工程檔案信息化管理之策

金慶梅

隨著工程項目建設的深入發展，如何加強工程檔案資料管理是提高工程質量的一項非常重要的工作。而工程檔案如何運用現代信息技術，實現檔案工作自身價值，最大限度地發揮其特有的經濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，是擺在我們面前的一個需要迫切解決的新課題。

工程檔案作為單位檔案的組成部分之一，它通常反映了建設項目管理工作的真實過程，是工程建設過程中形成的歷史記錄，是工程管理的重要組成部分。因此，如何加強基建工程檔案資料管理是提高基建工程質量的一項非常重要的工作。

工程檔案管理存在的問題

工程檔案管理意識不強。項目主管領導和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認識，對《檔案法》知之甚少，加上基建工程隊伍流動性大、人員不穩定，檔案管理職責沒有落實到具體人員，工程各參建部門缺乏相互溝通、各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清。

管理力量薄弱，設施不齊全。許多單位沒有設立基建檔案管理部門，基建檔案管理制度不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設立專、兼職檔案人員和專門的檔案工作場所，工程資料不能及時完好地整理歸檔，檔案質量安全得不到保障，容易造成對全局性和局部性情況掌握不實、史料鑒定滯后，電子文件、信息化管理無從下手等問題，完全不能達到社會多元化的要求。

不能適應信息化建設的需要。信息化管理要求對包括紙質檔案、聲像檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲。目前工程檔案管理仍停留在對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能適應信息化及工程建設快速發展的需要，嚴重影響了檔案管理的質量和水平。

加強工程檔案管理的建議

增強對檔案重要性的認識。樹立全局意識，相關領導和各職能部門要高度重視、積極配合，通過檔案利用實例，突出檔案管理的重要性，充分調動檔案人員工作的積極性和責任感，使廣大基建工程參與者及檔案資料利用者逐步認識到檔案和檔案工作的重要性。

健全基建檔案規章制度。根據工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構、配備專職檔案人員，并做好培訓、宣傳工作，明確各自管理職責、權限，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。

提高檔案信息化管理水平。加強基礎設施建設。對紙質檔案、照片、各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲。提高檔案管理工作者的業務素質。建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。采用先進的技術防護手段。建立一套有效的信息加密技術，安裝防病毒軟件和防火墻。注重質量，突出特色。首先應該提高檔案信息化建設的質量，完善信息化系統中傳輸平臺、采集平臺、存貯平臺、應用平臺等子系統的功能；其次要突出特色，根據不同情況制定適合自身的檔案信息化發展戰略。

營造良好的電子檔案存放環境。1.保證電子檔案的原始性。電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。檔案的本質屬性是原始記錄性，紙質文件內容原始性很容易被確認，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區別，一旦被刪改、復制或誤改，內容很難被識別。2.保證電子檔案載體的物理安全。通常情況下電子檔案存儲在磁、光介質上，這樣就必須營造一個適合于磁、光介質保存的溫濕度環境。適當的溫濕度可以避免電子檔案載體膨脹變形、變脆老化。電子檔案存放的載體應直立排放、避光、防塵、防變形，同時遠離強磁場和有害氣體。3.對電子檔案載體定期進行有效地檢測與維護。應定期檢測保存的電子檔案載體，電子檔案載體受到環境的不良影響，及時處理存在的問題，保證電子檔案的安全性。4.做好備份工作。由于電子檔案載體的不穩定性和電子文件的可變性特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實做好以下兩個方面的備份：一方面要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開保管，以免電子檔案載體意外損壞；另一方面針對電子檔案載體壽命短的特點，最好每隔3年進行一次保護性復制。

（作者單位：大慶油田礦區服務事業部信息中心）

責任編輯：秦 飛