如何做好建筑工程檔案管理工作

王婉音

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 近年來，隨著我國經濟的迅速發展，建筑工程行業也隨之取得了令人矚目的成就。檔案管理工作屬于建筑工程項目的重要環節，關乎著工程建設的質量，尤其對于一些大型建筑工程來講，檔案管理效率直接決定了企業的經濟效益及競爭力。由于工程檔案所涉及范圍較廣，而且十分復雜繁瑣，不允許出現任何差池，因此優化建筑工程檔案管理工作有助于促進建筑企業的可持續發展。

關鍵詞 建筑工程 檔案管理 企業管理

改革開放以來，我國建筑行業取得突飛猛進的發展業績，因此隨之產生了大量的工程檔案。建筑工程檔案的記錄形式十分多樣，其中以文字、圖表和音像資料為主，這些原始、真實的檔案文件，反映了工程建設情況的本來面貌。這些檔案不僅涵蓋施工準備階段和監理工作，而且還涉及具體的施工檔案以及驗收文件。這些檔案材料是我國建筑事業發展歷程的縮影，同時能夠為日后施工帶來豐富的借鑒。然而一直以來，建筑企業對于實際工程和施工較為重視，在工程檔案管理中缺乏創新作為，個別企業還存在敷衍應對現象，進而導致工程檔案管理質量日益下降。因此對現有建筑工程檔案管理工作進行改革與優化十分必要，且勢在必行。

一、對建筑工程檔案管理工作意義的分析

隨著我國城鎮化進程的深入推進，健全建筑全過程的檔案管理，是確保建筑成果的有力保障，因此具有深遠的現實意義。由于建筑工程檔案能夠詳細全面真實地反映建筑工程的整個過程，例如：理念、技術及具體施工等，因此不僅是后期管理維護的有效參考依據，更是建筑物防震減災或者災后重建的重要參照。此外，面對日益提速且規模龐大的城鎮化進程，建筑工程檔案管理要最大限度地發揮其職能作用，在分享建設經驗和提供基礎技術數據的同時，為城鎮化建設創設捷徑，最終高效地推動城鎮化建設的效率與質量。

二、目前建筑工程檔案管理工作存在的突出問題

（一）檔案意識相對薄弱

目前，很多建筑企業在工程施工中存在不建檔行為，有些單位雖然有檔案管理部門，但是管理質量差強人意，并不能全面地覆蓋工程的全部流程。其次，應付建檔的現象十分普遍，一些中小型建筑企業并未對建檔工作產生足夠的認識，因此多數存在敷衍了事的心理，致使建檔工作形式化嚴重。例如：缺少公章、真實數據以及原件的現象屢見不鮮。最后，不歸檔現象日益惡化。調查發現，一些建筑單位在工程初期存在建檔行為，然而在工程結束后，相關檔案資料卻有意拖延，致使工程信息受到延誤。

（二）檔案管理專業素質有待提升

由于建筑企業對檔案管理工作存在輕視心理，因此對相關管理人員的聘用也是缺乏重視。致使一些非本專業的人員從事或兼職該項工作。檔案管理人員的專業素質直接決定了管理的效率和質量，而一直處于模仿其他單位的做法勢必會降低檔案管理的準確性和規范性，尤其是將錯誤數據存檔后，一旦日后需要查詢時，就會帶來各種危害和不利影響。

（三）保管經費缺乏保障

建筑工程項目的特點是時間緊任務重，而且對于資金的需求量極大，正因如此，很多建筑企業并未設置專門的檔案管理辦公室，而且缺乏專業的保管經費，很多檔案資料都是散亂堆放，進而導致工程檔案的安全實效性難以保障。

三、健全建筑工程檔案管理工作的路徑及建議

（一）提高對工程檔案管理工作的思想認知

建筑工程企業要扭轉以往思想認知的不足，從可持續發展的角度重新認識檔案管理工作。只有在思想根源上提升重視，才會在實際行動中主動創新并迎難而上。縱然檔案管理工作十分繁瑣且與短期效益不發生關聯，但為了建筑工程本身以及城鎮化的總體需求，還需要克服各種困難，搞好檔案管理工作提供保證。

（二）提升檔案管理人員專業素質

檔案管理是一門專業性極強的工作，尤其在建筑工程施工中，既要具有專業的業務能力，而且需要極強的事業心和責任心。因此，選拔和培養檔案管理人才十分重要。此外，建筑單位還要購置先進的檔案管理設備和器材，并保證人才的薪資待遇，使其穩定踏實地在崗位上立足，這樣檔案管理水平和效率才會循序漸進。

（三）實施同步跟蹤管理

建筑工程檔案管理工作要確保實時性，萬不可拖延耽擱，一旦出現后補等滯后行為，檔案的真實性就會大打折扣。基于此，上級檔案管理主管機構要加強監管，確保對不同建設單位進行管理培訓，同時定期召開檔案管理工作會，實時提出整改意見，并在規定時間內完成所有歸檔，而且一旦發現項目檔案和案卷質量的問題，要責令其限期整改。

（四）構建完善的檔案管理機制

檔案管理工作需要詳細地記錄工程的前后順序以及項目施工的方方面面，優質的檔案對于企業日后發展會起到推波助瀾的作用。因此構建完善的檔案管理機制不要局限于上級的要求，而是企業自身發展的迫切需要。因此，建筑企業應該制定相關的檔案管理制度，確保檔案管理工作成為建筑工程的必要組成，進而按照制度要求按部就班地落實檔案管理工作。此外，建筑單位還要適時地增加和維護工程檔案，以加強對檔案資料價值的利用。同時不同建筑企業還要加強互動和交流，使檔案資源能夠得到共享，通過彼此的借鑒和學習，進而打破地域封鎖實現互補效應。

總之，建筑工程檔案管理工作的重要性毋庸置疑，構建完善的管理工作符合時代發展的需求，而且是建筑事業發展的重要組成部分。希望建筑企業能夠加大對此項工作的認知，不要只顧眼前利益，而是要從大局出發，進而采取積極地應對措施，使筑工程檔案管理工作能夠日趨完善，進而為企業和社會的可持續發展提供強有力的支撐保障。

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