新形勢(shì)下檔案工作的方向探究

楊 凡

1　檔案開放法規(guī)與現(xiàn)狀

早在1986年2月7日發(fā)布的《檔案館開放檔案暫行辦法》中,國(guó)家檔案局就明確了檔案應(yīng)該向社會(huì)開放和實(shí)行全面開放的思想和方針;到1991年12月26日發(fā)布《各級(jí)國(guó)家檔案館開放檔案辦法》,這是國(guó)家檔案局1991年第2號(hào)令,一直沿用至今.也是當(dāng)前我國(guó)各級(jí)檔案館開放檔案的法律依據(jù).各級(jí)國(guó)家檔案館根據(jù)本辦法制定本館實(shí)施細(xì)則.

在《中華人民共和國(guó)檔案法》中明確規(guī)定了檔案開放的期限,一般是自檔案形成之日起滿了三十年就可以向社會(huì)開放.經(jīng)濟(jì)類、科學(xué)類、技術(shù)類、文化類等檔案開放的期限,甚至可以少于三十年.但是涉及國(guó)家安全利益或者其他到期不宜開放的檔案則向社會(huì)開放的具體期限應(yīng)由國(guó)家檔案行政管理部門制訂,報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)施行.[1]

2014年2月《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》正式發(fā)布.其中有一條強(qiáng)調(diào),各級(jí)檔案館要嚴(yán)格按照中華人民共和國(guó)檔案法積極開展檔案是否開放的鑒定工作并開放相應(yīng)的檔案.檔案工作的核心是開展服務(wù),開放檔案又是開展檔案服務(wù)工作的中心環(huán)節(jié).各級(jí)檔案館要依法做好檔案查詢利用,改進(jìn)服務(wù)的方式方法,最大限度滿足社會(huì)需求.要以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享為目標(biāo),充分利用互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理平臺(tái),把可開放的各類檔案信息資源上傳網(wǎng)絡(luò),提供遠(yuǎn)程利用和資源共享.

2017年6.9國(guó)際檔案日主題是“檔案——我們共同的記憶”,也就是說檔案與每個(gè)人息息相關(guān).[2]然而,各級(jí)檔案館的館藏檔案一直以來都是處于相對(duì)比較封閉的狀態(tài),甚至滿三十年開放期限的檔案是都沒有完全開放,導(dǎo)致檔案的利用率很低.隨著時(shí)代的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)的普及與應(yīng)用,人們對(duì)檔案資源的需求也越來越多,檔案開放也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),滿足各種需求.

2　檔案資源建設(shè)與共享

新形勢(shì)下,檔案資源建設(shè)要以館藏檔案數(shù)字化副本和電子檔案,即數(shù)字檔案為主要對(duì)象,這是由實(shí)體檔案和數(shù)字檔案的特點(diǎn)所決定的.檔案資源建設(shè)是檔案開放的基礎(chǔ),檔案館作為檔案開放的主導(dǎo)者,首先就要將檔案資源建設(shè)好.一方面實(shí)體檔案要做到應(yīng)收盡收;另一方面從檔案開放的角度出發(fā),要將實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化,再將數(shù)字檔案資源經(jīng)過組織開發(fā),建立數(shù)據(jù)庫(kù),在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上通過應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享,向全社會(huì)開放.

檔案開放資源建設(shè)要加強(qiáng)以下三方面的工作:

第一,加強(qiáng)電子檔案管理工作.在高度信息化的社會(huì)大環(huán)境下,通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息已成為主要的獲取方式.電子檔案必將成為用戶查詢利用的主要對(duì)象.由于種種原因造成電子檔案的管理工作不好開展,因此,加強(qiáng)電子檔案管理工作,做好電子文件的歸檔,將是十分有必要且非常有意義的工作.

第二,加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè).要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及最新的中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-2016)等有關(guān)法規(guī),結(jié)合本單位電子檔案的實(shí)際情況,制定《電子文件歸檔管理辦法》及《電子檔案移交管理辦法》等相關(guān)的規(guī)章制度,使本單位電子文件的歸檔管理有規(guī)可依,確保進(jìn)館電子檔案的管理規(guī)范和利用有效.[3]其次,檔案工作的水平很大程度上取決于檔案管理工作者的水平.檔案館工作人員要具有較高的政治業(yè)務(wù)素質(zhì),熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能;同時(shí)配備滿足檔案開放需求的服務(wù)器及軟、硬件系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備,保證電子檔案資源的有效利用.此外,全體檔案人員要利用已有的館藏資源,積極進(jìn)行檔案編研工作,經(jīng)過鑒定后將可開放的編研資源開放利用.

第三,加強(qiáng)數(shù)字檔案館(室)建設(shè).目前各級(jí)檔案館(室)的檔案數(shù)字化工作都還處在初期階段,只有少數(shù)檔案館實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)字化掃描.因此要把檔案數(shù)字化建設(shè)列入單位整體規(guī)劃,通過自行掃描數(shù)字化檔案或者外包等方式,大力開展檔案數(shù)字化工作,要嚴(yán)把數(shù)字化檔案的質(zhì)量關(guān),檔案數(shù)字化的效果一定要達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),便于有效利用.檔案開放依賴網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)和數(shù)字服務(wù)系統(tǒng).檔案館的服務(wù)平臺(tái)可以依托數(shù)字檔案館建立.加強(qiáng)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)也是勢(shì)在必行.[4]

3　檔案開放模式與服務(wù)

顯然,傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化以后,將數(shù)字檔案資源經(jīng)過組織開發(fā),建立數(shù)據(jù)庫(kù),在互聯(lián)網(wǎng)+平臺(tái)上通過檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案開放的模式,既遵循檔案開放工作服務(wù)至上原則,又積極依法開放應(yīng)開放的全部檔案,為社會(huì)提供全方位優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù),直接體現(xiàn)了檔案工作的根本宗旨和基本原則,是檔案開放工作應(yīng)堅(jiān)持的重要原則.[5]檔案開放服務(wù)工作應(yīng)從以下五方面創(chuàng)新:

3.1提高責(zé)任意識(shí),轉(zhuǎn)變思想觀念,為窗口服務(wù)模式打下思想基礎(chǔ).全體檔案人員要時(shí)刻做好服務(wù)準(zhǔn)備,實(shí)現(xiàn)“等你查檔”到“為你查檔”的觀念轉(zhuǎn)變.當(dāng)今社會(huì)各行各業(yè)都在做好服務(wù),實(shí)行窗口服務(wù)模式,就是要提高用戶查閱檔案的感受,吸引更多的用戶來查閱利用檔案,發(fā)揮檔案的價(jià)值.

3.2檔案館除現(xiàn)場(chǎng)查詢外,還可以開展電話咨詢,網(wǎng)上預(yù)約查檔等服務(wù)模式.簡(jiǎn)化查閱手續(xù),通過方便用戶的需求來吸引更多用戶走進(jìn)檔案、熟悉檔案、利用檔案.

3.3增強(qiáng)檔案服務(wù)的有效性,聯(lián)系時(shí)代熱點(diǎn)和當(dāng)下的核心工作,了解民生所需,熟悉館藏資源,加強(qiáng)各類熱點(diǎn)檔案資源的編研工作,提高檔案服務(wù)的效率和效果.

3.4加強(qiáng)檔案宣傳工作,通過開展各種檔案宣傳活動(dòng),利用各種新媒體,如微信公眾號(hào)定期宣傳,讓用戶知道檔案館有哪些檔案可查可用,不斷豐富檔案共享資源,滿足各種用戶的查檔需求.

3.5簡(jiǎn)化檔案查閱手續(xù),化繁為簡(jiǎn),免費(fèi)服務(wù).

總之,通過多種檔案宣傳途徑和開放服務(wù)模式,以用戶需求為導(dǎo)向,主動(dòng)收集整理各類檔案,滿足不同用戶的需求,實(shí)現(xiàn)檔案資源開放的價(jià)值.

4　檔案開放安全與原則

檔案資源建設(shè)好了,經(jīng)過鑒定后,依法開放,惠及民生的同時(shí)也要注意檔案安全.[6]尤其是電子檔案的安全,由于目前電子檔案的保護(hù)要依靠高科技技術(shù)手段,難免出現(xiàn)漏洞,因此為做好檔案的開放工作還要堅(jiān)持以下三項(xiàng)原則:

4.1檔案安全原則

從檔案實(shí)體而言,要確保開放檔案的安全,要優(yōu)先對(duì)利用率比較高的開放檔案數(shù)字化,并及時(shí)將掃描后的數(shù)字化檔案提供利用,檔案原件無特殊情況不再提供利用,對(duì)檔案原件起到保護(hù)作用.檔案數(shù)字化后要用正版殺毒軟件對(duì)數(shù)字化副本和電子文件進(jìn)行檢測(cè),確保沒有木馬病毒,并核實(shí)是否真實(shí)性、完整、有效;對(duì)特殊格式的電子文件,應(yīng)連同其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)一起核查.確保檔案數(shù)字化副本和電子檔案在設(shè)備安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全的環(huán)境下,最大范圍、最長(zhǎng)久地發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)的作用.[7]

4.2依法開放原則

從檔案信息而言,要求建立檔案開放審核機(jī)制,即對(duì)擬開放檔案進(jìn)行逐件逐頁(yè)的審核.未經(jīng)開放審核、審批的檔案不得以任何形式公開,嚴(yán)防有損國(guó)家安全、公共安全、經(jīng)濟(jì)安全、社會(huì)穩(wěn)定的檔案被開放.要確保開放的檔案信息不涉及國(guó)家秘密和個(gè)人隱私,避免引起各種法律糾紛,依法開放檔案.

4.3用戶需求原則

用戶需求研究是非常必要的,開放的檔案要有吸引力就必須能滿足用戶的需求,讓檔案的價(jià)值深入人心.此外高質(zhì)量檔案服務(wù)也是吸引用戶的最富有成效的要素.《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中要求,在檔案開放服務(wù)內(nèi)容上,特別要把涉及民生的人事檔案信息資源如:干部人事檔案、學(xué)生檔案等及時(shí)整理挖掘、通過鑒定,提供利用,維護(hù)人民群眾的合法權(quán)益.也就是說,民生需求即為用戶需求,所以我們?cè)跀?shù)字化檔案以及電子檔案的開放選擇上就要以民生檔案為重點(diǎn),進(jìn)行鑒定審批,盡最大限度地開放有關(guān)檔案,遵循“檔”的宗旨,為人民服務(wù).