加強企業人事檔案信息化管理的幾點思考

歐陽唐喆

中圖分類號：C962 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 隨著社會經濟的發展，人力資源工作不斷改進和完善。人力資源工作在人事檔案管理方面的水平提高，人力資源工作的規范化為企業提供了更好的人才服務。本文將對加強企業人事檔案信息化管理進行探究和分析，提出幾點意見。

關鍵詞 人事檔案管理 人力資源工作 信息化管理

當今社會，人才對于社會的發展是至關重要的。加強人力資源工作，提高企業人事檔案信息化管理水平有利于提高企業的軟實力，提高企業的核心競爭力，保障企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。21世紀是信息化的時代，企業人事檔案信息化管理也應該走信息化道路，設置電子檔案代替傳統紙質檔案，提高信息化技術，充分發揮人力資源部門在企業發展中的作用。

一、現階段企業人事檔案管理工作中存在哪些問題

（一）企業人事檔案管理方式落后，跟不上現代企業發展要求

目前部分企業人事檔案管理仍有多以紙質資料為主，不注重電子化資料的保存和使用。人事檔案多是紙質檔案，不利于資料的保存。沒有配套的電子化管理程序和設施，僅靠管理人員的低級的、粗放的管理方式，在檔案查詢和使用時，效率低下，人事檔案查找麻煩，長此以往，企業人事檔案長期積壓而未整理，難以發揮其作用。

（二）企業人事檔案缺乏科學的管理程序，利用率低

企業人事檔案大多沒有專業人員對檔案進行看管、整理，人事資料逐年放置到檔案室，導致人事資料存放地點分散、資料凌亂，沒有按類別歸類，不利于后期資料的整理和查看。過于繁瑣的查詢過程，需要花費大量的人力、時間，導致企業人事檔案利用率低，難以真正利用起來。

（三）企業人事檔案管理缺乏專業的檔案管理人員進行管理，人力資源部門人員專業素質有待提高

企業人事檔案的管理一部沒有專人看管，更缺乏專業管理人員。后期人事檔案的整理、歸檔、監督、查詢工作也沒有專業的管理人員進行，因此人事檔案可能存在資料丟失、檔案放置混亂或資料損毀現象。另一方面，企業人力資源部門專業素質和業務能力還有待于提高。人力資源部門人員對企業的員工總體狀況不清，企業人事檔案沒有進行系統化的整理，企業對員工不夠了解，對員工自身能力和發展認識不足，對于企業的人才利用和企業發展是不利的。

（四）企業人事檔案管理沒有實施信息化管理

雖然信息化發展迅速，但企業人事檔案管理環節沒有與信息化同步，人事檔案管理水平落后，沒有實行電子化存檔，進行信息化、數字化管理的模式。這影響了人事檔案管理現代化的步伐，不利于人事檔案管理質量和效率的提高。

二、對于加強企業人事檔案管理工作的幾點建議

（一）轉變人力資源人員的觀念，提高對企業人事檔案管理信息化的認識

從事人力資源工作的人員要有發展的眼光看待事物的發展，積極進行工作創新和理念創新。人力資源部門人員要轉變思路，提高認識，做到與時俱進，在這樣信息化時代，要充分意識到企業人事檔案管理信息化水平的提高，人事檔案管理實現電子化對于未來人力資源管理水平的提高，人事監管效率的提高，企業搜尋人才的便利性具有重要作用。

（二）創新人力資源工作新模式，建立健全完備的企業人事檔案管理制度

企業人力資源部門要立足企業人事實際狀況，根據企業發展需求和在職員工現狀，制定科學、合理的人事檔案管理辦法和人力資源制度。制度約束人的行為，科學、規范的人事檔案管理制度有利于規范人事檔案的分類、整理、保存及借閱環節。在人事管理過程中，充分了解企業員工的求職需求和晉升要求，優化崗位，給予員工充分的發展和升職的空間，不斷優化企業人才戰略，為企業的發展提供和培養人才隊伍。

（三）加強企業人力資源部門的培訓，引進具有專業知識的高素質人力資源方面管理人才

企業人事檔案管理需要專業管理人才的參與，轉變傳統管理方式，充分利用現代信息化技術和現代化檔案管理方式，科學、規范地對人事檔案進行登記、匯總等。加強企業人力資源部門的培訓學習，通過對人事檔案管理人員的培訓和教育，提高檔案管理人員的職業道德修養，增強專業知識的積累，多方面提高檔案管理人員的職業能力，提高綜合素質，打造一支具有專業業務素養的管理人才隊伍。

（四）提高企業人事檔案信息化技術和水平

現代信息化和網絡化的發展，大數據的共享，對于企業人事檔案信息的管理、傳輸、保存十分便捷，在企業人事檔案管理信息化上，加強對檔案的檢索、有效信息篩選、人才分析等方面的功能優化和升級，提高企業人事檔案管理信息化程度，提高為企業的人才服務水平。在促進企業人事檔案管理信息化和人才信息網絡共享的同時，人事檔案的完整性和人事檔案的安全性是十分重要的，因此加強人事檔案資料數據傳輸和保存過程中的保密性和安全性防護，加強數據存儲設備的維護，通過防火墻設置等增強網絡的安全性，提高企業人事檔案信息化的安全性，為企業人力資源工作的順利開展奠定良好的基礎。

三、結語

在信息化和技術化高度發展的今天，人力資源工作也應該在實踐中積極探索現代企業人事檔案管理的新途徑和新方法。通過提高企業人才管理的水平，提高企業人事檔案管理的信息化程度，優化人力成本，提高人力資源部門的工作效率，為企業的人才戰略計劃積極服務，促進企業的健康穩定發展。

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