談海外物資管理

許太明，周林林

（中交二公局鐵路工程有限公司，陜西西安 710065）

0 引言

以印尼巨港輕軌鋪軌工程項目為例，談海外零星材料采購管理。印尼巨港輕軌鋪軌工程項目主材大部分由總包提供，采購主要對象為零星材料。

1 采購流程

海外采購環境特殊，從地域上講，一個項目遠離國內這個大主體，潛意識就缺乏管制與約束，時間長了容易造成思想麻痹，工作混亂滯瀉，這就更要求采購員認真學習嚴格執行采購流程。即工程部根據施工需要填寫零星材料需求計劃表，物資部根據庫存及零星材料需求計劃表進行綜合考慮編制零星材料采購計劃表，采購計劃表經主管領導或者項目經理審核通過后采購員可進行市場采購，采購完成及時完成入庫登記、出庫領用的工作，及時根據發票進行材料賬務驗收、出庫領用便于成本歸集、動態管理。

2 采購動態管理

海外環境特殊，生產制造業不發達，與國內相比有較大差距，普通材料的采購都局限于供貨商數量過少，對于特殊材料的采購更是無從下手，并且滿足施工進度的需要更是重中之重。這種情況下，如果采購沒有預見性、計劃性和目的性不但會增加采購成本，而且會延誤施工進度，造成較大的成本損失。這就要求采購要主動，主動拓展采購市場，不局限于一家供貨商，多家調查，資源共享。偏重華人開設的五金店，主要是便于交流，材料質量也有較大保證。積極與工程部進行溝通交流，制定合理的采購計劃，實行超前的合理采購，實現采購的動態管理[1]。

3 采購費用管理

材料的零星采購，費用支出有錢少次多的特點。采購員外出采購往往會攜帶大額現金，而海外環境比較陌生，存在諸多不安全因素，采購員外出應盡量避免攜帶現金，可與供貨商商議改變付款方式，通過多次累計進行支票支付或者讓商家來項目自行取款。采購員還要建立自己的備用金使用臺賬，以免出現備用金使用情況不明，造成自己的損失，額外費用及時請示領導如何處理，規范備用金使用，階段性去財務沖銷備用金借款。

4 海外物資收發存及成本管理核算

印尼巨港輕軌鋪軌工程項目主材自購較少，大部分是零星材料。對上總包提供鋼軌、鋼筋等主材，對下2個分包隊伍選擇性地要求項目部協助材料采購。

4.1 物資收、發、存管理

印尼巨港輕軌鋪軌工程項目，根據項目情況，建立了各個隊伍的材料賬，總包材料賬，物資收、發、存明細賬，及時讓隊伍簽寫領料單，按月和總包進行對賬，及時和工程部進行材料核算并對隊伍材料庫房和施工現場進行材料盤點，對隊伍材料使用情況進行監督，積極配合總包進行指定材料的盤點，出現問題認真與總包溝通協調，確保雙方工作順利進行。

物資收、發、存是物資入庫驗收寅出庫領用寅庫存盤點寅物資采購寅入庫驗收的一個動態的管理過程，該過程能夠實現管理者對于各種材料的累計采購成本、實用材料節超分析、庫存及后續采購計劃各個方面的把控。首先對于流程的執行，要做到認真、仔細、負責，收料員、庫管員、質檢員、發料員、材料會計要各司其職、嚴格把關，保證材料滿足施工需要的同時，各個單據資料要及時做好、分類歸集好；其次建立一套完整的物資收發存明細賬，物資收發存明細賬是基礎，在現行公司管理制度下，月度、季度、半年、年度各類物資報表都要從物資收發存明細賬中提取數據；最后是材料的存儲、盤點和后續采購，盤點要做到盡量細致準確，結合需求計劃和盤點的情況，及時進行后續采購[2]。

4.2 成本管理核算

海外項目費用支出項多，成本歸集復雜。物資方面的成本管理核算尤其重要，因為項目實際總成本中物資的成本占了半壁江山。印尼巨港輕軌鋪軌工程項目物設部成本包括國內主材儀器設備自購成本、當地零星材料采購成本、周轉材料及固定資產攤銷折舊成本、交通車租賃及運行維護成本、施工機械租賃成本、進口物資產生的各種稅費成本、物資存儲和運輸成本，各種發生的成本都做了詳細記錄和分類歸集。后續產生的成本，根據工程部提供的物資設備需求計劃和本部門工作經驗進行預估，以滿足項目對于成本整體把控的需要。

印尼巨港輕軌鋪軌工程項目對上總包材料依據合同不列入項目材料成本考慮，對下分包隊伍材料實行代付、代扣的方法，做扣款單遞交計合部和財務部，從隊伍的工程款中扣除相應成本。根據需要對隊伍庫存材料進行盤點，對比理論消耗和實際消耗，對于超耗的材料要進行扣款。物資成本管理核算目的是材料滿足施工需要的同時，盡量降低材料成本。影響成本的因素有很多，舉個最簡單的例子，采購貨比三家就可以影響到成本的高低。

經濟活動分析是項目成本內控，也是物資成本管理核算一個重要的措施[3]。公司新下發了關于做好項目經濟活動分析的通知，物資方面表格基本上沒變，包括材料消耗表、材料盈虧分析表、紅線控制表等表格，填這些表格不是為了完成工作任務，不可把物資賬上的數據往里面生搬硬套，更要貼近實際，實際分析科學填報。這就要求在平時一定要做好發生成本的詳細記錄和分類歸集，不可漏記、重記、混記，要和工程部、計合部、財務部做好溝通，做好理論數據和后期發生數據的確認，還要做好盤點工作，獲得準確的實耗數據，客觀進行盈虧分析。

5 海外物資質量追溯管理

印尼巨港輕軌鋪軌工程項目下不設梁枕場，故不涉及物資質量方面的管控，在此淺談下在肯尼亞蒙內項目關于物資質量追溯的工作內容。

5.1 質量檢測

“入鄉隨俗”講的是人際關系，這個詞同樣適用于海外物資質量管理方面。當地業主會在項目部設置監理機構，下派駐場監理，材料的進場必須通知駐場監理，在駐場監理的監督下完成一系列質量驗收工作。項目所在國有其自身關于部分材料的質量規范要求，與國內規范要求大同小異，由于發展水平的局限性，很多材料的質量規范要求都是空白。這就要求積極與業主溝通交流，互通有無，求同存異，在一套被業主認可的質量規范要求下開展工作。主材是物資質量管控的主體，主材供貨商一個是國內的供貨商，另一個是當地比較大型的知名供貨商。供貨商供貨必須要提供規范的材質書、材料檢測報告以及商家資質資料。主材進場質量檢測涉及兩方面，分別是物資進場外觀質量檢測和委托試驗室物理試驗[4]。外觀檢測和試驗室試驗首先都是為了確保材料的質量，以免出現因為材料不合格而致使生產出來的T梁、軌枕產品不合格；其次是為了完善內業資料，外觀驗收要按車、按批次填寫外觀質量驗收單，委托試驗室試驗規范填寫試驗委托單，試驗室取樣試驗，出對應的檢測報告，物資部將試驗委托單和試驗檢測報告復印件歸集整理，建立試驗委托臺賬、原材料進場管理臺賬。

5.2 物資追溯

物資追溯和竣工資料編制收集。物資追溯工作涉及物資部、試驗室和工程部，追溯過程實際上是一個三部門資料閉合過程，物資追溯編寫的材料批號要有試驗室對應批號的檢測報告，試驗室出具涉及到該材料批號的拌合站開盤通知單要有工程部T梁、軌枕的產品批號對應，工程部T梁、軌枕生產前要將產品批號告知物資部。可知物資追溯是關鍵，如果材料批號和產品批號對應出錯，試驗室、工程部對應資料都需要重做。竣工資料物資方面主要是各種材料的材質書、出場合格證和第三方檢測報告，這些材質資料要在平時注意索要收集。物資追溯影響到最后試驗室和工程部竣工資料的移交，而各種材質資料又是竣工資料的重要組成部分，這就要求設專人專崗，認真負責該方面工作。

6 海外閑置物資處理

海外項目因其地域的特殊性，物資到場難，完工后剩余閑置物資處理起來也是大費周章。舉個例子：印尼巨港輕軌鋪軌工程項目道床施工完成后，大批模板、軌排框架閑置，目前只能暫存在材料堆場。地方及周邊國家沒有類似項目后期需求小，運回國內出入關手續復雜費用高并且某些條款還明令禁止進出口，當地變賣收益小，材料原值大大浪費[5]。然而由于地方氣候濕熱，模板、軌排不宜長期存儲。這就陷入一個困境，確實沒有很好的處理方案，只能權衡利弊，爭取做到損失最小。

歸結起來海外閑置物資處理起來困難的原因有3個：淤市場需求小，一個項目完工后很難保證在地方及周邊區域短期內還有后續項目出現，一旦完工，大批材料將閑置，長期閑置就是極大的浪費；于轉運困難，材料運往他國包括整理吊裝、陸上運輸、海上運輸，需要較大人力物力，成本較高，報關、清關流程比較復雜，資料準備齊全比較耗時，有些材料還被明令禁止進出口，流程審批時間較長；盂物資變向處理選擇性小損失大，像模板、軌排架只能當作廢舊鋼鐵賣給當地收購站，價格低廉材料原值損失較大。

7 結束語

在國家“一帶一路”宏觀雄偉發展戰略的指引下，越來越多的工程單位走出國門，走向世界。固有物資管理模式已經不能很好地服務于海外項目的運作，需要通過一個個項目不斷嘗試新方法，不斷總結歸納新經驗，力爭總結出更好的海外物資管理模式，為項目更好地二次經營打下堅實的基礎。