物聯網背景下高校檔案服務和利用體系研究

霍奇道

（無錫工藝職業技術學院 江蘇·無錫 214206）

高校內置檔案多為學生檔案、教師檔案以及各類校內大型資產的記錄型檔案。對于學生而言，檔案需要跟隨他們進入社會，是學生未來就業和肯定自身學業的重要佐證。同樣，教師檔案也是確認教師工作資格、穩定教師工作待遇的重要證明。故在高校中做好檔案管理、檔案服務工作屬必然性行為。當前世界正處在物聯網建設背景下，物聯網能夠將傳統的各類工作加以“智慧化”，這對于急需改良工作效率的高校檔案管理部門而言，具有明顯的采用優勢。故當前多數高校已實現檔案服務與物聯網技術的融合，但從應用現狀來看，物聯網與高校檔案管理部門的合作卻并未實現完美契合，因此各個高校若要充分發揮其技術優勢，應對具體的利用體系進行深入研究。

一、試論當下高校檔案服務中物聯網應用的欠缺點

（一）物聯網配套設施建設力度較弱

物聯網技術為新時代概念，實現智慧化管理需要大量計算機設備作為輔助。因此高校要落實智慧化檔案管理，就必然要采購足夠高校使用的計算機設備以及互聯網素材。但實際上多數高校在資源分配方面都存在意識落后現象，即資源管理者認為高校資源應重點投放在教學層面，檔案管理僅用人工服務便能完成。在這類觀念的束縛下，高校能夠配給到檔案管理層級的資金資源便極其微小。資金不足會形成計算機設備數量不足、配置落后等狀態，進而導致基于物聯網的檔案服務工作無法有效開展。且高校內主教學的這一觀念也對人才資源層級造成了波動性影響，人才資源部不重視擴充計算機專業人才，校內計算機維護團隊人手不足已成普遍現象。目前部分高校參與檔案“智慧化”建設工作的教師往往并非為計算機專業，故檔案管理部門的綜合技術水平往往不盡人意。

（二）檔案管理技術質量落后

幾十年前，高校在利用計算機進行檔案管理時會因為當時技術發展水平的限制，而僅用單機版本進行服務性操作。而在當下計算機技術水平飛速發展的現今，部分高校卻仍在沿用單機版本的檔案服務模式，檔案服務正呈現出技術片面性現象。例如檔案目錄服務中基本只存有早期數據或單一的目錄數據，而音像分區則也僅保留圖片形態的數據，并對“可保存”數據的文件形式有著嚴苛的限制。多數功能之間并未實現服務互通，急需檔案服務的管理者若要調用多種形式的檔案數據資源，僅能使用重復操作來完成，而不能在同一頁面中實現多任務操作。部分軟件的數據接口版本過低，無法實現網絡拓展功能，甚至不能與當前的OA系統相匹配。在這類配置下，高校檔案服務工作根本無法與網絡化和高通量化技術接軌，實現“智慧化”管理似乎只是一句空談。相對樂觀的是，這種現象能夠直接被改良。當前物聯網中已經存在部分功能完善、應用效果良好的檔案管理軟件，因此高校所面臨的改良需求并非完全具有高質量特征。

（三）檔案服務技術保護體制未健全

高校檔案可以說是高校環境中極為重要的隱私文件，但目前部分高校中已經成型的保護技術卻并未實現“全面”和“實時”這兩個保護性需求。世界上的竊密技術、破壞性技術正不斷升級，高校內的軟件以及對應的保護技術必須要做到實時更新、實時防護，如此才能將高校檔案服務工作放置在相對安全的環境中。而當前高校并未完善服務保護機制主要有兩點原因。第一點為思想觀念上的欠缺。即多數高校管理者都認為，高校內部重要的文件信息進行監管即可，而一般的材料信息無需使用過于高質量的管理系統。這便使得部分高校內部的檔案信息長期處在不安全狀態中。第二點即為能力上的欠缺。部分高校內部并未擁有專業的計算機維護人員，他們使用臨時聘任的方式要求外部技術人員對內部系統進行維護，每次維護都需要相隔較長的時間，且資金輸出量較大。因此這些院校便會縮減維護時間，以減少在檔案管理維護方面的資源輸出量。這兩種原因均為錯誤思路，長此以往將令高?；ヂ摼W檔案信息處在危險狀態中，時刻可能成為外部人員威脅高校信息安全的介質。

二、基于物聯網背景的高校檔案利用體系結構性概述

（一）實體檔案利用

高校需利用物聯網簡化人工操作的頻率，需建立實時監管概念。例如使用電子編碼形式為每個不同隱私級別和內容的檔案進行分類和標定（編碼不可循環使用），所有的檔案借閱和歸還都需要通過電子編碼進行確認，未貼電子編碼的檔案不可借閱。這一行為的設立重點在于最大限度的提升檔案信息管理質量。要實現完善管理，第一步便應該明確需要管理的檔案內容和具體位置。只有時刻對其進行監管，時時明確檔案信息所在位置，才能夠提升檔案安全屬性。條件允許情況下，高校可購置射頻識別技術，采用手持掃描形式提升人工掃碼操作的整體效率。射頻識別技術具有多樣性功能，尤其在新生入學階段，檔案管理人員僅需要手持儀器穩定讀寫器的操作順序即可完成信息錄入，完全不需要重復“輸入、對照、檢測”等傳統錄入步驟。這一行為的設定目的則以提升效率和準確性為主。當前國內各個高校均處在穩定發展狀態中，隨著國家人均經濟水平和教育事業發展質量的不斷提升，高校入學人數只增不減。因此各個高校除了要加強穩定性，更要提升信息處理的效率，這樣才能將工作人員的工作時間有效應用，減少多余的工作步驟。

（二）庫房管理：物理管理+網絡管理

物理管理多指檔案的實時狀態，在實體結構中存儲的檔案多為紙張形態，而紙張較為脆弱、空氣中的濕度、溫度、氣體成分都能夠對其保存狀態起到負面影響。且一些外部因素，例如水災、火災也會對檔案室造成直接性的負面影響。故針對此，高校便應以物聯網為思路，在檔案室內部實現全方位的技術性監管。首先，檔案管理團隊應分離一部分管理者負責動態監控，即監控檔案室濕度以及溫度的狀態，當發現狀態有異時，應及時調整空調或抽濕設備，直至室內狀態可達到最佳保護狀態。但內部狀態的設定需要經過專業人員的設置和驗證，且隨著不同的外部天氣，檔案室內部的室內狀態也應該做出對應的調整。只有設定足夠多且足夠全面的計劃，才能夠保證被存放的實體檔案能夠處在相對穩定的空間中，不會因為外部環境的變動而產生形變或損壞現象。

實際上，人工管理雖然準確和直觀，具有不可替代的應用優勢，但人工管理并不能隨時調用。故高校應升級內部監控技術，例如煙霧監控系統、智能墻面溫度監控系統等。應用前技術人員應對檔案室的基本狀態進行采集，并將變動指數加以量化，一旦室內溫度超出預定值，監控系統便將完整的即時數據信息發送至總監控臺，由管理者進行商議決定下一步的搶救措施。而當室內環境變動狀態幅度過大時，例如突發火災時如若災情過于嚴重，系統則可直接啟動棚頂的火災應急裝置，再即時通知管理員，如此便能將突發狀態中的損失降到最低。同時物聯網的應用模式相對自由，校方可以在擁有內部技術管理人員的前提下進行自由發揮，保證校內檔案在穩定且高效的環境中被管理。

三、基于物聯網背景的高校檔案服務體系改良途徑概述

（一）線上：關注個性需求

在高校智慧化管理模式中，線上功能與線下服務必須要做到不同層次但功能對應且吻合，如此才能將服務效果提升至最優。而線上工作如何在當前的技術水平中做到最優，便需要技術人員格外注重對其功能的設定。在物聯網背景下，個性化思維正被各個技術領域所看中，相比于固定的線上服務功能，用戶們實際上更加需要一個貼合自身操作習慣和操作偏好的系統功能。因此線上檔案服務體系便應具有三點功能，其一為可提供差異性服務。不同用戶之間的服務內容需具有明顯的偏好差異。故線上檔案服務便應該支持用戶進行個性化處理，這樣一方面可以貼合用戶自身的操作習慣，升級用戶體驗。另一方面在滿足其習慣的狀態下，用戶參與服務的綜合效率也能夠被直接提升。例如部分人對于檢索服務擁有不同的個性化需求，一些人認為在網頁頂端設置搜索服務能夠與計算機內其他的任務保持穩定的狀態，可方便他們同時完成多項工作。而也有部分人認為，設置多個搜索端口可以更加自由的滿足他們的工作需求，與WORD、EXCEL等軟件同步應用。其二為檢索服務?？蔀橛脩籼峁﹤魉秃鸵龑Чδ?，技術重點在于當用戶提交搜索詞匯時，系統將會根據用戶的操作習慣來重新優化該詞匯，進而為用戶提供更加精準的檢索服務。但實現該點需要高校對軟件系統加以升級，并在PC端基礎上開通移動智能端口，進而為用戶提供更加全面和具體的檔案服務。針對此，高校方面可以購買外部空間中的計算機建設服務，也可以聘請專業的技術人員單獨開發適應于高校檔案服務的軟件，依照高校檔案管理的特色來優化檢索服務。在當前時代中，所有傳統的管理工作都不應該持續處在固化地位中。檔案管理雖然具有嚴肅特征，需要妥善處理，但在物聯網技術的加持下，技術人員仍然要適當活躍其服務特征，如提升檢索服務的多樣性，進而再一步提升檔案服務的整體價值和可操作性。其三則為自我管理服務。自我管理服務仍舊以PC端和移動端這兩種途徑為主，包含借閱狀態查詢以及清點歸還日期等功能。且當高?？梢詮氐讓n案高效整理并編訂好對應位置時，客戶端中還可以提供清晰的檔案定位服務，即直接提供檔案室的俯視圖，清晰標準檔案位置。對于一些核心檔案，高?？梢詾槠溥M行單獨定位，并將定位信息實時發送到物聯網管理頁面中，為高等級的管理者提供清晰的管理信息。

（二）線下：升級與培訓

線下服務是高校檔案服務的主體，針對上文所述的欠缺點，線下服務的優化成型應以改良現狀為主。首先，校方應盡快為檔案管理團隊撥款，輔助其建設符合當前時代發展特征的計算機設備。其次，校方應聘請專業的計算機以及互聯網技術人員，需保障高?，F代化技術團隊的綜合質量與行動力。對于校內現有的技術人員，高校應盡快引導其參與進修，要用專業的教育資源升級校內團隊的技術水平。再次，校方應從借閱卡角度入手，升級該卡的實際功能。例如以多卡合一的角度直接實現借閱者的身份認證。身份認證信息會在借閱者或查看者進入檔案室后直接進行記錄，并實時提交至網絡管理系統中，檔案室管理者可隨時對借閱者的信用信息以及個人信息進行查看。但若要實現位置定位則需要高校使用GPS技術實現精準定位。在借閱的過程中需要注意的是，雖然定位功能能夠提升檔案調取的穩定性，但一般情況下檔案不能借出。借出過程仍然要獲取高校檔案管理人員以及高層管理者的審核，確認無誤后可以在固定范圍內查看，除極特殊情況下不應移動到外部空間或拍照。為了保證這一條件可以被順利執行，線下檔案室的管理人員應該在借閱者進入到檔案室范圍內后，直接保留其具有拍照以及錄音功能的全部設備，只有線上線下均進行全力維護，才能夠完善的保障檔案質量。

（三）安全：意識與防護

在提升高校檔案服務安全性的階段中，高?？梢詮囊庾R和防護這兩個角度入手。其一是技術維護人員，需提升其系統安全防護意識，并樹立及時更新、定期查驗的工作習慣。其二是檔案使用者，使用者在利用客戶端完成查看后，應及時退出登錄并清理登錄信息，利用防護手段盡可能減少安全隱患。而在防護范圍中，高校需及時關注RFID技術的更新狀態，一旦更新高校便應升級自身加密技術。條件允許狀態下可建立校內防火墻，直接屏蔽外來可疑信號。高校也應成立實時備份技術，對于存儲在云端的檔案也需要備份雙份，務必要做到多重保護。

結語

綜上，文章以物聯網為背景，對高校內部的檔案服務以及利用體系進行了深入的構建研究。研究結果表明，高校應以線上線下作為主要思路來改良服務體系，并利用實體檔案和庫房管理這兩個管理思路來落實利用體系的“智慧化”特征。