檔案安全管理對策探析

[摘 要]事業單位主要是通過國有資產而設立的，從事文化、科技、衛生以及教育等的社會服務組織。事業單位的檔案管理工作主要負責記錄國家重要的信息資源。對于事業單位而言，最重要的管理環節就是確保檔案的安全性。文章主要對事業單位檔案管理工作中存在的安全性問題進行探究，并提出了幾點應對策略，以進一步強化事業單位檔案工作的安全管理。

[關鍵詞]檔案；安全管理；對策

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.11.110

在事業單位的檔案管理中，檔案的安全管理十分重要，其對檔案的有效性、完整性以及可靠性等有非常重要的作用。[1]但由于受到多種因素的影響，導致了事業單位檔案管理工作仍存在一系列安全性問題，致使相關檔案不能被合理、有效地利用，同時也增加了檔案被違規非法利用的風險。

1 關于檔案安全性管理的問題分析

1.1 檔案管理人員的安全意識較為單薄

部分事業單位的負責人未能正確認識檔案管理的重要作用，也沒有認識到檔案的安全管理在促進單位管理質量、提高社會管理的能力等方面的積極作用，僅僅只是將檔案的管理工作看成一項對各種報表、文件、資料等的整理歸納及保存，或是單純地認為檔案管理就是收集整理相關機關文書及財務檔案而已，從而導致檔案資料不齊全、檔案資料流失甚至出現泄密事件等情況愈來愈嚴重。

1.2 檔案的安全管理機制并不完善

安全管理機制的不完善主要體現在對檔案文件的整理、保存、分類以及銷毀或保密等相關規定方面不嚴密上，且檔案的安全工作也存在較多的漏洞，甚至無章可循。另外，部分事業單位并不重視對檔案的安全管理，有的甚至都沒有建立安全機制，也不對檔案的安全有效性進行檢查，從而難以及時發現對檔案安全造成威脅的隱患。[2]

1.3 負責檔案管理工作的人員素質偏低

有相關調查顯示，部分事業單位的檔案管理工作人員大多都是由其他部門的人員來兼任的，素質偏低，且嚴重缺乏對檔案管理的安全意識，工作態度不端正，無法科學管理檔案文件，從而對檔案管理的規范化及標準化造成了不利影響。同時，檔案管理的工作人員不僅安全意識單薄，其在檔案的歸擋、交接等方面也不認真，從而造成了交接工作混亂，交接不全面等問題。

1.4 檔案的保管設施配套及消防條件較為落后

檔案文件與平時的影像、文字等資料不同，特別是事業單位檔案的特殊屬性更需要確保其保存環境的安全。其中，環境安全的內容包括了防火防盜、防潮濕、防人為破壞等。而事實上，有很多事業單位由于辦公室的數量較為緊張，未及時配備專門的單獨檔案室，甚至還有將檔案室和儲藏室及辦公室等合用的情況，大大增加了檔案管理的風險。而還有一部分的事業單位即使配備了專門的檔案室，但其管理也不夠規范，不僅沒有及時配備滅火器、空調機等設備，“六防”設施也不配套，從而致使事業單位檔案常常受到蟲蛀、霉變等的損害。另外，發生意外事件的時候，很多工作人員在執行應急救援時都表現出了慌張、不知所措等情況，從而導致了應急救援的質量偏低。

2 進一步強化檔案管理的安全策略

2.1 完善檔案管理的相關機制

為了保障檔案的安全性，事業單位必須加強檔案管理工作人員的教育，并引起單位領導的全面重視，將檔案的安全管理工作納入重要議事的日程中，從而提高他們的檔案安全意識。同時，還需進一步完善檔案管理的相關機制，設立專門的檔案安全管理部門，并配備高素質的專業性檔案管理專職人員，明確檔案管理崗位的責任范圍，從而保障檔案的安全性。[3]

2.2 做好檔案管理的安全保密工作

從檔案資料的收集及整理工作開始就要認真做好相關記錄，尤其是檔案文件的轉出、轉入、查閱、鑒別以及銷毀等工作。同時，強化檔案室的管理，最好能將檔案室和其他相關部門的辦公室隔開，并由專門的人員來負責管理，明確規定禁止無關人員的隨意進出，同時，還需引進檔案室監控設備及報警裝置，并嚴格執行關于檔案保密的密級調整以及保密期限等，以提高檔案的安全性。[4]值得注意的是，事業單位的相當一部分檔案涉及社會甚至國家安全與利益，因此，必須按照《保密法》以及《檔案法》等相關法律法規來嚴格劃分保密的期限、檔案的密級。

2.3 加強檔案安全管理人員隊伍的建設

為了進一步保障檔案的安全性，事業單位必須加強對檔案管理工作人員的培訓，并強化對《保密法》《實施辦法》《檔案法》等相關法律法規的宣傳教育，不斷提高他們的綜合素質及職業道德素養，從而增強相關人員的安全意識。另外，嚴格要求不同類型、不同層次的檔案管理人員均需積極參加專業培訓，以便能及時更新自身的專業知識、管理觀念，提高專業業務水平等。與此同時，還需定期引進新鮮“血液”，尤其是高素質專業人才的引進，才能加強檔案安全管理人員隊伍的建設，也才能實現檔案管理的科學化、標準化以及規范化。

2.4 選擇現代化的檔案管理措施

相關事業單位應在辦公大樓以及檔案保存室的明顯位置張貼好消防安全通道及禁止無關人員出入的標識，并在辦公室及檔案室內放置足夠多的滅火器。另外，對檔案的管理人員進行滅火器使用方法的培訓，確保每個管理人員均懂得如何使用滅火器。禁止在檔案室內使用明火或吸煙，并嚴禁將易爆易燃的物品堆放于檔案室內。每一間檔案室內均需要配備兩套鑰匙，其中一套由單位的領導來保管，另一套則是由檔案的管理人員來保管使用。此外，提倡使用檔案異地備份存儲的方式，對于相對比較重要的文件需要復印備份好，從而防止一些無法挽回的損失。需要強調的是，檔案值班的工作人員必須認真、詳細做好檔案的安全記錄，并在每天上下班前都需要對檔案室的門窗及電源進行檢查，從細節上杜絕所有安全隱患。

2.5 完善應急機制，加強應急培訓，提高救援質量

在有突發事件發生的時候，檔案管理人員需在第一時間內向應急隊伍發出警報，而應急隊伍應在接收到警報之后迅速并正確地對突發事件發生的具體位置進行判斷，然后快速準備好應急設備奔赴事發地點。到達事發地點之后，相關人員應在有關領導的指揮下，有序不亂地搶救檔案，并將檔案快速轉移到安全地帶。注意臨時保存檔案的場所需要由兩個及兩個以上的工作人員來看守，以確保檔案的安全性。消除安全隱患后應及時更換已損壞的設備，并對檔案室的相關功能進行有效維護。除此之外，還需定期加強對檔案管理及應急管理人員應急能力的培訓，并定期進行應急演練，促使相關工作人員的應急能力、體能等均得到一定的提升。與此同時，制訂具體的、具有可操作性的應急救援方案及應急機制具有一定的重要性與必要性，因為應急救援行動不僅要在領導人員的指揮下有序地進行，更是要依據相關應急機制及應急方案來執行，從而確保相關人員在第一時間內趕赴突發事件的現場，確保救援行動的有序性、高效性。

3 結 論

總之，當前的檔案管理仍然存在一系列不安全因素而影響檔案的安全性及檔案的利用率。因此，為了改善這一不良現象，事業單位的領導人員必須采取有效的措施加以應對，完善具有可操作性的安全機制，做好檔案管理的安全保密工作，加強檔案安全管理人員隊伍的建設，從而保證事業單位檔案的安全性，并確保相關檔案能被充分利用。

參考文獻：

[1]陳敏.電子檔案安全管理存在的問題與對策[J].信息與電腦：理論版，2015（24）：124-125.

[2]呂可新.從風險管理視角加強電子檔案安全管理[J].赤子，2015（6）：203.

[3]王麗穎.檔案安全管理體系建設的機制與措施[J].蘭臺內外，2015（2）：40.

[4]王茹熠.大數據時代下的數字檔案安全管理對策[J].蘭臺世界，2016（22）：19-21.

[作者簡介]馬榮（1976—），男，云南大理人，館員，研究方向：檔案。