對高職院校檔案管理信息化建設的思考

陳靜

摘 要：時代迅速發展，國家越來越重視教育，其終將占據更加重要的地位。高職院校的發展十分迅速，學生數量也在逐年增長，但是大部分的高職院校對檔案管理工作的重視不夠，檔案管理信息化建設也不足，嚴重影響檔案管理信息化工作的進一步提升。故本文就目前高職院校的檔案管理現狀進行了詳細的分析，并針對目前高校的實際情況，介紹了幾種加強高職院校檔案管理信息化建設的方法，希望能夠幫助高職院校，進一步提升他們的檔案管理水平。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;信息化

科技信息化的時代已經來臨了，高職院校間傳統的檔案管理模式應該發生改變，由以往的紙質化檔案轉變為數字電子化，就目前的檔案管理現狀來看，高職院校還需要做出很多的努力，最終真正的實現檔案管理的數字化、信息化，使得檔案管理更加便捷高效，從而來提升高職院校檔案管理工作的水平。

一、當前高職院校檔案管理化建設的現狀

國家開始重視教育，并且加大了教育的范圍，未來教育會成為我國的一大熱點，這就意味著高職院校的學生也在大量的增多，各類的檔案的數量也逐漸增多，導致檔案管理人員的工作日益增多。就目前來看，高職院校的檔案管理還處于傳統的方式，仍舊采用紙質的檔案，過于死板，而且浪費人力物力，不便于查找信息。加強高職院校檔案管理的信息化建設已經成為一種必然。大多數的高職院校由于自我規模限制，技術發展落后，檔案化信息管理還處于初級階段，要想真正的完成信息化的轉變，還需要進一步的挖掘。在檔案管理信息化建設這條路上，還有許多問題需要我們進一步的探索，努力去解決。

二、加強高職院校檔案管理信息化建設的意義

有利于提高檔案工作人員的效率，同時質量也得到進一步的提升。紙質的檔案和電子數字化的檔案同時并存，更加能確保檔案信息的正確率，降低信息出錯的機率，數字化檔案的出現，可以提高檔案管理人員的工作效率，查找相關的檔案起來，方便快捷。數字信息化檔案是一種新形式的管理方式，依賴于計算機技術，并按照檔案管理的模式進行操作。其就是將紙質的檔案轉化為電子的文件，進而保存，檢索管理，從而延長了紙質化檔案的壽命，也能更多的節省成本。

并且還可以有效的提供檔案服務，使得檔案部門成為整個高職院校的信息中心。以往的信息查找，需要工作人員，在目錄中找出所需的檔案來，在到相應的庫房中進行尋找，費事費力，如今在計算機上可以達到一瞬間的查找，工作效率的提高，也為來尋找檔案信息的人員提供了很好的服務。檔案管理部門的地位也得到了大大的提升。

三、如何加強檔案管理工作信息化的建設

（一）樹立檔案信息化的觀念。我們處于如今這個信息化時代，必須好好利用信息化。檔案管理信息化的建設是一種必然的選擇，我們應該努力去改變仍舊存在于高職院校的紙質檔案管理思想，轉變為信息化檔案的建設，與現代科技形成很好的對接。樹立信息化管理的觀念，進一步的完成檔案管理化的改革創新。

（二）建設檔案管理工作的相關制度。設立高職院校內部檔案管理工作的制度，加強檔案工作的管理。針對高校自己內部的實際情況，結合其他院校的制度和經驗，并按照國家頒布的《檔案法》，制度出實際合理的制度。檔案工作要有一定的制度進行保障和限制，

（三）加強檔案管理的安全保障系統。目前，眾多高職院校缺乏對檔案工作的重視，而且對檔案信息化的建設沒有周密的計劃。也無法確保檔案信息管理的安全性，檔案常常涉及很多高職院校中師生的隱私，一旦公開，常常給當事人帶來不可磨滅的災難，故做到檔案信息的安全是十分重要的，當然這也是檔案工作人員的基本職責。同時還要利用好如今的網絡安全技術，并采取相應的安全策略，提前做好安全預案，以防網絡黑客出現時，做到迅速及時的處理。從而保證檔案工作的安全性。

（四）提高檔案管理人員專業素質。要想實現檔案管理的信息化，首先應該提高檔案工作人員的基本素質。就當前國內的檔案管理人員來看，大多數人員的檔案管理知識水平低，并且只是對計算機進行簡單的操作，這樣遠遠不能滿足如今的檔案信息化管理。只有檔案管理人員具有先進的計算機水平，大量的檔案專業知識儲備，努力提升自己的專業素養，才能緊跟如今的檔案管理潮流，從而適應如今快速發展的時代，進一步的發展檔案管理事業。定期開展檔案工作人員的技能培訓，做到檔案工作信息的實時更新，逐步為檔案工作人員進行知識的補充。

檔案管理工作是眾多高職院校的一大難題，如今數字化時代的來臨，給予了檔案工作發展機遇。以往繁瑣的工作，一旦利用好數字信息化，可以大大提高效率，這是檔案管理工作上的一種質的飛躍。只有緊跟時代的變化，認清目前的國家形勢，轉變自身的觀念，樹立檔案信息化的新型理念，拋棄舊的想法，提高檔案工作人員的專業技能知識，定期舉辦相關的培訓，提升其素養，建設檔案管理工作的相關制度加強檔案管理的安全保障系統，才能完善高職院校檔案管理信息化建設。

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