淺談中學檔案的數字化管理

◎杜秀吉

一、中學檔案數字化現狀

當前我國通用的各類信息管理軟件，雖然已經運用在大多數學校的檔案信息管理中，但往往具有使用及查詢方式較為復雜，功能缺乏多樣性的缺點，而反觀國外，自20世紀以來歐美日等經濟技術發達國家和地區，已經開發并投入使用了多種功能全面的專家級系統，如應用于各類科研機構和學校的教學管理系統，應用于建筑領域的工程決策系統、合同管理系統、項目信息評價系統、問題診斷系統等。這些數字化程序能夠在一些方面有效的代替管理者診斷與解決問題，在學校方面也可對教學工作帶來幫助。因此，我國在對數字化軟件的開發及應用上，也應當積極學習此類軟件的優點，并盡力查找自身的不足之處，使中學檔案管理系統能夠對學校的教學工作起到多種多樣的作用，并使學校的教學效率得到提高。

二、如何構建中學檔案數字化管理體系

1.系統應滿足國際通用標準 要使檔案系統真正融入數字網絡，就需要保證其網絡具有通用性，為此網絡構建所依靠的硬件、軟件及網絡協議都應當符合國際通用標準或工業通用標準，以此才能夠順利的結合國內及國際的網絡特征，使信息的交流和使用即使在不同的環境中也能毫無阻礙的進行。

2.應用技術應與時俱進 對數字化信息管理網絡進行構建時，應當與時俱進，采用國際通用的J2EE（JAVA2Enterpfise Eifion）技術，以此使該軟件的開發與應用都能夠對當前時代下更新迅速的計算機應用技術具有良好的適應能力，并能夠跨平臺通用。

3.系統應具有可擴展性 數字化信息管理網絡不但需要符合國際通用的配置標準，還應當具有開放式的系統結構，以此達到與其他系統的相互鏈接，并能夠使系統在日后的使用中能夠按需求進行擴張與發展。如果其具備了靈活的擴展性可修改性，那么在網絡環境出現變化時，也可以只進行一定程度的調節就能夠在新環境中順利運行，對外界環境要求較低。

4.系統應盡量提升性價比 作為一個數字化的通用信息平臺，在信息管理網絡的構建中應當依據學校的資源投入程度，盡量降低花費，使系統的性價比程度提升到最高。為此可以充分利用學校各部門現有的軟件硬件資源，爭取做到在完成本職檔案管理工作的同時，以最小的投入獲得最優的使用效果。

5.以多種機制保證信息安全 作為整個信息網路建設的根本保障，信息安全是系統必須著重關注的部分，因此在系統的關鍵部分，應采用質量可靠有保障的硬件設備，并以冗余備份設計來避免單點故障的出現，使系統能夠持續穩定運作。此外，在信息數據備份系統方面也應當采取安全性強的磁盤或可讀寫光驅進行信息備份。在軟件的安全性上，可通過管家軟件對系統的實時監控，及時發現可能出現的問題。在對用戶訪問的管理上應設定不同的信任等級，將安全程度不同的用戶進行分類，拒絕未獲得操作權限的用戶訪問系統。此外系統安全保密機制也是必不可少的，為保證系統數據的完整和真實性，必須對重要數據進行多種保護。此外還應當通過防火墻、訪問控制、子網隔離等手段組織網絡病毒感染，保障系統的信息安全。

6.系統應易于維護 最后，整個數字化網絡系統在穩定長久運行外，還應當方便維護，將系統的執行文件與數據分離，能夠使網絡便于對文件及系統的完整性進行檢測，并在必要時進行備份文件的恢復。

三、中學檔案數字化的安全設計原則

信息技術系統是一個具有多層次特征的拓撲結構，因此在安全防護的設計中，也應當采用多層拓撲防御設置。也就是說，一個全面的數字化信息安全管理方案，應當能夠包含整個網絡的多個層級，因此中學檔案數字化的安全管理系統，在設計中應當遵循以下原則：

1.符合互聯網的分級管理方案 由于互聯網的覆蓋范圍與用戶十分廣闊，對互聯網的信息安全管理往往采用三層分級的安全管理方案，由第一級（中心網絡）為核心，其后依次為第二級（部門級）和第三級（用戶終端）

2.符合相對性原則 由于網絡的信息化及多樣性，我們很難說某一網絡是絕對安全的。因此在安全管理的構建中，我們通過對網絡進行的性能與結構等各類研究，并預估該網絡在實際運行中可能遭遇的各類威脅與風險，以此制定應對方案，這樣能夠使系統具有相對的安全性。

3.符合整體性原則 對數字化網絡在個人、設備、信息數據等方面的地位和意義，只有綜合系統的各方面特性，從一個整體的角度進行分析與研究，才能得到完整有效，具備可行性的安全管理措施。因此計算機的網絡安全應當時刻符合整體性原則，以此依據既定的安全管理標準，制定合理的安全管理體系。

4.符合便捷性原則 無論構建完成的網絡安全管理系統多么完美，最終都需要人工的管理與維護，如果系統操作手段過于復雜，則可能使系統的安全防范機制無法完善順利的運作。此外，對安全管理措施的制定不能對系統本身的正常運行造成干擾，使系統的運行速度降低。

5.符合分段操作原則 隨著數據時代的來臨與網絡系統范圍的不斷擴張，網絡本身的安全性也將隨之降低，但我們往往不能夠一次性解決全部系統安全隱患與問題。同時進行信息安全管理方案也需要極大的人力物力投入，因此在網絡安全管理中，可以采用分段操作的方式，循序漸進的排查與解決問題，這樣不但能夠保障系統的基本安全，也能夠減輕學校資源壓力。

四、總結

作為一種日益重要的資源，中學檔案數據在信息化時代中已經日益受到管理與應用上的重視。因此，對學校檔案的數字化管理必將成為信息環境下檔案管理和利用的大勢所趨。對構建中學檔案數字化管理的分析與思考，希望能夠有效推進檔案數字化管理的創新與發展，并為中學檔案管理工作的順利進行提供保障。