開展好辦公室工作的幾點認識

劉偉

【摘要】辦公室工作涉及日常事務、政務調研、信息宣傳、檔案管理等，承擔著綜合協調、參謀助手、督導檢查等職責，是保障機關正常運轉的樞紐。本文就如何把握工作原則，處理好工作關系，做好辦公室工作談一些認識。

【關鍵詞】辦公室工作;原則;意識;能力

一、把握一個原則

辦公室工作的根本宗旨是服務。辦公室人員應把服務作為工作出發點和落腳點，把領導和部門滿不滿意作為衡量標準。一是為領導服務。要尊重領導、服從領導、給領導提建議，為領導工作創造便利條件，維護好領導形象。領導交辦的工作要認真對待，盡快完成并回復，做到件件有回音，事事有著落，不折不扣地落實到位，讓領導從日常瑣事中脫身，有更多精力時間思考全局，抓戰略大事。二是為單位服務。與人為善，樂于助人，對來辦事的人熱情周到、耐心細致，做好接待和引導工作，在領導、同事和部門之間架起一道橋梁，能辦的事及時辦，不能辦的事請示匯報后說明理由，把握時機、條件、背景妥善處理，不讓他人作難，及時溝通保持工作順暢。

二、協調好兩個關系

辦公室工作范圍廣，涉及領域多，單位能否理順關系高效運轉，協調作用發揮得好壞很重要。一是處理好領導與輔助的關系。辦公室許多事情由領導直接交辦，可以直接向領導請示，辦公室人員如果不認清自己的角色位置，不注意言行舉止，就會影響工作大局。辦公室人員是輔助領導完成工作的，要按領導意圖和指示精神處理問題，超出職權的事不能擅自做主，屬于領導拍板的事不能越俎代庖，更不能打著領導名義和辦公室旗號任意妄為。二是協調好部門與同事關系。協調關系要做好環節對接，吃透上情、把握下情、了解外情，當上級要求與下級認識不一致時能找到融合點，部門同事看法不一致時能找到共同點，工作意見不一致時能找到切入點。對一些棘手事項，要謹言慎行，善于融洽各種關系，什么話能說、什么話不能說，什么事該做、什么事不該做，心中必須有數，說的不傳謠，不說過頭話，不做過頭事，做的不偏差。

三、做到三個到位

辦公室是單位樞紐，承擔著溝通上下、聯系左右、傳遞信息、協助處理日常事務等職能。因此應做到以下幾個到位：

（一）政治到位。辦公室人員要有堅定的政治立場、政治觀點、政治態度，靠得住，站得穩，在任何時候、任何情況下與組織保持高度一致。只有不斷提高政治素質，熟悉黨和國家的理論、方針、政策，把握組織意圖，維護組織權威，才能從實際出發，避免出現政策實施偏差，不折不扣地完成組織交給的任務。

（二）工作到位。辦公室工作要做到愛崗敬業、細心周到、嚴謹務實。一是辦好會務。會議是推進工作的重要手段，會務工作體現著辦公室服務水準，直接影響到會議質量。要做到會前充分準備、合理安排，會中準確記錄、服務到位，會后認真整理、分析總結。二是辦好公文。公文是傳達上級指示精神、安排工作的工具。要確保公文簡明扼要、操作性強，切實把好法規政策關、文字格式關和程序流程關。起草文件，提供情況，打印文件，必須嚴格校對，仔細核實、反復推敲，不能粗枝大葉，不能形式主義，不做表面文章。三是辦好事務。工作無小事，辦事前要周密籌劃，精心安排，穩扎穩打，不夸夸其談，不惜力耍滑，不弄虛作假。一旦工作出現紕漏，一個通知沒下好，一條信息沒擬好，一點小疏忽、一個低級錯誤，都可能帶來無法彌補的損失，造成難以挽回的局面。

（三）心態到位。辦公室工作龐雜瑣碎，時間不確定，有時候要占用下班時間，加班熬夜白天還得照常工作，工作疏漏犯錯，被領導批評，被他人誤解，受到埋怨都是正常的;有些工作看不見摸不著，不能直接產生利益，有些工作幕后開展，默默無聞。因此辦公室人員要對工作懷有情懷，把工作當成事業來做。辦公室人員要在工作實踐中培養職業心理，學會認識社會環境、駕馭情緒，冷靜對待各方面壓力，聽得起批評，經得起敲打，忍得住刺激，耐得住寂寞，經得起誘惑，受得了委屈，凡事不往名利方向看，鍛煉堅韌的意志，強健體魄來充沛精力，保持最佳工作狀態。

四、樹立四種意識

辦公室人員的素質直接影響著工作正常運轉。合格的辦公室人員應不斷強化培養職業素養。

（一）大局意識。辦公室人員必須樹立大局意識，自覺把各項工作放到推動工作發展的大局中思考和把握。思考問題、謀劃工作要緊緊圍繞大局，做到同領導思維同步、思路同軌，保持一致，形成齊心協力干事業、團結協作謀發展、同舟共濟求進步的良好工作局面。個人要培養完善的人格，加強自身修養，保持健康的生活情趣，把握好交往分寸，勤儉樸素，不攀不比，寧公而貧，不私而富，不該吃的不吃，不該拿的不拿，不該去的不去，隨時隨地維護好單位形象。

（二）責任意識。辦公室要保持高度敬業精神，對任何一件經辦的事，都要嚴謹細致，容不得半點敷衍。缺乏責任心，只想著工作是為了混口飯吃，大大咧咧、馬馬虎虎、丟三落四，對內可能耽誤工作，對外可能損害單位利益。辦公室人員應把工作作為歷練的契機，“事雖小，不為不成”，凡是自己能辦的事情就盡力而為，能今天辦的事不拖到明天，不讓工作和文件在自己手中延誤、積壓，靠責任心和踏實工作贏得領導和同事信任。辦公室人員參加會議多，接觸內部文件多，因此必須熟知保密紀律和知識，嚴格落實保密措施，工作中不能心存僥幸，不能擅自擴大文件知悉范圍，公文未經審查同意不能在網站及媒體上刊載，未經審核落實的事項不能運行。

（三）效率意識。辦公室匯集大量工作和信息，有的工作具有時效性，“當其時，一語千金;過其時，一文不值”，放一放可能忘事，拖一拖可能壞事，慢一慢可能誤事，因此辦公室人員要有“時不我待、只爭朝夕”的時效觀念。工作遵守程序、規范和保證質量的同時注重效率，協調好中心工作和日常工作，加快節奏，提高速度，努力實現高效服務。干事先后有序、主次分明、緩急適當、張馳有度，根據需求進行梳理過濾、編排加工，區分有用與沒用，急用與緩用，重要與次要，分清輕重緩急，制定工作計劃，急重工作投入較多精力，輕緩任務就以較少時間進行處理，把握好各任務時間節點，順序完成。領導的指示命令立即傳達，下級的請示報告即時呈送，辦文辦會辦事雷厲風行，不等不靠，說辦就辦，不推諉扯皮、不懶散敷衍，文不過夜、事不隔天、會不超時，有事立辦，急事急辦，特事特辦。

（四）團結意識。團結是做好工作的保證。辦公室人員要掌握心理和情緒因素，彼此要感情上多溝通、思想上多交流、工作上多商量。對于工作中存在的問題，出現的紕漏，不苛求于人，多做自我批評，有問題先從自身找原因。與同事相處要心態平和，不搞親親疏疏，不人云亦云，不信流言蜚語，不撥弄是非。發生沖突時，大事講原則、小事講情誼，能容能讓。在團隊工作開展過程中勇于擔責，相互信任支持、相互尊重理解、相互補臺配合，不斤斤計較，不利于團結的話不說，不利于團結的事不做，不斷增強個體向心力和團隊凝聚力，形成良好的團隊氛圍，發揮團隊整體功能。

五、提升五種能力

辦公室態度作風不僅體現著個人修養素質，也反映了單位精神面貌。辦公室人員應不斷提升自身能力，形成與工作相適應的能力結構。

（一）知識更新能力。學習是提升個人能力，做好工作的前提。辦公室人員必須擠出時間思考學習，學書本、學實踐、學領導、學同事，學理論、學方法、學技巧、學謀事處事經驗。坐得住冷板凳，平時廣泛涉獵各種知識，書籍刊物、文件簡報、網絡資訊都要看，不斷更新知識，多接受新事物，多結交有思想的朋友，多接觸行業政策走向、發展前沿，下苦功夫精研業務，把握工作動態和重點，拓展理論高度、深度和視野，收集、整理和分析行業新思維、新觀點和各種有價值的信息資料，分類留存，形成自己的資料檢索體系便于查閱和使用。

（二）思考創新能力。多動腦思考，增強前瞻能力，把自己的思想與見解融會貫通，才能使思考始終走在形勢發展前面。辦公室人員平時要多留意從身邊收集掌握情況，多與他人進行交流來共享信息資源，互相啟迪、互相促進，把握新形勢、運用新語言、掌握新觀點。通過自身學習、實踐和汲取別人的經驗去積累認識問題、分析問題、解決問題的能力，歸納、總結、延伸、提煉有價值的內容，找出規律性、普遍性、苗頭性的問題。獨立思考，對工作作一些預測分析，及早提出可能出現的問題與預案，使得認識更具全面性，分析更具深入性，措施更具可實施性。

（三）參謀輔助能力。辦公室的重要工作是為領導決策服務，辦公室人員要想領導之所想，謀領導之所慮，供領導之所需，提供多樣化建議。一是做好準備鋪墊。領導在作出決策前，做好信息收集和處理工作，讓領導及時全面準確了解情況，作出正確判斷和決策;領導作出決策后，要擬制下發公文通知;決策執行中，要及時掌握工作進度，制作工作臺賬明確時限和責任分解，督察督辦轉化為具體有效的行動;執行后要收集反饋意見，為領導掌握執行效果提供幫助，成為領導觀察工作得失、掌握發展態勢的眼睛。二是輔助領導決策。領導決策，有的是長期思考調研之后提出的成熟方案，有的是關于一個點、一件事、一個方面、一個階段的考慮，尚不成熟。對領導考慮成熟的事情要根據領導工作目標，細化具體工作措施方法。對不成熟的要善于把握領導決策瞬間，幫助提煉整理思路和豐富內容，把模糊的弄清楚，把片段的弄系統，把單一的弄全面，使決策系統化、條理化、明確化。三是信息整理分析。信息是正確決策的依據，及時準確全面地掌握信息才能占住工作先機。領導每天要處理大量工作，難以對信息進行逐一梳理。辦公室人員應積極分析研究文件、會議、講話精神，主動請示領導取得更多、更明確的指示，理解和把握領導意圖和工作思路與需求，提高信息總結提煉能力，圍繞領導工作重點和關注點，有意識地交流、收集、積累，有選擇地篩選有價值和意義的觀點、意見建議，將最需要的信息及時反饋給領導。

（四）文字寫作能力。文字材料作為一項輔政工具，是領導決策指導、部署工作、報告情況、交流信息的載體。文字工作是一項嚴謹的工作，靠的是知識積累、潛心鉆研和深入思考。辦公室人員要把提高文字能力作為重要任務，認真對待、扎實底蘊，提高技巧。一是提高文字駕馭能力。掌握通知、請示、意見、講話和調研報告等各種文體的寫作技巧，準確把握行文方向和目標，字斟句酌，用心提煉，精益求精，不斷提高文字質量。二是提高文稿水平。認真研究政策，反復推敲確定基本內容、框架結構和寫作風格。內容上觀點明確、表達準確，具有權威性和針對性;結構上按照提出問題、分析問題、解決問題的思路布局，具有說理性和邏輯性;風格上把握工作性質和領導特點，具有特色性和形象性。三是要勤于修改。寫作中多推敲取舍，舍得作顛覆性刪減并改動，同時能虛心請別人修改，敢于否定自己，不合要求就立即去改。忌急躁和粗心大意，寫出來不檢查有無遺漏和錯誤就匆匆交給領導。

（五）溝通協調能力。溝通能力既是人們社會生存和發展的重要能力，也影響到辦公室橋梁紐帶作用的發揮。做好協調工作需要注意方式方法，辦公室人員應努力增長協調才干。一是要正確表達。要及時、準確地傳達各方意思，匯報與交流時要簡明扼要、有條有理，態度認真、抓住重點，分清主次，節約時間，避免產生誤解和矛盾。各人所處位置不同，出發點不同，工作內容、思路、方法不相同，看法難免有差異。工作中發生推諉扯皮、相互脫節、相互干擾時，辦公室人員要站在團結和諧的大局意識高度，必要時拿出鮮明態度，表現出擔當魄力，協調處理好各種關系，發揮工作潤滑劑和中樞管理作用。二是待人以誠。誠信是第一準則，能增進理解和信任。辦公室人員與人交往最重要的是要講誠信，誠心誠意地為領導、為單位、為他人服務，能幫的盡心幫，能做的盡心做，有功勞時不伸手，有苦勞時不計較，有疲勞時不抱怨，有過錯時不推脫。承諾的事情在無法兌現時要及時說明，避免誤解。三是平等尊重。人人都期望他人的尊重，溝通時要體現尊重與平等，注意措辭語氣、注重禮儀，謙遜委婉能減少排斥心理，使工作變得輕松、愉快，促進建立良好關系。在工作中要善于觀察，多了解他人的性格和處事原則，多考慮他人意見和建議，不亂開玩笑、不議論是非。因疏忽造成的小錯誤，要換位思考，理解容忍，切忌高高在上、頤指氣使、盛氣凌人。

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