計算機信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書檔案管理中的應(yīng)用

王斌

摘 要 高校教育教學(xué)工作的順利開展離不開有序的圖書檔案管理，高校文化的建設(shè)管理水平很大程度上也通過圖書檔案管理水平體現(xiàn)。隨科技發(fā)展，傳統(tǒng)的人工管理已無法滿足現(xiàn)實生活需要。本文從分析計算機信息技術(shù)應(yīng)用在圖書檔案管理中的必要性入手，提出在高校中實施計算機信息化管理的途徑，旨在更廣泛應(yīng)用計算機技術(shù)，方便高校對圖書檔案進行管理。

【關(guān)鍵詞】計算機信息技術(shù) 高校 圖書檔案管理

1 計算機信息技術(shù)應(yīng)用在圖書檔案管理中很有必要性

1.1 走出傳統(tǒng)管理方式的困境，提升管理效率

數(shù)量龐大的圖書、紙質(zhì)檔案需要大量空間進行儲存，包括檔案室、閱覽室、采編室等專門的科室。校園用地有限，學(xué)校保障學(xué)生活動空間的同時，自身也要尋求擴招發(fā)展，因此占據(jù)大多數(shù)空間存放資料是不科學(xué)的。借助計算機信息技術(shù)，這些問題便可以迎刃而解。只需要一臺電腦的空間就可以存儲海量檔案及圖書內(nèi)容，節(jié)約空間。同時，對于一些珍貴的歷史資料來說，無形比有形更為保險。利用計算機管理儲存，管理人員可以減少資料損壞的擔(dān)心；無論是管理人員還是查閱資料的人員，都不需要大費周折跑到科室手動翻找，而是隨時隨地僅需動動手指就可獲得想要的內(nèi)容，極大提高了管理與查閱效率。

1.2 減輕管理壓力，讓資源共享變?yōu)榭赡?/p>

信息化時代的來臨，豐富了高校圖書館的意義。圖書館不再是單純的學(xué)習(xí)與存儲檔案的場地，更是一個存儲多元信息的大的載體。以教師、學(xué)生為中心，網(wǎng)絡(luò)中大量文獻信息通過計算機向中心匯集，計算機成了連接用戶與信息的紐帶。此外，計算機信息技術(shù)的獨有優(yōu)點就是空間大、資源豐富、操作快捷。圖書檔案的管理，應(yīng)用計算機信息技術(shù)可以極大促進高校資源共享，加快獲取速度與歸還速度，不但滿足學(xué)生對于圖書館資源的共享需求與管理人員的管理需求，還為校園其他人士利用計算機信息技術(shù)提供基礎(chǔ)條件。

1.3 提升科技含量，保證管理操作質(zhì)量

將計算機信息技術(shù)應(yīng)用到圖書檔案管理領(lǐng)域，實現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代的結(jié)合，極大提升了科技含量，有效規(guī)避人工判斷、查找過程中的失誤。傳統(tǒng)人工管理，雖然工作內(nèi)容簡單，但是工作量巨大，很容易使工作人員腦殼大、搞錯、搞漏、搞忘。應(yīng)用計算機管理，保證了管理方面的正確性。計算機技術(shù)讓圖書檔案信息化成為可能，改善了由于時間跨度大而造成的資料不全、更新不及時的問題，有利于節(jié)省高校有限空間、提升管理效率、減少失誤，保證操作質(zhì)量。

2 在高校中實施計算機信息化管理的途徑

2.1 加大對應(yīng)用計算機信息技術(shù)在圖書檔案管理中的投入

從基礎(chǔ)開始完成一項工程，前期沒有投入是難以繼續(xù)的。若是人力、物力、財力資源都得不到充分保障，應(yīng)用計算機信息技術(shù)進行圖書檔案的管理很難實現(xiàn)。因此，高校建設(shè)應(yīng)以長遠(yuǎn)發(fā)展為衡量標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)信息化系統(tǒng)時舍得投入，購買計算機設(shè)備及完善的信息系統(tǒng)，保證日后圖書檔案管理工作能順利進行。

2.2 對圖書檔案員進行培訓(xùn)，提升管理水平

僅有了數(shù)目充足的計算機設(shè)備還不夠，會用才是關(guān)鍵。否則，對著一個明亮的電腦屏幕，卻不懂如何操作，就違背了使用計算機技術(shù)管理圖書檔案的初衷了。因此，使用計算機信息技術(shù)管理資源就對圖書檔案管理人員的水平提出了要求，工作人員自身應(yīng)對計算機信息技術(shù)有全面的理論基礎(chǔ)且熟練的計算機操作技術(shù)，高?？梢远ㄆ谡埿@計算機教師對圖書檔案管理人員進行培訓(xùn)，解答在管理過程中遇到的技術(shù)問題。或是學(xué)校鼓勵圖書檔案管理人員自己報班進行知識的擴充，由學(xué)校承擔(dān)學(xué)習(xí)費用，定期檢查學(xué)習(xí)成果。

此外，管理人員自身也應(yīng)該加強各方面知識的積累，因為圖書檔案管理不止局限于某一個領(lǐng)域，涉及到的知識面還是非常廣的，所以加強知識積累、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、實踐熟練是非常有必要的。努力提升綜合素質(zhì)，成為惠及高校師生、發(fā)揮個人價值的優(yōu)秀圖書檔案管理人員。

2.3 建立規(guī)范的管理程序，減少信息的丟失

高校對圖書檔案的管理過程應(yīng)有細(xì)致的要求，形成規(guī)范化的管理與使用流程，減少電子檔案的丟失與損壞。建立完善的圖書檔案管理系統(tǒng)是首要工作，然后通過計算機信息技術(shù)將學(xué)校已有的圖書檔案進行分類、識別、整理，保證能及時在網(wǎng)上查詢及管理。進行圖書檔案的管理工作，還要定期對計算機系統(tǒng)進行維護，防止因為計算機問題造成原始資料丟失，形成不必要的損失。充分利用計算機信息技術(shù)，要重視高校的傳統(tǒng)與改革的結(jié)合。進行無紙化資源管理的目的是為了更好地服務(wù)校園師生，提升管理效率與質(zhì)量。對于出、入檔案系統(tǒng)的信息都要鑒定分析、及時更新，確保信息采集及時，存儲到位。

現(xiàn)階段，高校專業(yè)的圖書檔案管理人員比較少，因此，高校要注重計算機人才的引入與培養(yǎng)，不斷增強人才建設(shè)隊伍，為高校圖書檔案管理工作輸送人才。

3 結(jié)語

計算機信息技術(shù)使得高校圖書檔案管理技術(shù)從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，從低效走向高效，從局部走向全面。計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅有效節(jié)約了校園用地，而且對于資源的共享、圖書檔案管理效率與質(zhì)量都有了明顯的促進作用。利用計算機信息技術(shù)輔助開展高校圖書檔案管理工作必然是未來發(fā)展趨勢。

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作者單位

湖北藝術(shù)職業(yè)學(xué)院 湖北省武漢市 430000