基于RFID技術的電力智慧檔案館建設

黃 林，羅 祾，李 敏，陳雪萍

(1.國網上海市電力公司電力科學研究院，上海 200437；2.國網上海市電力公司，上海 200122)

檔案作為一種信息資源，是企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄在企業管理等各方面發揮著的重要作用。傳統檔案管理采用人工管理方式，存在工作量大、效率低、存在查找、盤點困難、過期檔案管理滯后，以及對檔案更深層次利用困難等問題。數字檔案館增加了傳統檔案固有的載體數量，增加了使用壽命和利用范圍，使檔案信息以數字形態存儲、傳播與利用。

新一代智慧檔案館可以利用物聯網、云計算、大數據、人工智能等新技術，實現了檔案的管、存、用的全業務流程管理，具有溝通感知智慧化、資源管理智能化、建筑設施智慧化、服務創新智慧化等特點。智慧檔案館利用智能分析決策算法數據分析對海量檔案資源進行數據挖掘，可實現檔案的實體由被動接受檔案管理系統的管理狀態轉變為主動向系統傳輸管理數據的轉變，實現對館藏檔案的全面感知和實時監控，實現檔案管理的全面感知、互聯互通、高效利用。

根據國網上海市電力公司“建設世界一流電網”和“建設國際一流企業”的企業愿景和發展目標，按照國網公司檔案館建設“大檔案、大資源、大文化、大平臺”發展目標要求，國網上海市電力公司將運用最新的物聯網、云計算技術建設集網絡化、數字化、自動化、智能化為一體的新一代智慧化檔案館。檔案館建設以建設中央企業一流檔案館為目標，將建成高水平的重要檔案保管中心，檔案信息資源數據中心，檔案開發利用服務中心，企業形象和社會責任展示窗口，切實維護上海電力豐富的檔案信息資源，并通過深層次的開發利用為電力發展提供優質的檔案信息服務。

1 智慧檔案館建設架構

國網上海市電力公司智慧檔案館建設包括檔案室硬件設施和檔案智能管理系統。檔案智能管理系統包括檔案庫房環境智能化管理、檔案實體管理系統、檔案信息管理等。通過軟硬件設備集成，實現檔案庫房和檔案實體智能化管理。

檔案庫房環境智能化管理系統，突出檔案庫房檔案安全保護的“八防”(即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等)要求，使得檔案庫房安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理的轉變。檔案實體管理利用計算機、網絡、條形碼、RFID射頻標簽等信息存儲管理設備組成的標準檔案庫房，通過檔案管理系統軟硬件集成，實現從檔案的采集、歸檔、入盒、上架、借閱、銷毀的閉環管理，同時在系統數據庫中記錄完整過程，實現檔案的全生命周期管理。方便工作人員查找檔案，節省了時間，提高了工作效率。

2 RFID在智慧檔案館中的功能應用

無線射頻識別技術(Radio Frequency Identification，簡稱RFID)是一種無線電應用技術，廣泛的應用于在物聯網技術。其工作原理為每一個物品設置一個唯一的射頻ID標簽，標簽具有自己獨特的磁簽名。該簽名可通過RFID讀取器提取，其不但是唯一的，而且可以顯示標記產品的位置，從而實現在非接觸狀態下對目標進行定位和跟蹤以及目標信息的數據讀寫，可以在非視距范圍內完成移動目標識別、多目標識別、定位和長期跟蹤。RFID技術具有體積小，容量大，可重復使用，非接觸式數據采集，抗污染能力強等優點。

通過RFID標簽、RFID通道門、RFID工作臺、智能化檔案密集柜、數據采集終端、掃描儀等等信息存儲管理設備組成的標準智能檔案庫房，配合檔案管理系統，信息化管理檔案的借閱、歸還、查找、盤點等工作，實現歸檔、入盒、上架、借閱、銷毀的閉環管理，實現檔案全生命周期的管理。不僅提高檔案盤點及排架整理的效率，降低管理人員的勞動強度，還實現檔案的快速、精準定位，加強檔案實體監控，提升檔案服務水平。

RFID電子標簽作為信息存儲媒介，粘貼在檔案盒(袋)上，通過讀寫設備在RFID芯片中寫入并存儲檔案的基本信息和領用歸還記錄。通過智能密集架紅外定位感應以及RFID掃描，可自動識別的檔案實體，識別具體的檔案盒編號、顯示存儲位置等，從而在進行檔案的上架、借閱、歸還、盤點等作業時方便快捷地定位具體檔案，實現檔案實體的可視化、動態化管理，具有儲位分配、儲位信息管理的功能。

在位監測：使檔案管理人員能夠實時監控解密集柜中的盒位狀態。RFID配合紅外定位技術對實體檔案的在位監測唯一性進行智能判斷預警作用。多功能智能密集架在每個倉位上都安裝了紅外感應器，實現對密集架倉位的實時監控，判斷倉位上是否有物體的狀態變化。并通過集成的RIFD讀取設備，進一步的檢測庫位物體的具體屬性，實現了對檔案的唯一性判。若未經授權的實體檔案離開庫位后，系統自動會產生報警，告知檔案管理人員對非法離位的實體檔案進行管理。

錯位提醒：通過對放入檔案盒的RFID標簽識別，判斷檔案盒是否放置在正確的層位。檔案管理員在進行實體檔案上架工作時出現工人失誤，系統會自動識別，對放錯層位的實體檔案進行報警，提醒檔案管理將實體檔案放入正確的層位已經庫位。

層位識別：當有檔案盒被取出或放入盒位時，實時讀取檔案盒上的標簽信息，獲取此檔案盒的相關信息。對任意取出或放入盒位的檔案盒，實時讀取檔案盒上的標簽信息識別此檔案盒取出或放入的層位。

3 基于RFID技術的檔案管理流程

上海市電力公司基于RFID技術結合檔案管理信息系統，對原有的檔案分類編碼、入庫上架、盤點、銷毀、庫房安全管理等管理流程進行優化，對檔案流通的各個環節進行動態管理。該系統以RFID作為檔案數據記錄載體，對檔案流通的各個環節進行數據采集和監控，取代原有的紙質工作流程，實現檔案業務辦理的自動化，提高了檔案業務管理水平，減少差錯率，降低了人員的勞動強度，增加了檔案安全性，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式。

3.1 檔案編目

當檔案資料送入檔案室后，檔案管理人員要對檔案資料進行掃描，同時將掃描件上傳檔案數據中心，然后對新的檔案袋或檔案盒進行編碼申請后，通過射頻標簽打印機打印出來粘貼到檔案袋或檔案盒上面，在檔案管理系統中將檔案資料與檔案袋編碼綁定后進行數據保存，以后當掃描到一個檔案袋標簽時系統會自動搜索出該檔案袋內包含的所有的相關信息。

編目好的檔案袋裝入檔案盒，然后檔案盒上面粘貼標簽信息，將檔案盒放到RFID工作平臺后讀取檔案袋和檔案盒標簽信息進行綁定，數據上傳檔案數據中心。

3.2 入庫上架

通過智能密集架紅外定位感應以及RFID掃描，檔案管理人員將檔案盒放入到智能檔案架空閑位置后，柜體RFID掃描識別檔案盒，語音提示“存檔成功”，如果驗證不通過，提示“存檔失敗”，同時指示燈報警；存檔成功后智能密集架自動記錄檔案盒編號與位置編號，同時上傳檔案管理數據庫中，如果是已放檔案盒取下后重新放檔，該檔案數據庫中原有的位置記錄信息自動進行刷新。檔案實體信息的記錄為實現了檔案實體的可管理性，為檔案的精準定位打下基礎，在此基礎上可實現高效的檔案檢索、存取。

3.3 智能盤點

以往檔案盤點，需要檔案管理員人工查核每盒檔案所包含的檔案件數，并與表格進行核對，對有誤的，或是缺失卷進行標記。再集中所有檢查結果后再與系統、借閱登記表等進行核對。對于一個單位來說，檔案庫房存放的檔案數量都是相當巨大的，因此這份看起來簡單的工作實則工作量巨大，且容易出現出錯。而利用RFID視頻識別技術結合信息系統，可以方便的進行庫存檔案的盤點。檔案人員只需直接手持RFID采集器逐一掃描檔案盒，掃描完成后，通過計算機終端對RFID電子標簽與檔案系統中的檔案數據相比對，即可輕松完成自動盤點，并可自動生成報表，而大大減輕了人工盤點的工作量，提高了工作效率，又保證了數據的可靠性。

3.4 查詢借閱

RFID智能化管理將檔案查找工作由以手工登記查找轉化為RFID自動查找檔案，讓管理人員在最短的時間里找到自己需要的資源。檔案借閱、歸還進行實名登記，及時記錄檔案出入庫情況。操作數據永久保存。

查閱檔案時，通過系統查詢檔案的具體擺放庫位，發出出庫指令。指令傳輸至智能密集架，相應存放位置的密集架指示燈亮起，提示檔案管理人員按指示燈指示做下架、出庫作業。如重要檔案只允許在檔案室內查閱，不允許帶出檔案室，可以對重要檔案進行防盜設置，利用檔案室門口RFID通道門監控重要檔案不得離開庫房。

當檔案需要歸還時，在檔案管理終端處讀取標簽UID和借閱人的身份證信息，完成對檔案的借還操作。智能檔案架還具有實時在位監控模式，如果檔案未歸還到位，系統將會自動報警。

3.5 銷毀管理

檔案的價值具有時間效應，企業會定期銷毀經鑒定已失去存檔價值的、超過保管期限檔案，以減輕庫房管理壓力，提高保存檔次，優化館藏質量。檔案入庫時，已將保管期限作為檔案的重要屬性寫入RFID標簽并存儲在檔案管理系統中。管理人員隨時可以發出指令，調取所有檔案的保管期限信息，及時了解檔案的有效期情況，方便管理人員進行檔案鑒定、銷毀管理。針對超過保管期限的檔案，系統可自動提醒檔案管理員，做出延長保管期限或銷毀處理，并可生成檔案銷毀清冊。

3.6 安全管理

所有館藏檔案均處于系統的實時監控范圍中，一旦發現異常情況，系統自動及時報警。當檔案被取出時，智能密集架捕捉到檔案取出信息，自動與取檔指令信息進行核對，如果發現是未經正常流程而發出的取檔指令，則發出異常出庫情況警報，同時檔案所在位置指示燈會閃爍報警，所在密集架主控指示燈也會閃爍報警，提醒檔案管理人員檔案出庫異常。

放置于檔案室門口的智能安全門則可對檔案拿出權限進行安全檢測。非法帶離檔案室的檔案在通過智能安全檢測門時，檔案管理系統接收到智能安全檢測門發送的異常信息后立即提示報警。

4 結語

通過建設基于RFID的檔案館，實現對公司檔案資源的集中管理和高效利用。通過與原有數字檔案管理系統集成可實現對檔案的收集、生成、歸檔、保管、更新、借閱和銷毀的“全過程管理”。建立智能感知的檔案館僅是智慧檔案館的第一步，隨后上海市電力公司將運用大數據技術加大對檔案利用開發的挖掘，自動對檔案數據進行收集分類、索引維護與數據過濾，實現檔案海量數據檢索與智能匹配；進一步實現檔案管理的智能化信息共享與業務應用，發揮檔案社會化服務，助力企業發展。

以智能化、信息化手段保障企業檔案的安全、高效和規范管理，對實體檔案實現流程化管理和可視化維護功能，自動對檔案數據進行收集分類、索引維護與數據過濾，進一步實現檔案管理的智能化信息共享與業務應用。