簡析黨政機關辦公室信息資源的長期保存

(湘潭大學　湖南　湘潭　411100)

“大數據”時代已經到來，辦公室作為個社會組織的機構，我們一般將其定義為處理某種特定事務或提供某種特定服務的地方，從現實中的實踐中我們不難發現，辦公室處理的業務幾乎涉及到了組織的方方面面，作為組織信息資料的集散地，有太多的重要資源需要相關部門和人員進行保護。本文將從黨政機關辦公室信息資源長期保存存在的問題及對策進行論述。

一、實現黨政機關辦公室信息資源長期保存的意義

(一)保守國家秘密，維護國家安全。黨政機關內部信息的對我國發展的重要性是不言而喻的，對黨政機關辦公室的信息進行長期保存，就為防止國家秘密的泄露鑄造了一道防護墻。自2009年曝出美國檔案館資料丟失事件后，各國政府都加大了對電子資料的保管，以免涉及國家安全的信息泄露。黨政機關辦公室的特點就是信息量大，存儲于磁盤中的電子文件的數量也是龐大的，這些資料如果保存不當，相關工作人員可能都難以確定有哪些資料丟失，這將不利于維護我國的國家安全。我們加強黨政機關辦公室的信息的保存工作，進行信息維護，亦是維護國家安全的重要舉措。

(二)規范內部行為，提升辦事效率。加強信息長期保存工作，不僅僅是單單保存信息的內容，也要求對信息進行合理歸檔，使信息的保存井井有條。這必然對相關內部工作人員的專業素質提出了更高的要求，進行信息的長期保存工作亦是從側面加強工作人員的素質。另一方面，有序的信息管理為相關工作人員使用信息提供了便利，有助于提升其工作效率。

(三)改善黨政機關領導方式，存進社會協同發展。運用大數據思維處理政務，是在當前這個時代面對新形式必須做出的轉型。內部信息的長期保存工作不僅僅是在中央實行，也應該根據地方需要，自上而下地推行，改變以往的領導方式，存進黨政機關辦公室的協同進步。

二、黨政機關辦公室信息資源長期保存工作村在的問題

由于電子信息資源的保存存在諸多不確定因素，這些因素可能會對信息資源的長期保存產生阻礙。我國黨政機關辦公室信息資源長期保存工作仍存在眾多問題需要解決。

(一)硬件設備管理不到位，產生眾多非智力因素阻礙。第一，設備老化、故障等導致文件丟失。從個人經歷來看，電子設備和軟件的更新速度之快，促使現在的智能化電子設備老化速度也隨之加快，存儲信息的設備在使用后期常常會出現自動關機、死機等現象，而大部分的政府工作人員都不是這方面的專家，無法及時將其恢復。第二，網絡接入點帶來的風險。長期使用的網絡接入點由于忽視了對其賬號、密碼的定期設置，網絡容易被外人所入侵和破壞，一旦病毒等入侵，將對信息造成破壞。第三，傳統信息保存方式不注重防潮、防蟲等，使得資料被破壞。傳統的信息保存方式無非是紙質保存，紙張難以長時間保持原有狀態，容易受潮、被蟲咬等，而相關人員不注重及時更換信息保存載體，使信息被破壞。

(二)工作人員工作素質較低，操作失誤導致信息丟失。第一，不熟悉計算機功能，導致信息丟失。一般的辦公室工作人員要求較為良好的計算機基礎，但是對計算機相關功能的不熟悉也很可能導致信息的丟失，破壞信息的完整性。第二，不注重細節。不注意對個人電腦的保密，離開電腦而讓相關信息處于打開狀態等，也會導致信息的丟失。第三，檔案信息等沒有及時歸檔。信息資料需要歸檔有條理地進行保管,但由于工作人員的疏忽，會導致歸檔的不及時甚至不歸檔，導致信息資料的丟失。

(三)病毒破壞、黑客入侵等威脅。第一，信息保存過程中被病毒破壞。病毒入侵電腦，導致相關信息保存失真等，使得相關文檔等無法正常打開。第二，信息傳輸過程中被迫病毒破壞。傳遞信息過程中，采用移動硬盤、U盤等移動設備在進行信息傳輸過程中因為沒有注意及時殺毒而導致傳輸過程中破壞信息資料，或者將病毒傳染到電腦上，導致文檔等的破壞。第三，黑客的破壞。黑客入侵的目的跟上述非常規威脅相似。第三，技術問題導致信息被破壞。這里主要是說計算機或者網絡自身存在的缺陷導致的信息被破壞。可能會由于系統的老化、軟件的滯后等導致保存信息的文檔難以正常顯示。

三、針對我國黨政機關辦公室信息長期保存的幾點建議

黨政機關辦公室在信息長期保存方面仍存在很多問題，這些存在的問題會導致信息的丟失和破壞，針對上述存在的這些問題，有以下幾點建議。

(一)進行崗前培訓，提高相關內部人員的專業素質。第一，提高計算機相關技能。當前條件下，我們的工作難以離開計算機而進行，辦公室人員則要求具備更高的計算機技能，因為信息化的今天我們將大量的文檔等保存在計算機當中，操作人員的操作效果在一定程度上決定信息能否完整保存，操作不當，不僅會使新建信息無法保存，也會使得原本的信息遭到破壞。第二，規范相關行為。有時一些看似不經意的行為會導致信息的丟失，比如文檔的不及時保存、文檔打開狀態下離開電腦、在壓縮文件形式下修改信息而得不到保存等，這些細節需要工作人員在工作過程中多加注意。

(二)定期對電腦進行更新檢查，保證系統設備的正常運行。第一，及時更新老化的計算機、系統、軟件。在工作中，定期對電腦等進行檢修保養，如若發現電腦、系統等老化，要及時調換，不能因為這些因素導致信息破壞。第二，安裝防火墻。對信息破壞進行預防，安裝有效的防火墻，對一些外來入侵進行抵御，一般的防火墻分為付費、免費兩種，因此應進行比較，選擇有用的防火墻微計算機穿上一層保護衣。第三，安裝有效的病毒處理軟件。當計算機已然受到外來的侵害時，殺毒是必不可少的步驟，有效的殺毒軟件能夠快速找到計算機中存在的病毒，并及時進行處理。

(三)定期歸檔，時常備份。第一，工作人員在電子設備中的文件存儲一般而言是雜亂無章的，因此對其進行定期檢查，養成良好的管理習慣顯得尤為重要。不僅要檢查文件的安全性，也應檢查文件的真實性、完整性等。而對于紙質的信息資料，也要進行定期保養。第二，良好的檢查習慣固然重要，但是檢查了，真的被破壞了也會讓用戶感到很頭疼，因此對電子設備中的重要文件及時進行備份，并將其打印出來，進行電子和紙質文件形式的雙重保存，切不可為圖省事而忽視這一過程。

信息很重要，尤其在信息社會競爭愈發激烈的今天，掌握信息才能增強競爭力，考慮黨政機關辦公室所掌握信息的重要性，我們有必要加大投入來維護信息安全，實現信息的長期保存。但是我們必須看到，我國在信息長期保存維護方面仍舊存在很多問題，雖然文中簡要介紹了一些策略，但仍舊必須進行不斷的經驗積累，摸索出一套適合我國的信息長期保存維護之路，以此才能夠最終真正實現我國黨政機關辦公室信息長期保存維護的目標，進而將其推廣至其他部門，最終實現我國信息安全維護的全突破，實現建設安全型中國的中國夢。

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