淺析加強檔案管理工作的重要策略

朱麗麗

摘要：現如今各部門越來越重視檔案管理工作，就檔案管理的相關策略本文做出了初步探討。首先，檔案管理相關工作需要各級領導的重視，只有政策的維護，才能使檔案管理工作順利進行。其次，檔案管理工作離不開工作人員的高效管理，檔案管理人員需要采取有力措施，做好歸檔工作。最后，檔案管理人員要定期接受培訓，緊跟時代步伐，做到效率優先，質量優先。

關鍵詞：檔案 管理 培訓 重要性

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）24-0112-02

單位的發展需要檔案管理做基礎，檔案對于一個單位的發展至關重要。但是，目前還有很多單位沒有認識到其中的重要性，對于檔案管理一直是忽視的，所以導致我國很多部門的檔案管理工作出現滯后等現象。不僅表現在相關工作人員知識的匱乏上，還體現在歸檔效率低，管理缺乏規范化、科學化等問題上。檔案主要記錄的是一個單位的發展歷程，包括它所獲得的一切先進成果。檔案為本單位的現狀分析以及未來的發展趨勢提供了有力的憑證和依據。我國正處于高速發展時期，做好檔案管理工作尤為重要，因為它不僅記錄了一個單位的發展歷程，同時也體現了一個單位的先進理念。所以，關于檔案管理工作我們應該勇于創新、敢于探索，這對于單位的發展具有重要意義。做好檔案管理的相關工作不僅會影響一個單位工作的發展，對于促進經濟的全面發展以及提升競爭力都具有重要意義。檔案管理的科學化、規范化已經勢在必行，唯獨堅持與時俱進的原則，廣泛接納和吸收先進的檔案管理的研究成果，才能夠提升自身的檔案管理水平。做好檔案管理工作，不僅是適應新形勢的必要選擇，也是實現檔案管理部門的自身價值的重要體現，同時也是檔案管理人員實現歷史責任及人生價值的重要途徑。為做好檔案管理工作，提出以下策略：

一、高度重視，加強領導

目前，我國的檔案管理工作已受到高度重視，各部門將檔案管理工作納入了日程，無論是從認識上、組織上還是措施上都得到了較高的認可。檔案工作應該列入全局的長遠規劃、年度規劃。各種制度都為檔案工作提供了很好的保障。《檔案工作保密制度》《檔案材料歸檔制度》等相關檔案管理制度能夠明確檔案工作者的職責和任務，同時也規定了歸檔的范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，能夠有效、充分地發揮和調動檔案管理者的積極性。實現檔案管理的規范化不僅能夠使檔案工作更加井然有序，還能夠使檔案工作變得更加高效，同時在質量上也會有所提高。如果能夠以計算機輔助檔案管理工作，那么檔案管理工作會更加高效。體現在檔案的檢索及檔案的質量上。在進行檔案的分類和歸檔時，將檔案中所有紙質文件的相關材料及目錄全部錄入電腦，形成電子文檔，這樣更有利于文檔的保存。紙質材料容易出現破損，并且在保管上也存在很多不便和困難。相對而言，電子文檔更加利于保存，而且節省空間。

二、采取有力措施，做好歸檔和利用工作

根據相關部門的要求，檔案部門要全力配合其他部門做好檔案的整理、歸檔和檔案移交等工作。管理人員開展檔案工作的時候，要把各種檔案按組卷的要求，由立卷人整理，按有關檔案管理的規定裝訂并移送檔案室統一保管，步驟方面必須是一步一步進行，不能簡化手續。新到崗的檔案管理人員要了解自己的工作基本情況，對于各種檔案的文字書寫，要嚴格按照規定實行。在做檔案工作的時候要了解到檔案一般是不允許外借的，確因工作需要借閱檔案的情況下，必須按照相關的檔案程序進行辦理，特別機密的一些檔案的外借，需要領導和相關部門的批準。檔案工作要做到安全保管，必須進行定期檢查，檔案保管條件必須嚴格遵守，另外，檔案工作人員要做到防盜和防火以及防潮的準備，隨時打掃防塵，保持經常通風，而且要防失密。工作人員在檔案室工作的時候要注意檔案室的一些工作行為的要求，例如檔案室內嚴禁吸煙、嚴禁存放易燃和易爆物品，另外還要注意的是嚴禁使用電器。必須嚴格按要求借出檔案，大部分檔案的借出都有一定的時限，檔案的案卷一般借出的時間不能超過七天，如果出現延期的使用，那么需要補辦延期手續。檔案工作必須嚴格按照制度開展，特別是檔案歸類，一定要根據具體的工作操作流程進行，必須保證檔案保存設施的絕對安全。檔案管理人員必須要進行季度性的整理，同時要重新把一些檔案進行歸類以及整理，對于有問題的檔案要及時和當事人聯系，盡快整理完畢。

三、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務

為進一步提升檔案管理工作者的知識水平，提升他們的實踐能力，增強他們的知識儲備，實現檔案管理的科學化和規范化，檔案管理人員必須定期參加檔案管理的相關知識和技能培訓。要充分利用《檔案工作法規文件與業務知識匯編》以及《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，它們在豐富檔案管理人員知識的同時，也為工作者提供開展工作的依據。對檔案管理者的培訓不僅有相關理論知識的培訓，還包括檔案管理技能的培訓。

為工作者更好地完成檔案管理工作做充分的準備。對檔案管理者進行有針對性的職業培訓，能夠使檔案管理人員更好地掌握檔案管理相關的理論知識和較為實用的技巧。如此有利于檔案管理者充分適應本單位的工作需求。不僅如此，接受檔案管理工作的相關培訓能夠使檔案管理者對檔案管理工作有一個整體的認識和把握，在檔案管理的理論知識上也會有一個全新的認識。檔案管理者不僅能夠對檔案的歸檔和分類有充分的了解和認識，還能夠結合時代的特點了解現代信息背景下的電子檔案管理知識。讓單位了解檔案管理的重要性，讓檔案管理人員掌握檔案管理的范圍，掌握規范管理流程，這些是檔案管理培訓的重點。培訓者通過分析檔案管理人員在實際的工作當中所存在的疑難問題，進行有針對性的指導。規范的操作技巧的掌握對檔案管理者來說是非常重要的，這是理論指導實踐的重要環節。對檔案管理者的培訓是緊迫的，也是必不可少的。因為接受培訓的工作者能夠在多次的學習中提升自己的檔案管理的相關知識儲備，還可以提高自己的實際操作能力，是促進自身發展的重要契機。

四、結語

檔案管理工作經常被忽視，但是卻是一件非常重要的工作。目前，檔案管理部門需要大量吸納專業性強以及具有先進理念的工作者。以往由于對該工作的忽視，導致相關工作的松懈。認識不足、缺乏責任感和使命感以及相關知識的欠缺導致了我國檔案管理工作的相對滯后。檔案管理工作專業性強，對相關部門的工作人員要求很高。比如檔案管理的信息化就需要我們調整以往的觀念及知識結構，適應時代的需要，實現檔案管理的現代化、系統化、信息化。檔案管理工作繁雜瑣碎，包括平時工作的收文管理，整理歸檔，電子檔案的管理，其他檔案的管理，人事檔案的管理及聲像檔案整理等。所以提高檔案管理的工作效率和管理水平尤為重要。各部門各單位對檔案管理工作的重視程度存在差異。檔案管理工作不僅包括檔案的統一管理，還包括檔案的標準化管理。只有將這兩部分的工作都做好，才有可能將管理工作做得更好。各單位必須認識到檔案管理的重要性，只有在重視的情況下才有可能以嚴謹認真的態度去對待相關的檔案管理工作，才能使檔案管理工作體現更現實更實際的意義。

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責任編輯：于蕾