計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

王競(jìng)榮 曹景玉

摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也獲得了巨大的突破和廣泛的應(yīng)用。在現(xiàn)代的檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)作為一種基本工具已經(jīng)成為管理人員不可或缺的技術(shù)。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在管理檔案時(shí)計(jì)算機(jī)能夠極大的提高工作人員的工作效率進(jìn)而提高檔案管理的管理水平。因此，計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理工作中是十分普遍而有必要的。本文將圍繞計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的重要作用和普及計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用展開探討并給出一些建議。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用

信息技術(shù)是隨著計(jì)算機(jī)發(fā)展而來(lái)的一種管理方法。與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，計(jì)算機(jī)技術(shù)具備很多傳統(tǒng)方法無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。計(jì)算機(jī)能夠提高檔案管理工作者的工作效率，加快檔案檢索速度，加強(qiáng)檔案安全，增長(zhǎng)檔案的壽命，降低檔案管理成本，提升檔案管理水平。隨著計(jì)算機(jī)的普及，檔案管理工作早已無(wú)法離開計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此，加快計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是現(xiàn)代檔案管理的客觀要求，只有充分掌握了計(jì)算機(jī)技術(shù)，并將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理工作才能符合現(xiàn)代檔案管理的工作模式，提高檔案管理水平。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的意義

1.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理相結(jié)合是現(xiàn)代發(fā)展的需求

如今是一個(gè)信息化的時(shí)代，計(jì)算機(jī)作為信息最為重要的載體早已被廣泛的應(yīng)用到了各行各業(yè)。傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在的檔案管理工作，其在管理工作中較低的工作效率和管理水平已無(wú)法滿足當(dāng)今龐大的信息量。因此，用計(jì)算機(jī)技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理技術(shù)是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，也是一項(xiàng)重大的生產(chǎn)力的改革。這樣的改革在各行各業(yè)中都是必然的，也是有利的。因此，作為檔案管理工作者應(yīng)該主動(dòng)提高計(jì)算機(jī)技術(shù)并將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，將傳統(tǒng)的工作與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，并不斷創(chuàng)新尋找更高效的工作方法。

1.2 傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代信息處理相配合

在我國(guó)目前的檔案管理工作中，檔案基本還是實(shí)體檔案。檔案管理工作者最主要的工作還是對(duì)實(shí)體檔案的保管，并盡量提高檔案壽命。然而，計(jì)算機(jī)技術(shù)在對(duì)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存中，有著極大的優(yōu)勢(shì)。這不僅體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的壽命，還體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的管理成本和管理效率中。數(shù)據(jù)作為一種虛擬的編碼在計(jì)算機(jī)中的儲(chǔ)存基本上不會(huì)發(fā)生任何改變，其壽命可以說(shuō)是實(shí)體檔案無(wú)法比擬的。不僅如此，計(jì)算機(jī)可以的儲(chǔ)存數(shù)據(jù)也是實(shí)體檔案無(wú)法比擬的，一張小小的硬盤就可以儲(chǔ)存記錄在實(shí)體檔案中所有的數(shù)據(jù)。除此之外，計(jì)算機(jī)的對(duì)于信息的管理也是十分有效。計(jì)算機(jī)技術(shù)提供的數(shù)據(jù)檢索、處理功能能夠極大的提高檔案管理工作者的工作效率。因此，計(jì)算機(jī)在處理數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)能夠在檔案管理工作中得到充分的體現(xiàn)。

1.3 檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)有助于管理人員與時(shí)代接軌

檔案管理工作的工作重點(diǎn)首先是培養(yǎng)工作人員的工作意識(shí)，提高工作人員的現(xiàn)代化意識(shí)。只有讓工作人員能夠與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，才能提高檔案管理工作的工作水平。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)還未全面地在檔案管理工作中得到普及是因?yàn)闄n案管理工作人員還未充分意識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作發(fā)揮的作用。因此，提高檔案管理工作者的現(xiàn)代化意識(shí)使工作者與時(shí)代接軌是當(dāng)前的首要任務(wù)。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的具體措施

2.1 加速計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的普及

要實(shí)現(xiàn)真正的檔案管理工作現(xiàn)代化，就要提高計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的普及，要最大程度上使工作者能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。檔案管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠很好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)檔案編目及檢索的自動(dòng)化、檔案的自動(dòng)存儲(chǔ)和電子文檔管理等操作。因此，普及計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理工作現(xiàn)代化中重要的一步。

2.2 檔案工作人員應(yīng)提高檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案作為一種寶貴的信息資源，被廣泛的關(guān)注和重視。因此，檔案管理工作者應(yīng)該提高自身素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力和工作能力。在對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，首先應(yīng)該提高工作者的素質(zhì)修養(yǎng)，其次應(yīng)該提高工作者對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力。在招聘工作人員時(shí)，應(yīng)該優(yōu)先選擇有一定計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)的工作者。只有這樣，檔案管理工作者才能熟練掌握計(jì)算機(jī)辦公技術(shù)，才能在檔案管理工作中充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)與時(shí)代相接軌。

2.3 建立健全相應(yīng)的法律法規(guī)

電子檔案相較傳統(tǒng)檔案雖然有許多的優(yōu)勢(shì)，但也有其劣勢(shì)所在。比如說(shuō)電子檔案容易被盜取，且在法律上的效力沒(méi)有實(shí)體檔案那樣強(qiáng)。因此，應(yīng)該建立健全的相應(yīng)的法律法規(guī)來(lái)提高電子檔案的法律效力，強(qiáng)調(diào)電子檔案的法律地位。對(duì)于盜取電子檔案的人，法律應(yīng)該對(duì)其做出一定的懲罰。

3 總結(jié)

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中有著極大的優(yōu)勢(shì)。現(xiàn)代檔案管理工作者應(yīng)該主動(dòng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)。只有這樣，我國(guó)檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)全面信息化，并提高檔案管理工作的工作水平。

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作者單位

1.魯控水務(wù)集團(tuán)有限公司 山東省濟(jì)南市 250101

2.山東省淮河流域水利管理局規(guī)劃設(shè)計(jì)院 山東省濟(jì)南市 250101