辦公OA系統在民辦高校管理中的運用研究

王戰

摘 要：在民辦高校管理中，運用辦公OA系統可以讓高校管理的效率得到提升，可以讓文件的安全得到保證。本文首先對民辦高校傳統辦公管理中出現的實際問題進行分析，然后結合相關案例，提出幾點辦公OA系統在民辦高校管理中的運用策略和運用方法，希望為我國民辦高校管理的改革做出貢獻。

關鍵詞：辦公OA系統 民辦高校管理 多方協作模式

引言

隨著時代的發展，我國各民辦高校對于校園信息化方面的關注程度逐漸提升，當前最為迫切的需求是辦公自動化應用系統，為了讓工作強度得以減輕，讓工作效率得以保障，我國民辦高校必須要結合自身現有的管理問題和相應的實際需求，做好一系列保障措施，應用辦公OA系統來讓高校管理中現有的種種問題得以解決。

一、民辦高校傳統辦公管理問題

民辦高校和公辦高校在辦公管理、辦公體系上存在差異，其信息化發展速度也相對緩慢。從體系上進行劃分，可以將民辦高校劃分為領導管理層、基層的信息處理層與辦公室事務應用層，在辦公管理過程中，需要多個部門的協同合作，需要多道程序的執行，這會讓辦公難度加大，同時，民辦高校辦公體系中的部門工作職責、人員工作職責由于人員精簡較公辦院校更為繁雜、繁重，如果工作人員的責任意識與大局意識相對較差，一件事務出現差錯，那么在追究責任時就很有可能遭遇困難。在具體工作中，傳統的辦公管理在收發文件、整理檔案方面都需要人力進行，檢索工作的難度較大，且在檔案數目增加之后，所需的存儲空間也隨之增長，更增加了工作的復雜性，同時，在這些文件資料中有一部分是需要長期保存下來的，而紙質文件資料很容易受到損壞[1]。對其進行總結，可將民辦高校傳統辦公管理問題概括為：信息不及時、信息不完整、管理手段不恰當、處理流程繁雜、掌控依據缺乏。

二、辦公OA系統在民辦高校管理中的運用

1.轉變思想觀念

隨著網絡時代的來臨，我國民辦學院管理的重點已經變為對信息進行系統管理，在民辦高校中，當前的信息主要是電子文檔，辦公效率的高低與人和部門、部門和部門、人和人之間的信息傳遞效率具有緊密聯系，為實現辦公自動化，就必須要做好信息的控制與管理工作。辦公OA系統這種概念是一種新型的、動態的概念，在利用辦公OA系統進行高效管理時，需要對辦公人員、領導人員以及其他相關人員進行培訓，讓其更為深刻地認識辦公OA系統，并讓傳統的辦公觀念得以轉變。在辦公OA系統實施期間，需要對領導及工作人員職責予以明確，民辦高校在革新管理體制與管理理念時，需要緊緊結合辦公OA系統的特點，需要讓辦公流程更為透明化、科學化、民主化，讓員工的參與權、知情權和監督權得到滿足，盡量規避過去辦公管理中存在的問題。利用辦公OA系統，可以為民辦高校的紀律強化提供幫助，可以讓員工更具嚴肅性、組織性和紀律性，讓工作秩序得以保證，在辦公OA系統中，可以設置考勤模塊，依照月為單位對員工進行績效考核，讓不良行為得到限制，系統可以限制計算機IP地址，判斷工作人員是否在學校進行工作，在此模塊中，應包含病事假登記、上下班登記與加班登記功能模塊，依照學校的工作時間，來科學設定考勤時間和作息時間，讓考勤模塊更具人性化。

2.多方協作模式

多方協作模式的應用主要指的是在設計辦公OA系統時需要緊密結合高校實際情況，需要聯系多方進行溝通協作。民辦高校應該與OA系統的開發方共同完成溝通渠道的建立工作，這樣可以讓信息收集工作更為充分，民辦高校應該廣泛、民主的征集各方人士對辦公系統的需求，需要將多種需求進行整合，在經過討論之后，可以將總結出的多條意見提供給開發方，以供開發方參考，最終完成系統的設計工作。當前情況下，依照我國民辦高校特點，辦公OA系統應該具有五項功能，即文件管理、行政管理、任務管理、督辦管理和人事管理。如在人事管理中，就應該包含部門內部的管理，包含了人事調動、人事出差、請假等程序，如在文件管理中，就應該包含檔案的發文、收文，就應該包含擬稿、查閱、簽收[2]。

以某民辦高校為例，該學校考慮到傳統辦公管理中部門公文銜接問題與公文安全問題，積極和開發方進行合作，引用了辦公OA系統，該系統可以分為三大功能模塊，分別為院長、系主任和普通教師模塊，如在院長模塊中，就包含了整個系統的所有功能，除了系主任模塊功能和普通教師模塊功能以外，還包含了管理學院共享功能、查看學院申請功能、考勤時間設定功能、添加管理任務功能和查看緊急任務功能，而在系主任模塊中，包含了普通教師的所有功能和對本部門申請進行審批的功能，在普通教師模塊中，主要包含了接收文件、發送文件、上傳共享資源、下載共享資源、接收消息、發送消息、在線考勤、發送申請、查看申請、發送電子郵件、發送緊急任務，該軟件層級可分為表示層、業務層和數據層，利用J2EE平臺，結合多重數字簽名技術，讓辦公管理的效率得到提升，讓文件資料的安全性得到保障。

3.健全組織結構

為確保民辦高校在應用辦公OA系統之后可以取得良好的效果，民辦高校辦公管理效率能夠得到切實提升，需要高校領導對此進行支持與重視，需要依照實際情況來完成目標與計劃的制定工作，應該讓辦公OA系統的組織機構得以健全，為辦公OA系統的實施做好準備工作，利用專業團隊、專業部門，依托科學的規章條例來處理辦公事務、操作系統功能，只有這樣才能確保辦公自動化得以實現。同時，民辦高校在實施過程中需要對傳統辦公與利用OA系統的辦公進行隔離，直到OA系統完全覆蓋辦公機制。如在公文管理過程中，就需要依照董事長→院長→副院長→部門主任的程序來對公文進行處理，需要各方進行協調，讓健全的組織結構為實際辦公給予支持。除此之外，在健全組織結構過程中，需要考慮到運用OA辦公系統的集成化程度問題，需要緊密結合當前民辦高校起點較低、財力、人力投入相對有限、整體規模相對較小的實際情況，設定合理的健全方案，采用科學的措施。

結語

綜上所述，通過轉變思想觀念、多方協作模式和健全組織結構的方法可以讓我國民辦高校在管理中有效運用辦公OA系統，進而讓民辦高校的交流溝通和信息傳遞更為流暢，讓部門工作人員的工作壓力得以減輕，讓整體工作效率得到提升。

參考文獻

[1]周濤.國內高校OA系統運行機制進展與發展趨勢[J/OL].中國科技信息，2017，（15）：121-122（2017-07-27）.

[2]白雪，白永國，趙亮.高校辦公自動化OA系統的設計與實現[J].吉林化工學院學報，2017，34（03）：59-64.