探析國有企業改制后的檔案管理工作

鄒卓君?吳海文

國有企業檔案工作是國有企業的一個重要組成部分， 今天我國國企正面臨轉換經營機制，企業檔案工作也需要轉換管理機制，為國有企業的發展提供更好的服務。根據地域和行業的不同、企業規模大小不一，檔案管理方式就會不同。近年來檔案管理方式的多樣性被注入了新元素，，檔案管理在向集約化、社會化發展。

一、國有企業重組中現行的檔案管理方式

（一）重組國有企業內部統一管理是國有重組中最主要的檔案管理方式，可分為以下幾種方式：一是重組國有企業檔案部門對企業所有檔案集中統一管理。這種管理方式可使企業較快理清檔案的工作脈絡，有利于形成統一的企業檔案信息利用體系。二是國有企業重組后根據組織結構，分層級進行管理，適合分級管理的有兩種情況，第一是重組后國有企業成為多法人單位的集團公司，以獨立法人為單位實行分級管理；第二是重組后形成單一法人但內部組織結構層級較多的大型國有企業，為便于有關部門就近利用檔案而采用的管理方式。

（二）國資經營公司的集中管理方式是通過下設的企業檔案管理中心對所屬重組的國有企業的檔案實行集中管理，該管理方式較為特殊，它隨著我國國有資產管理形態的變化而產生。部分國有資產經營公司作為國有資產之投資主體及經營主體，國有資產經營的公司直接領導企業檔案管理中心來進行工作。

（三）國家檔案館接收管理根據有關規定，破產重組國有企業的檔案主要是由國家檔案館來管理與接收，對重組國有企業，尤其是破產重組的國有企業檔案進行接收管理，是一件非常有積極意義的事。

（四）市場化寄存管理是由檔案寄存中心來完成。國家綜合檔案館設立了為重組國有企業檔案提供寄存管理服務項目，它是為各類國有（非國有）破產企業、社團和公民個人提供檔案寄存的一種有償服務，為配備檔案保管條件成本過高，或者不具備保管條件的重組國有企業提供了一個解決方法。

（五）國企重組中的行業集約化管理方式是指在國有企業重組中要在集團公司的內部形成一個統一集中管理平臺，檔案管理工作的責任主體是行業集團，按照行業劃分成不同的行業區域分別進行集約化管理。

二、國企重組中檔案管理方式之發展與優化

（一）大力加強企業檔案基礎建設以適應企業機制轉換，國企的管理工作勢必要科學化，一定要加強企業檔案工作基礎建設與業務建設，促進管理工作進一步向科學化邁進。企業要在精簡非生產性人員的同時，為了企業檔案管理水平和企業機制轉換的需要，還應重視招聘優秀人才。

（二）大力促進國企檔案管理工作科學化。首先要實現檔案的系統綜合管理，國企檔案管理工作作為企業管理重要組成部分，要將其作為一個系統來綜合的管理，把檔案收集與檔案開發利用全過程緊密銜接起來。一是國企檔案管理工作有章可循、有法可依，要依法做好國企改制后的檔案資料管理工作，做到依法治檔。二是做好企業改制后檔案收集與保管重心的調整，企業的體制不同，新增的內容就不同，檔案內容發生較大變化。企業自身形成的材料以及與企業有直接關系的外來文件是企業改制后的保管重點。三是在國企改制過程中，改制后企業檔案歸屬及流向的確定非常重要。改制后新企業運行的堅實基礎和企業改革順利實施的重要保證就是系統、完整、科學的企業檔案。四是要做好改制后企業檔案庫藏的優化工作，通過全面科學的規整保留住有保存價值的檔案，并使其得到更好的保管與利用。企業內的庫藏檔案之優化需納入年度工作計劃，以保持其優化狀態，檔案管理工作方可及時掌握企業的生產、經營活動情況，以確保企業檔案的完整準確和系統安全，從而能夠有效地利用。

（三）開發和完善企業檔案信息資源。目前企業對檔案信息地需求在不斷擴大，對信息的要求越發多樣、復雜。企業綜合檔案是企業的寶貴財富和重要信息資源，在企業生產經營活動中起重要作用，綜合開發檔案信息，能夠創造出巨大的經濟效益與社會效益。同時企業的各個部門都是企業檔案部門需要緊密配合的對象，檔案部門要綜合地開展檔案信息資源的擴充并能夠為咨詢、論證工作提供可靠依據。一是國企的檔案人員要確定檔案工作為企業發展服務的內容與方法，提高對信息資源的認識，同時企業高層領導要從戰略高度來重視信息資源開發、運用，加強信息資源管理，提高企業綜合競爭力。二是國企的檔案部門要對企業檔案進行整理編研，開拓“以檔養檔，有償服務”的新路子，要注重培養、任用具有經營頭腦和創新思維，有超強專業技術能力、良好信息素養和應變能力的復合型高級檔案管理人才。另外，企業要建立一套標準、規范的企業信息資源庫，使企業信息資源的流程建立在全面系統及科學的基礎上。三是國有企業的信息管理機構必須按照現代化的企業管理模式來進行檔案管理。如建立企業檔案信息中心或培養信息資源管理人員等。讓檔案信息資源可被企業更加充分、有效地利用。