關于電力系統檔案數字化管理的研究

王妍

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 隨著我國科學技術的不斷提高，電力系統檔案數字化管理成為企業發展之必然。對電力企業而言，電力系統檔案數字化管理是一種最為基礎、最為核心的模塊，是企業重要的檔案信息來源。合理、有效的電力系統檔案數字化管理體制、引進先進的科學技術是企業提高核心競爭力的前提。因此，完善電力系統檔案數字化管理是電力系統管理工作的當務之急。

關鍵詞 電力系統 科技檔案 數字化管理

電力系統檔案管理作為電力系統中作中最關鍵的環節，對電力系統的發展起著重要的作用。因此，為了電力系統的發展、提高企業的核心競爭力，我國電力系統數字化管理還需要進一步完善。本文對我國目前電力系統檔案管理現狀做出了深刻的分析，并對如何使用電力系統檔案數字化管理提出了一些合理化建議。

一、我國電力系統數字化檔案管理的的現狀分析

在我國一些電力系統數字化檔案管理技術中，普遍的是運用數字化服務系統，此系統共有兩個數據庫，一個是科技檔案數據庫，另外一個是文書數據庫。本文用一個例子對兩種數據庫進行講解。

（一）電力系統數字化管理中的科技檔案數據庫

比如，在一個服務系統中，有三個模塊，分別是科學技術研究、生產試驗、基本建設。這三個模塊統一為一級類別，每個級別下又分別設置多個不同的二級目錄。本服務系統可以基本實現檔案的檢索、下載、新用戶的注冊、后臺數字化管理等多種功能，可以使大量的數字化信息得到更好的運用，方便了數字化檔案信息與使用者之間的交流?？萍紮n案數據庫管理設計的范圍廣，專業技術高，得到了廣泛的應用。

（二）電力系統數字化管理中的文書檔案數據庫

在上述服務系統中，文書檔案數據庫則共有6個類別，分別是黨群建設、行政管理、經營管理、生產技術管理、財務管理、人事管理等一級類別，每個一級類別下又設置了多種二級目錄。由于一級類別較多，各個模塊比較完善，給辦公人員帶去方便的同時也提升了工作效率。

二、如何將檔案數字化管理運用到電力系統當中

（一）學會運用相關軟件對其進行管理

在高科技時代的背景下，檔案數字化管理作為電力系統中最為核心的部分，必須與時俱進，走在時代的前沿，盡可能的實現信息化、技術化、科技化的局面。這種局面就需要我們合理的運用相關軟件，使數字化管理能夠更好的、更快的為電力系統服務。在這里，筆者要簡單的給大家介紹一款電力系統檔案數字化管理軟件，其中包括對數據的查詢、錄入、修改、添加、電子檔案調用等相關功能。該軟件的特點是：數據錄入功能操作比較簡單，數據的查詢、修改、添加功能比較完善，在檔案調用方面也比較靈活。當然，在科學技術水平不斷提高的今天，還會有更多的相關軟件被我們應用，旨在更好、更快的為電力系統檔案數字化管理服務。

（二）優化檔案管理系統

完善電力系統檔案數字化管理的系統，提高管理人員的辦公效率，利用便捷、快速的方式來獲取檔案信息資源。為檔案數字化管理搭建信息化平臺，將檔案管理的各個功能向信息化轉變。開展網上便民服務、提高檔案信息利用效率，是檔案使用者的共同愿望。首先，在建立檔案首頁時要使用變電站局域網，使檔案管理系統與辦公自動化系統實現緊密的結合。其次，公開檔案目錄及相關文件目錄，方便檔案使用者對檔案進行網上查詢、檢索，提高辦公效率。最后，要最大限度的實現電力系統檔案數字化管理。檔案資料數字化之后，可以在網上提供非保密的或有限制的電子文件查詢、利用服務等功能。使檔案使用者可以不受限制的、隨時隨地對檔案進行查詢和使用。及時獲取檔案的相關信息，不僅可以使服務變得更加高效、便捷、準確、安全，還可以提高檔案的利用率和使用價值。

（三）加強對科技檔案的使用

由于科技檔案專業技術性比較強，設計范圍比較廣，其中包括：土地利用、土建工程、電氣、通信、消防等各大領域，所以加強對科技檔案的應用是實現電力系統檔案數字化管理有效發展的前提。

運用科技檔案可以從電力生產過程中直接生成，詳細記錄生產活動中的方方面面，這種情況不僅可以對資產評估、安全控制、經營模式、財務審計等方面做出深刻分析還可為以后的索賠、民事糾紛等問題提供強有力的憑證依據，同時也可以給企業在未來開展一系列生產經營活動提供參考資料。在電力系統檔案數字化管理中科技檔案管理占有很大的比重。

加強科技檔案的管理就必須引起相關領導的重視。加大科技檔案管理的投資提高工作人員的積極性，確?？萍紮n案管理工作可以順利進行。檔案管理部門也要在相關領導的帶領下完善檔案管理制度，根據企業的自身情況，按照科技檔案整理、收集、保管等一系列程序，制定出比較完善的管理制度。其中，具體包括以下幾點：首先應該明確工作人員的具體職責，其次是明確科技檔案收集歸檔的一些明文規定，最后在根據實際情況制定出一些可行性計劃。此外，由于電力系統中科技檔案涉及的范圍比較廣，所以工作人員在對檔案進行收集時要做好編號的分配、文檔的歸納等工作。由此同時，電力系統檔案管理部門也應該建立一些獎懲制度，對于由工作人員個人原因造成檔案損壞的，應由其個人承擔責任[2]。

三、結語

電力系統檔案是電力系統開展各個活動的最初記錄，包含的范圍廣、種類多、信息量大，對企業的安全性有著重要的作用。因此，面對目前我國電力系統檔案管理的現狀，我們要抓住機遇，迎接挑戰，加快檔案數字化管理的步伐，完善社會主義經濟體制，不斷開拓電力系統檔案數字化管理新領域，為電力系統的發展保駕護航。

參考文獻：

[1] 楊春霞.解析內蒙古電力企業數字化檔案管理體系建設[J].內蒙古科技與經濟，2016（20）：21-22.

[2] 陳燕瑩.淺析電力企業檔案數字化質量及安全保障[J].中國管理信息化，2017（2007）：141-143.