核電企業文檔監督檢查

周 鵬

（中國核電江蘇核電有限公司信息中心，江蘇連云港 222042）

0 引言

為保障核電廠安全，核安全法規HAF003《核電廠質量保證安全規定》嚴格規定了核電廠質量保證要求的方方面面，其中第四章是對文件控制的要求，第十二章是對記錄管理的要求，這兩章規定是核電廠文檔部門的重點工作內容。為滿足核安全法規的要求，核電廠文檔部門制定了相應的文檔管理程序，規范和指導對文件控制和記錄的管理。為保障程序要求得到貫徹和落實，核電廠文檔部門不僅要做好歸檔文件和記錄的接收、整理和歸檔的質量控制，還要實施前端控制，走進核電廠各部門從源頭督促他們落實法規和程序要求，并檢查文件控制和記錄的管理情況。文檔部門對核電廠開展文檔監督檢查，均是在前端控制的。

1 文檔監督檢查與質保監查的關系

（1）質保監查是核電廠質量管理部門組織、全公司各領域共同參與實施、檢查被監查部門按照核安全法規HAF003《核電廠質量保證安全規定》中各項要求的落實情況，驗證核電廠安全規定是否得到有效實施。文檔監督檢查是核電廠文檔管理部門組織和實施、檢查被監督部門文件控制和記錄管理的制度建立和實施情況，驗證文檔管理要求是否得到有效實施。所以質保監查活動包含有文檔監督檢查，文檔監督檢查可以依托質保監查平臺進行實施。

（2）文檔監督檢查與質保監查除了在參與范圍和檢查內容不同之外，在檢查要求上也有所不同，例如，核安全導則HAD003/04《核電廠質量保證記錄制度》中規定用于驗證質量活動的記錄可以是原件，也可以是復印件。但從文檔管理和作為憑證的要求來說，提供證明的文件和記錄應是原件，若是復印件，則需要與原件核對無誤才有效，否則不能單獨作為證據使用。

2 文檔監督檢查的必要性

2.1 實現文檔前端控制的重要手段

文檔管理要求能夠有效落實，除了要嚴把接收關，還要重點加強前端控制，從源頭消滅可能產生的問題，避免出現大量錯誤和大量返工等問題。文檔監督檢查走進業務部門，把文檔管理要求直接傳達給文件和記錄的產生人員，糾正整理歸檔文件和記錄時易產生的錯誤方式和習慣，實現“零錯誤”和“零返工”目的和效果。

2.2 文檔服務的特殊方式

組織文檔監督檢查的目的不是為了對被監督部門挑毛病，而是為了規范被監督部門的文檔工作的管理，指導文檔業務的開展。在監督檢查過程中，文檔人員對被監督部門的文檔管理相關規定進行全面核查，宣講公司文檔管理的規范性要求，對照指出其中的不足之處和改進方式，為被監督部門開展一次整改服務活動。

2.3 推動文檔管理工作的有效手段

文件和記錄在日常接收過程中，會將發現的問題向移交部門反饋，移交部門對這些問題的整改一般是就事論事，不能避免再次出現。文檔監督檢查要求對出現的問題從根源上進行分析，制定整改措施，必要時需將要求和規定固化到部門管理程序中，能避免再次出現同樣問題，是從源頭上解決問題的有效手段。

3 文檔監督檢查的方式和計劃

（1）文檔監督檢查的方式可分為日常監督檢查和專項監督檢查。日常監督檢查就是按照統籌安排的監督檢查計劃，定期及經常性的監督檢查活動。專項監督檢查是針對日常接收文件和記錄時發現的需要重視并立即整改問題，臨時確定的監督檢查活動。

（2）制定文檔監督檢查計劃，首先要確定公司內各部門的監督檢查頻率，對于直接影響核電廠質量安全的部門，應每年安排1次文檔監督檢查。對于間接影響核電廠質量安全的部門，可以每2年安排1次文檔監督檢查。其他部門可以每3年安排1次文檔監督檢查。

（3）編制文檔監督檢查實施計劃，還應與公司的質保監查活動適當合并、積極兼容，盡量避免重復檢查。必要時可增加專項監督檢查，由文檔部門單獨實施監督檢查。

4 文檔監督檢查的實施

4.1 檢查前的準備工作

（1）梳理被監督部門文檔管理規定，驗證程序規定的合規性。首先要確定被監督部門是否制定了文件和記錄的管理規定，并且要核實制定的文件和記錄管理規定是否滿足公司對文件和記錄的管理要求。對比結果中情況，若存有不一致情況時，可作為整改項在監督檢查時向被監督部門提出。

（2）了解被監督部門受控文件情況，驗證文件受控的有效性。首先與文檔部門文件控制崗位人員訪談，查看受控分發文件的領取記錄，了解被監督處室領取受控分發文件的及時性，以便在文檔監督檢查過程中查驗被監督部門受控分發的及時性。若在規定的時限內領取了受控分發文件，是否及時分發或配置需在監督檢查時確認；若存在經常性的不及時領取等現象，將作為整改項在監督檢查時向被監督處室提出。

（3）抽查被監督處室歸檔文件和記錄，驗證以往歸檔質量。應全面了解被監督處室以往的歸檔情況，通過對文件和記錄完整性、準確性和規范性檢查，確定被監督部門歸檔文件和記錄的質量，并進行歸檔質量和趨勢分析。若問題較多時應向被監督處室提出。

4.2 檢查已移交歸檔文件和記錄

（1）完整性檢查。首先從整體上檢查歸檔文件和記錄的范圍和數量，對于有周期規定的文件和記錄，計算歸檔周期所產生的文件和記錄的數量；對于根據工作任務產生的文件和記錄，核實工作任務數量，與移交歸檔的文件和記錄進行核對，確定歸檔數量的完整性。

（2）準確性檢查。它是對記錄上填寫信息的檢查，例如，對于某功能位置設備維修記錄，核實維修記錄上設備功能位置碼、設備碼或設備出廠編號的準確性，結合歷年來同功能位置設備的相關信息以及設備是否進行改造或替代的信息進行綜合確認，若功能位置設備未改造或替換，但是維修記錄上設備碼或設備出廠編號與往年不同，則記錄信息的準確性就存在疑問，需記錄下來作為問題向被監督處室提出。

（3）規范性檢查。歸檔記錄填寫等規范性檢查，主要檢查填寫的內容和方式是否滿足程序規定。如記錄上存在涂改現象時，是否使用規定的標記標識，并簽名和填寫日期；是否劃去不需填寫或簽署的欄目等。

4.3 文檔監督檢查

（1）交流訪談。監督時與被監督處室對口人進行訪談，了解被監督處室的文檔管理專職或兼職人員的配備情況、文件領取和配發及部門文件庫（若有）的管理情況，查閱相關支持性的文件和記錄，與被監督處室對文檔管理相關的規定和要求進行核對，確定是否滿足程序規定。

（2）將在監督檢查準備時發現的問題和產生的疑問等向對口人進行咨詢，提出的問題或疑問要有真實的事例進行證明，核實是否確實存在。若存在需要逐項分析產生原因、如何整改、如何避免重復出現，若有必要，可在相關程序中進行固化。

（3）檢查驗證。核安全法規要求對指導工作的文件的分發要進行控制，受控分發的文件不僅要控制被監督部門從文檔部門領取的時限，還要保障及時、準確地傳遞到相關人員手中或工作場所。

4.4 在文檔監督檢查中進行核實與確認

（1）及時性。是否及時傳遞到相關人員手中或工作場所，是否及時將舊版文件回收。

（2）齊全性。部門領取的受控文件是否齊全，相關人員或工作場所可利用的受控文件是否齊全。

（3）有效性。受控文件是否為最新，隨機記錄3～5份受控文件的版次，與最新受控文件進行核對，以確定其有效性。

（4）業務指導。監督檢查內容包括文件控制、記錄管理、文檔管理系統操作（若有）和歸檔移交等。向被監督部門業務人員講解文件、記錄的管理規定及重要性，演示信息系統的操作功能和使用技巧，使業務人員在處理相關工作時，能更加自覺地遵守規定要求。指導被監督部門專職或兼職人員的文件和記錄的整理、歸檔工作等，解答整理中的疑問，糾正錯誤的整理方式，對即將歸檔的文件和記錄進行預先檢查，提前指出問題和避免重復出現，以減少整改工作量。

（5）結果確認。監督檢查結束前，將發現的問題進行分類，包括發現問題（即重復性、系統性和較重要的問題）、觀察意見（即偶爾出現、個別和較次要的問題）和改進建議（同行或其他部門良好的實踐經驗）。并及時與被監督部門進行確認，使整改要求和完成時間相一致。

4.5 工作總結

監督檢查后應根據監督檢查結果，編制文檔監督檢查報告，報告可分為5部分，即監督檢查的目的，監督檢查的依據文件，監督檢查參加人員（包括被監督部門的對口人員），監督檢查過程和結論描述，監督檢查的整改內容。對于整改難度大或數量多的問題，可將任務在監督檢查報告中進行分解，按月或按照季度分步驗證。

5 監督檢查結果跟蹤和驗證

文檔部門跟蹤被監督部門的整改過程，必要時提供業務指導或人力支援。文檔部門對被監督部門在整改限期前提交的整改結果和相應的支持性文件進行審查，驗證是否按照要求完成了整改工作。

6 結語

如果說核電廠文檔人員做好文件和記錄的接收、整理和歸檔工作是練內功，那么走進業務部門開展文檔監督檢查則是苦修外功，只有內外兼修，才能使文檔管理工作達到預期目標，更好地滿足核安全法規的要求，也可為后續大數據建設與利用奠定堅實基礎。