門因為受到工作壓力的影響甚至會將檔案管理轉移到其他的職能部門，沒有設置好專門的檔案管理部門，沒有專業(yè)的工作人員來保管檔案，沒有設置專門的檔案室。

二、信息化給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢

（一）提質(zhì)增效

在進行檔案管理工作的時候有效的利用大數(shù)據(jù)來進行數(shù)據(jù)的顯示、收集、處理、儲存等，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能節(jié)省各種人力、物力與精力，降低成本。在傳統(tǒng)的檔案管理當中，一般都是采用紙質(zhì)材料來進行檔案管理工作的，這樣不僅會浪費資源還占用大量的空間，檔案查找也十分不便。而現(xiàn)階段采用大數(shù)據(jù)來進行檔案管理，把大量的、復雜的信息保存在云數(shù)據(jù)當中，節(jié)省了時間與空間，還能進行數(shù)據(jù)的整理、速度快、成本低、效率高、操作簡單，避免了人員手工整理出現(xiàn)的錯誤，提升了效率。

（二）提高檔案保存的質(zhì)量

在以往的檔案管理當中，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案放進檔案室里，如果一旦遇到了特殊情況，比如火災、水災、地震等，就會很容易的造成檔案的丟失。紙質(zhì)檔案也很容易受到蟲鼠啃食。紙質(zhì)檔案在保存一段時間后，容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、腐爛、破損、字跡模糊等現(xiàn)象，這樣就加劇了檔案管理的困難性。而在大數(shù)據(jù)的前提下進行的檔案管理，完全可以避免這些情況的發(fā)生，提高了檔案管理的質(zhì)量。

三、提高檔案管理的對策

（一）完善檔案管理規(guī)章制度

在信息化背景下，完善規(guī)章制度是檔案管理工作治本的保證。因此需要制定科學有效的檔案管理規(guī)章制度，通過對市場調(diào)研，以調(diào)研的結果為標準，不斷采用新器械新手段來進行檔案管理工作，無論是政府機關還是事業(yè)單位，其中的檔案管理工作都需要主動的謀求與技術公司進行合作，根據(jù)自身的實際情況制定相應的規(guī)章制度，將虛擬技術與云儲存結合起來來進行檔案管理工作。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)的高低決定著檔案管理工作的高效與否。在信息化背景下，檔案管理人員應該不斷學習、創(chuàng)新利用信息化這個高效的手段，懂得利用信息化來進行檔案的管理。其次要加強業(yè)務培訓，提高業(yè)務水平，信息化要求的是能夠全面的利用計算機來進行數(shù)據(jù)的處理與存儲，因此要通過各種專項培訓來提高管理人員的專業(yè)技能，定期的進行培訓，不斷更新檔案管理的知識，最后要提高他們的責任感，保持在進行檔案管理工作的時候能夠認真的面對，避免人為因素造成的失誤。

（三）加強檔案管理的安全性

雖然信息化管理有很大的優(yōu)勢，但是在管理的過程當中也會出現(xiàn)很多不利因素，其中最突出的就是檔案信息的安全性，因此必須要做好安全措施，設置好防火墻，防止黑客的侵入，同時還要注意避免將各種病毒通過優(yōu)盤、拷貝等突進帶入到檔案數(shù)據(jù)當中去。除此之外，還要加強政府部門以及相關單位對檔案信息管理安全性的重視度，加大資金投入力度，利用更加先進的技術手段，以及專業(yè)的檔案管理人員，定期的檢查檔案信息的安全性，保障各種數(shù)據(jù)的安全，避免信息的丟失與盜取。

（四）檔案管理責任到人

首先需要明確檔案歸檔的責任權限。并落實崗位責任制，使檔案管理工作責任到人。通過聘請專業(yè)的人士利用計算機來檢查檔案的完整性與正確性，對于不完整的或是不清晰的進行退檔。其次要對收集起來的資料進行分類，認真的篩選各檔案的用途、范圍等，制定好檔案管理規(guī)則，最后要注意做好檔案的編目工作，結合自身單位的實際情況，利用大數(shù)據(jù)來進行管理和利用，實現(xiàn)檔案管理的科學有效性。

四、結束語

在現(xiàn)階段我國的檔案管理利用信息化水平已經(jīng)取得了很大的進步，但是在實際的管理當中仍然存在著一些不可忽視的問題，其中最突出的就是檔案管理體系不完善、工作人員的業(yè)務工作能力不足、信息安全性低、檔案管理中責任不明等問題，急需要尋求有效的措施來解決問題。

因此通過完善檔案管理規(guī)章制度、提高檔案管理人員的業(yè)務能力、加強檔案管理的安全性、檔案管理責任到人等措施，來不斷的更新檔案管理工作的技術，為檔案管理工作提供更優(yōu)質(zhì)的條件。