ERP系統環境下財務分析應用

孫曉天

【摘要】隨著ERP系統在企業的普及，其與使用傳統的會計軟件進行核算的不同之處逐步被財務人員了解，本文對財務人員利用ERP系統的特點所做的財務分析以及ERP系統對財務人員傳統會計理論思維的改變進行介紹。

【關鍵詞】ERP系統 存貨 憑證協同 合同全生命周期 財務分析

一、案例背景

神東煤炭經銷中心的業務之一是外購煤炭的采購及銷售。該業務的作用是充分利用集團自有鐵路的運力，同時對商品煤的品種進行補充，滿足客戶對煤種的需求。財務核算時以每一個集裝站或受煤坑作為一個成本中心，同時也作為一個利潤中心。

ERP系統中采購模塊的數據以向供應商采購的一個批次為一個訂單，每一個訂單的數據包含數量、價格、煤種、成本中心、利潤中心、供應商、客戶、合同編號等信息。

ERP系統中的各個模塊之間可以實現相互穿透，其中財務模塊中的部分財務數據是在采購模塊由采購訂單生成，并同步到財務模塊的，財務數據由具體業務直接生成，不需要手工錄入。

二、根據ERP系統存貨計量的特點，促進成本分攤的準確性

ERP系統中材料成本差異科目具體數據的產生及賬務處理方法，與傳統的會計核算辦法略有不同。

（一）按照企業會計準則中會計科目應用指南，對材料成本差異的賬務處理

材料成本差異產生的原因是采購材料時采購成本及計劃成本的差額。使用“材料成本差異”科目登記材料成本的超支差異以及節約差異。傳統的會計核算辦法中，對“材料成本差異”采用計算材料成本差異率的辦法進行分攤。

材料成本差異率計算舉例：

某公司20X8年9月期初結存甲材料的的計劃成本為50萬元，材料成本差異的月初數0.75萬元（超支），本月收入B材料的計劃成本為75萬元，材料成本差異為2.38萬元（超支），本月發出甲材料的計劃成本為40萬元。

解析步驟如下：

1.原材料的成本差異率=（0.75+2.38）/（50+75）×100%=2.5%

2.發出材料應承擔的成本差異=40×2.5%=1萬元

3.發出材料的實際成本=40+1=41萬元

4.期末結存材料的實際成本=50+0.75+75+2.38-41=87.13萬元

成本差異率作為一個很重要的指標，從企業材料采購與銷售的歷史數據中得到，作為企業材料成本差異分攤的標準。

（二）ERP系統對實際入庫材料成本與計劃材料成本的差異的處理方法

在ERP系統中，材料入庫時，根據使用范圍，以計劃成本計入原材料或庫存商品科目，同時計入應付賬款暫估科目。當供應商持發票結算時，根據此項采購對應的訂單號，逐一校驗原材料或庫存商品成本，如無差異，則沖減應付賬款暫估科目，增加應付賬款金額。若有差異，當某一訂單采購的產品未發出，仍舊有庫存時，當月此訂單產生的材料成本差異直接計入該訂單原材料或庫存商品科目中。若當月已無庫存，不能直接計入原材料或庫存商品科目，則自動計入材料成本差異科目，此科目月末結轉至主營業務成本差異。

舉例如下：

編號為8748的采購訂單，在2016年11月29日入庫時，根據合同價格，物料A的入庫成本為135萬元。會計分錄：

借 庫存商品 1350000

貸 應付賬款暫估 1350000

2016年11月末，根據反饋回的煤質化驗的結果，采購部門對采購價格做了調整，12月12日，采購訂單編號8748 的供應商按照煤質獎罰后的結果開具發票，財務做發票校驗時，根據系統業務端輸入的獎罰結果，采購成本自動調整。因此訂單煤質未達到供貨要求，在合同價格的基礎上，調減1078元。因此時物料A還有庫存，則價格自動調整計入庫存商品科目，作為紅字調減庫存商品。會計分錄：

借方（紅字） 庫存商品 1078

貸方 （紅字） 應付賬款暫估 1078

采購訂單編號4207，在2017年1月20日入庫時，根據合同價格，物料B的入庫成本為118萬元。會計科目：

借 庫存商品 1，180000

貸 應付賬款暫估 1，180000

2017年1月末，根據反饋回的煤質化驗的結果，采購部門對采購價格做了調整，2月13日，采購訂單編號4207的供應商按照煤質獎罰的結果開具發票，財務做發票校驗時，根據系統業務端輸入的獎罰結果，采購成本自動調整。因此訂單煤質符合采購需求，且煤質較好，超過該煤種熱量范圍，在合同價格的基礎上，調增8173元。因此時物料B已經出庫，沒有庫存，則價格自動調整計入庫存商品差異科目，等待月末轉入主營業務成本差異科目。

會計科目：

借方 庫存商品差異 8173

貸方 應付賬款 8173

（三）ERP系統對于材料成本差異的處理方法可見

如果對采購成本的影響因素可以在商品出庫前計入系統，則系統會自動根據業務前端傳來的數據匹配在采購訂單中，材料成本差異準確的計入該批次訂單中，無需分配，準確率高。

三、采購及銷售以訂單記賬，便于財務分析的精細化

以月采購量126萬噸為例，為保證供應商的履約能力，一般情況下，每個供應商的投標量在3萬噸左右，如此，當月應核算40家供應商的購銷成本。在ERP系統中，月均126萬噸的采購量會產生300個訂單，每個訂單中可記載20個以上的要素信息，其中既有財務信息又有業務信息。

ERP系統根據供應商對應的采購訂單產生掛賬憑證，按照每個供應商月均采購3萬噸，7個訂單計算，每個掛賬憑證的庫存商品科目會對應7條分錄，當月產生掛賬憑證40筆，月均126萬噸采購量會產生360條會計分錄。

非ERP系統環境下的會計信息記載較為簡單，將一個供應商當月的所有訂單匯總記錄。根據供應商掛賬，產生財務掛賬憑證40筆，每筆掛賬憑證分錄3條，其中庫存商品科目的分錄1條。月均126萬噸采購量會產生120條會計分錄。

ERP系統會計憑證中還可記載應付賬款供應商、采購數量、采購煤種、對應的利潤中心、成本中心等信息。相對非ERP系統而言，財務信息記載更加詳細、全面。

（一）單項分析

在ERP系統中，一個采購訂單可以記載若干項財務數據，根據這些財務數據，可以做到很精確的分析，以煤質獎罰單項為例，憑證中的RE憑證類型，代表了采購發票校驗，采購發票校驗可以將業務前端錄入的獎罰信息自動過賬到財務模塊中，財務人員可以根據訂單編號，將銷售部門對每個訂單的獎罰與采購部門對每個訂單的獎罰逐一做對比分析。

煤炭經銷中心煤質獎罰的標準根據各煤種的基準發熱量、全水、全硫、灰分等標準考核，制定了全面的系列考核標準。根據ERP系統中記載的數據，財務人員能做到分析，對比每一個采購訂單對應的收到客戶的煤質獎罰及兌現給供應商的煤質獎罰，審核監督煤質獎罰結果的合理、準確性。

（二）多項目分析

運用數據透視表，對ERP系統中的信息進行多項目分析。

ERP系統有憑證類型的區分，如：WE憑證類型代表入庫憑證，WL憑證類型代表出庫憑證，WI憑證類型代表盤盈盤虧憑證， RE憑證類型代表了發票校驗產生的差額。ERP系統中的憑證類型有53個之多，用以區分憑證產生的原因，熟悉憑證類型后，可便捷的判斷該憑證類型代表的經濟業務。

舉例：當月購銷業務結束后，可使用數據透視表，對每個采購訂單的多項要素進行分析。將代表采購訂單的采購憑證字段拖入數據透視表的行項目區域，將憑證類型字段拖入數據透視表列區域，將數量、金額字段拖入數據透視表的數據區域。

（三）多維度分析

企業會對每個利潤中心產生的利潤進行分析，并判斷利潤產生的合理性。煤炭經銷中心的收入由采購合同價款、銷售集團的煤質獎罰、銷售附加費用組成。做利潤分析時，也將成本區分為采購合同價款、煤質獎罰、銷售附加費用。運用數據透視表，先計算各個利潤中心的利潤。

將利潤中心字段拖入行項目區域，將主營業務成本字段、主營業務收入字段等數據拖入項目區域，將數量、金額字段拖入數據區域。

得到利潤中心盈利情況后，還可以根據憑證記載與經營提供數據結合，做利潤組成的分析。例如，編號為3010的利潤中心，噸煤利潤產生的原因為，銷售集團利潤分成35.65元，煤質獎罰-0.83元，銷售附加費14.12元，及采購與銷售合同價差0.01元。

煤炭經銷中心日常采購煤種有若干種，因為ERP系統采購訂單中詳盡的記載，還可以根據煤種對企業利潤進行分析，用以判斷產品種類的盈利性。

以上只是根據ERP系統記載數據量大的特點，利用數據透視表的方法，對數據進行分析的舉例，在實際工作中，根據管理人員的需求，設計報表邏輯，并將其嵌入在ERP系統中，每一張或一套報表對應一個事務碼，月末，運行事務碼，可以隨時得到管理報表，并查看分析。

四、ERP系統通過對財務掛賬剛性管理達到對管理的促進作用

ERP系統中，在財務掛賬環節，設置有合同號的記載以及憑證協同號的記載環節。并且作為兩個必須錄入的要素，如果沒有錄入或者錄入有誤，不能生成憑證。

一般而言，ERP系統使用初期，對這兩個要素的限制是開放的，但是管理基礎較好的公司，可以逐步適應此限制的作用，并按照限制規范工作流程，以達到促進管理的作用。

（一）會計憑證協同

ERP系統內部往來協同的會計科目包括應收賬款和應付賬款、其它應收款和其它應付款、預收賬款和預付賬款、應收股利和應付股利、撥付所屬資金和上級撥入資金這五對會計科目。

會計憑證協同這個應用針對每一筆集團公司內部采購銷售行為，通過由產品或服務的發起方在ERP系統中提出關聯交易的請求，由接收方確認后，雙方在同一會計期間入賬，確保在財務報表合并環節上關聯交易金額一致，不產生報表合并差異。

在ERP系統中，取消創建多方交易憑證的功能，要求使用協同交易的只有發起方和接收方，兩方在同一期間協同記賬，保持業務金額在財務上的一致性。

企業集團內部往來協同分成三種憑證協同類型，分別為掛賬業務、付款業務、歷史差異處理業務。

1.掛賬業務憑證協同。是指企業集團內部一般購銷業務中往來雙方掛賬環節所發生的協同賬務處理。掛賬環節中的開票方作為協同業務的發起方，收票方作為協同業務的接收方。

以掛賬業務環節為例：首先明確雙方記賬順序：開票方為發起方，發起協同后產生憑證協同號碼，付款方接收憑證協同號碼后記賬，記賬完畢之后，發起方進行記賬。

其次，如果是使用了ERP銷售模塊的單位，在做掛賬業務時，需要分成兩步進行掛賬。第一步進行系統開票并把開票數據自動傳到協同平臺，在接收方確認該筆協同并記賬后，第二步進行開票記賬操作。

如果是沒有使用ERP銷售模塊的單位在做掛賬業務時，需要在協同平臺填報掛賬申請單，對方在協同平臺確認之后才能開票；發起方的財務人員在開具紙質稅票后，需要把紙質的稅票號和本方未來記賬的人員登記到系統中。

2.付款業務憑證協同。是指企業集團內部單位掛賬業務之后，交易雙方在付款和收款環節的憑證協同賬務處理。付款環節中的付款方作為協同發起方；收款方作為協同接收方。

會計憑證協同使得企業集團內部有交易的雙方，財務掛賬及付款協同進行，記賬時間統一，財務數據一致。但如果雙方業務部門沒有及時溝通核對交易數據，難以及時發起協同，會影響財務對收入或成本的確認時間。

（二）合同全業務生命周期管理

合同是平等主體的自然人、法人、及其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。在實際工作中，存在簽訂合同后，根據合同條款一次結算或多次結算的情況。為了便于管理合同管理，尤其是履行期限較長的合同，一般情況下會設置合同臺賬，記載合同號、合同金額、簽訂日期，履行過程中的結算情況等相關事宜。

在實務操作過程中，合同的簽訂、履行、結算為企業集團中的不同部門，對合同的管理存在脫節現象。

合同全業務生命周期閉環管理，實現法律系統對全級次組織、全類型合同的線上全過程，即合同起草-審批-執行-歸檔，閉環管理，通過與ERP系統、采購尋源及供應商管理系統、銷售管理系統、銷售電子商務系統、主數據管理系統、檔案管理系統歸檔的互聯，做到流程銜接、數據銜接、規則銜接。

ERP系統中的集成業務無需從法律系統發起掛賬申請，ERP做賬時自動替代。非集成掛賬業務，法律系統起草的合同，且在ERP無訂單的業務，需由業務人員在法律系統發起掛賬申請，財務做賬時填寫掛賬申請單號。

所有合同的收付款，均需由業務人員在法律系統發起收付款申請，進行線上審批，財務做賬時填寫收付申請單號，該申請單累計記賬金額不允許超過該申請單收付款申請金額。

為保障財務收付業務的合規性，在ERP系統強制校驗應收賬款/應付賬款，預收賬款/預付賬款等若干科目合同號必輸。在財務執行掛賬及收付業務時系統強制與法律系統進行合同校驗。實現合同收付款的線上審批，對業務管理進行有效監督、明確職責劃分、保障財務賬務處理的合規性。

合同全業務生命周期閉環管理的實施，對合同履行全過程起到了積極的管理作用，一切業務合同簽訂先行，如果沒有在法律系統生成合同號碼，即使已經形成事實，無合同號碼，不能掛賬，不能預付賬款。

五、ERP環境下，系統根據業務前端的記載自動生產憑證的弊端

（一）在非ERP環境下，財務憑證附件會包括每次采購的入庫原始單據

在ERP環境下，因采購憑證由業務前端錄入后自動生成，原始單據保管在業務前端及經營部門，財務部門憑證中附件以經營部門提供的匯總入庫單據為主，如需查看明細，則可在賬套中查看。

（二）在非ERP環境下，每筆經濟業務都由財務人員錄入并進行賬務處理

在ERP環境下，業務前端的錄入變的非常重要，如果業務前端對數據進行了調整，財務人員只能看到已經生成的憑證，如果不能及時有效溝通，不了解業務前端調整的意圖。就只能被動接受。此時，財務人員的監督作用被轉移到了審計等部門。

六、結語

ERP系統數據量龐大、全面的特點，為財務人員做好財務基礎工作的同時，加強財務管理工作提供了條件，但前提是充分、熟練的掌握并使用ERP系統，才能最大程度的發揮作用。