新形式下交通檔案信息化管理的現狀及優化方法

鐘怡珊

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 文章結合筆者的工作實踐經驗，就交通檔案信息化管理的現狀進行了總結與分析，在此基礎上，針對新形式下交通檔案管理信息化管理的優化方法進行了深入地探討，旨在為交通檔案管理人員借鑒。

關鍵詞 交通檔案 信息化管理 優化方法

交通檔案管理作為交通企業發展中重要工作，是確保交通管理工作的正常進行的基礎條件。提升交通檔案管理水平，不僅可以提升交通企業的工作效率，而且能夠確保交通行業持續發展。近些年來，隨著我國私家車數量的增加，從而給交通檔案管理工作帶來了不少難度。而在交通檔案管理工作中引進信息化技術，加強交通檔案管理信息化建設，大大增強檔案管理工作的質量及效果。然而，在目前交通檔案管理信息化管理當中，仍然存在眾多問題和不足，這大大降低了交通檔案管理的水平及質量，因此，我們需要對交通檔案管理信息化管理工作進行優化。本文通過筆者的實際工作經驗，就新形式下交通檔案信息化管理的現狀及優化方法進行探討。

一、交通檔案信息化管理的現狀

（一）缺乏完善的規章制度及專業人才

目前，由于大部分單位的交通檔案信息化管理工作處于初期，因此在機構設置、專業技術人員配置等方面存在著眾多問題，加上單位缺乏完善的規章制度，在信息化管理工作中，存在職責不分、分工不合理等問題，部分交通檔案信息化管理工作出現了混亂現狀。此外，由于交通檔案信息化管理問題受到傳統工作的影響，交通檔案管理人員浮到水面是經過時間培訓才能上崗，在工作壓力較大時，職能培訓工作不能及時地跟上，這大大降低了管理人員信息化技術水平，從而導致了高水平檔案管理人員較為缺乏。

（二）信息管理使用軟件標準不統一

在交通檔案管理信息化管理工作中，存在建設水平較低的問題，這是因為在交通檔案管理信息錄入時，由于錄入軟件不統一，格式不規范，從而導致關聯數據時出現了數據不兼容問題，從而導致了交通檔案信息化管理工作的混亂。這種問題的出現，主要與我國信息化技術起步較晚相關，在交通檔案管理信息化管理過程中，仍缺乏一個統一的管理標準，從而導致交通檔案管理工作出現混亂、不兼容的情況，大大降低了交通檔案管理信息管理的效果。

（三）不重視交通檔案管理信息化管理

交通檔案管理信息化管理重視程度直接影響到交通檔案管理信息化管理質量及效果，具體來說，主要包括以下幾個方面：一是在交通檔案管理部門作為輔助性的科室，地位總體較為邊緣化，交通檔案管理人員較多，但從事管理工作的人員較少，尤其是專業的信息化管理人員更為缺乏，在交通檔案管理中，多個部門存在一人多崗的情況，這嚴重限制了交通檔案管理工作的發展。其次，作為交通檔案管理人員，我們并沒有充分認識到信息化管理與建設的重要性，加上采用了傳統的交通檔案管理工作理論及方式，這對現代化信息技術在交通檔案管理工作中的應用起到一定的阻礙工作。

（四）信息化管理資金投入不足

在交通檔案管理信息化管理過程中，將會涉及到眾多方面，其工作內容也較為繁瑣，加上目前我國的交通檔案管理信息化建設仍處于初期，其建設水平較為低下，在交通檔案信息化管理工作優化過程中，我們需要大量的資金作為支持。然而，我國在這方面的資金投入仍顯得不足，難以滿足交通檔案管理信息化建設需求，從而大大降低了交通檔案管理信息化的建設質量。

二、新形式下交通檔案管理信息化管理的優化方法

（一）建立完善的交通檔案管理信息化規章制度

在交通檔案信息化管理工作的構建中，要建立完善的信息化工作規章制度。在實際管理工作當中，首先要針對性對檔案管理工作進行分析，且對檔案管理工作進行全面的了解，并再把信息化技術引入到交通檔案管理工作制度中。另外，在交通檔案管理信息化管理制度完善的過程中，應聽取專家、學者及工作技術人員的建議和專業性的指導。除此之外，在交通檔案管理信息化管理工作制度運行中，應采取動態的管理策略，以提高交通檔案管理不平，發揮信息化工作制度的作用。

（二）引入優秀的技術人員

在優秀的技術人員方面，應從幾個方面入手：（1）在檔案管理技術人員招聘時，應設立針對性的招聘條件，合理地選擇專業的人才，確保所引入的技術人員與信息化建設需要相符合，同時要提高工作人員的待遇，以吸引更多的優秀人才加入交通檔案管理工作當中，以不斷提升管理人員的能力和水平。（2）制定完善的培訓策略，由于交通檔案管理信息化建設在過程中，需要對在職的交通檔案管理工作人員進行培訓，以便他們能夠掌握最新的動態，以不斷提升技術人員的信息化技術水平。（3）建立合適的考核機制。合理的員工考核有利于調動工作人員的積極性，應對傳統的考核方式進行創新，采用互動性的考核方式，并將工作人員的薪酬與考核結果相掛鉤，以提升工作人員的積極性，確保培訓考核工作的質量和效果，以不斷提升交通檔案管理信息化的管理水平，確保交通檔案管理信息化管理的質量。

（三）建立統一的交通檔案軟件建設標準

對于交通檔案管理信息化建設標準不統一問題，我們應在全國實行統一的交通檔案管理信息化錄入標準，以形成統一的錄入規范，使得交通檔案管理信息化建設的標準化，提升交通檔案信息化管理水平。在實際管理工作中，應及時落實電子檔案和紙質檔案之間的銜接工作，避免檔案數據出現流失。其次，在交通檔案信息的錄入工作中，應利用計算機網絡技術來保證工作正常開展，保證信息的真實性。再次，應結合交通檔案信息化管理的現狀，做好交通檔案信息管理工作與IT部門的對接，對于交通檔案信息化錄入工作的數字化軟件進行研發，并在全國交通檔案單位內進行培訓，確保每位工作人員均能夠使用這個軟件，以提升交通檔案信息化管理工作效率及水平。

（四）注重交通檔案管理信息化的管理

在交通檔案管理過程中，我們要重視交通檔案管理信息化建設。在實際交通檔案管理信息化建設過程中，應樹立交通檔案信息管理理念，提升交通檔案管理信息化工作開展的緊迫性，使得工作人員充分認識到該項工作的重要性，加強整個工作各個管理環節的協調統一，以增強交通檔案管理工作效率與質量。

（五）增加交通檔案管理信息化建設的投入

目前來說，我國在交通檔案管理信息化建設方面投入較少，因此，我們需要針對性增加交通檔案信息化管理工作的投入力度。在具體交通檔案管理信息化管理過程中，管理單位與運營單位當充分認識到交通檔案管理信息化建設是一個未來發展的趨勢的項目，雖然在初期需要投入較大的人力、物力和財力，但在后續的工作中，就會大大地提升交通檔案管理工作的效率及質量。同時，在交通檔案管理信息化管理過程中，建設單位應充分發揮項目的優勢，采用招投標的方式進行交通檔案信息化建設，在確保檔案信息化建設效果的基礎上，提升檔案管理的性價比。

三、結語

綜上所述，檔案管理信息化建設在交通企業管理中發揮著重要的作用，但是目前在交通檔案信息化建設的過程中，仍存在眾多的問題及缺陷，因此，在交通檔案信息化管理時，我們需要不斷增強信息化技術在檔案管理工作中的應用，以提升交通檔案管理工作的質量及效率，以推動交通行業的持續發展。

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