論高職院校學生檔案管理面臨的問題與改革路徑

王月琛

摘要：高職院校學生檔案管理水平的不斷提升是高職院校發展的重要組成部分，對于高職院校科研和教育的發展具有重要意義，同時高職院校學生檔案管理水平也是衡量高職院校管理、科研水平的重要依據，是高職院校文化建設體系中的必不可少的環節。本文從現階段高職院校“學生類”檔案管理面臨的問題出發，提出了適應高職院校“學生類”檔案管理的改革路徑，對高職院校更高質量的為社會輸送人才具有重要意義。

關鍵詞：高職院校；學生檔案管理；改革路徑

一、前言

學生檔案管理工作是一項非常重要的工作，高職院校“學生類檔案管理工作是高職院校管理工作中的一個重要組成部分。隨著信息時代的發展，“學生類”檔案管理即將面臨許多新問題、新挑戰，如何加強高職院校“學生類”檔案的改革與創新，是實現高職院校跨越式發展，衡量高職院校管理現代化程度和綜合實力的重要標志。

但是一直以來，高職院校“學生類”檔案管理沒有得到社會和管理者的足夠重視，在管理過程中，無論從社會還是到高職院校管理者以及教育體系的相關部門都沒有真正認識到高職院校學生檔案對于高職院校建設和可持續發展的意義，因此高職院校檔案管理的發展速度和管理水平遠遠落后。高職院校學生檔案管理實際應用和發展中存在著管理意識薄弱、管理方式滯后、“學生類檔案利用效率低等諸多問題。

二、高職院校“學生類”檔案管理面臨的問題

（一）“人檔分離”比較普遍

高職院校“學生類”檔案中的“人檔分離”現象，原本指人與檔案相互對應、相互依存的關系不復存在，即在“學生類”檔案管理工作中出現的“有人無檔”或“有檔無人”現象。學生在就讀期間，有可能會有休學、退學、參軍或意外死亡等事情發生，這就需要學生檔案管理部門將這些學生的檔案材料按照相應的規定及時進行處理，并做好備案。

以羅定職業技術學院為例，像休學的要將其的檔案單獨保管，等到學生復學的時候，歸檔到新班級里；退學的將其檔案密封好，讓學生本人自己帶走；參軍的也要將其檔案單獨保管，有的部隊需要調檔的，由其部隊所在地發調檔函到學校，即可調走，等到學生復原，如果回校繼續讀書，學校再將其檔案調回學校歸檔，如果學生放棄學籍，學校不予保管；意外死亡的學生檔案不能丟棄，學生家長可以申請自帶，檔案管理人員要做好登記備案。而以往出現過對休學、退學、參軍學生的檔案置之不理，甚至將將意外死亡學生的檔案遺棄等狀況。從而也就形成了“有人無檔”、“有檔無人”的局面。

（二）歸檔材料不完整，“學生類”檔案管理不夠規范

介于有些高職院校的“學生類”檔案管理人員變動頻繁，對多年收集的材料不及時整理，有的“學生類”檔案材料多年未歸檔，造成檔案材料殘缺漏損。而且，有些當時未移交的材料也沒有進一步催交，時過境遷，再提起舊事，會引起部門之間的不和諧。最終受影響的是學生本人，影響的是學校“學生類”檔案工作的完成質量。

以羅定職業技術學院為例，我們學校從升格到現在，學生檔案室的管理人員已經更換三個，有相當一部分的往年的檔案材料沒有及時整理、及時歸檔，造成學生檔案材料不齊全，一旦學生找上門來沒辦法跟學生解釋清楚。還有就是有上百份的往屆畢業生的檔案由于退件沒有及時寄出，后期檔案員也沒有跟蹤再寄，使得學生檔案沒有及時回生源地，沒能及時錄入生源地的檔案信息管理系統，對學生的就業帶來麻煩，同時也增加了學校對檔案管理工作的負擔。

（三）材料標準不統一，歸檔不規范

目前的“學生類”檔案材料，對紙張的標準沒有嚴格規定，雖說統一采用國際標準的A4型紙張，但有個別材料仍然做不到完全統一，以羅定職業技術學院為例，如：體檢表，是醫院特制的，既不是A4也不是16開，還有錄取名冊的復印件（沒有錄取通知書的暫時以其代替，）是8開的，這兩種材料的擴印和縮印就會涉及浪費紙張，浪費人力。但如果不做處理，歸檔材料就不夠規范，為將來立卷帶來麻煩。

（四）管理方式落后，信息資源難整合

高職院校“學生類”檔案管理服務同一些普通高等院校一樣，本應建立起一套完善的“學生類檔案信息數據庫，更好地利用計算機網絡技術和信息技術，通過數據網絡，實現對“學生類”檔案的信息管理和數據共享。但據筆者的調查發現，大約有52%左右的高校還沒有建立起館內局域網和“學生類”檔案管理網站或主頁，高職院校更加落后，“學生類”檔案管理仍處于手工操作階段，采用傳統手工操作模式仍然是許多高職院校“學生類”檔案管理的主要方式。

以羅定職業技術學院為例，我院還沒成立正式的檔案館，大量“學生類”檔案的管理模式依然停留在紙質檔案的管理層面和保存方式。管理還側重于實體形式，未實現檔案的全文錄入和掃描，沒有建立檔案的信息數據庫，對信息的查詢依舊是翻閱檔案實體，落后的管理方式使得檔案材料歸檔過程中很容易出錯。尋找信息如同大海撈針，如果材料缺失，就更徒勞無功了。近年來，高職院校學生休學、退學、參軍、意外死亡等事件的頻繁出現，使“學生類”檔案管理工作量也大幅上升，隨著信息化的發展與更新，不斷要求“學生類”檔案管理電子化。傳統的檔案管理“你送我裝”、“你借我調”的方式，只注重收集，不注重信息開發和利用的管理模式，已經明顯體現出不能適應高職院校“學生類”檔案信息化建設和電子化管理的需要。

三、高職院校“學生類”檔案管理的改革路徑

（一）加大宣傳力度，增強高職院校師生的檔案意識

“學生類”檔案管理是關系到能否客觀公正反映一個學生的真實情況，使學生能順利畢業和就業的大事，是關系到是否為社會輸送人才的大事。因此，高職院校要在學院相關職能部門及廣大師生員工中大力宣傳“學生類”檔案工作的重要性，增強師生的檔案意識，比如：通過板報形式宣傳《檔案法》、《高校學生檔案管理工作條例》和檔案知識等；也可以通過印制宣傳資料、小冊子或漫畫的形式對檔案知識進行大力宣傳；將宣傳資料發到教職員工和學生手中。

只有這樣，才能讓教職員工和學生更深入地了解檔案方面知識，認識檔案工作的重要性；只有這樣，才能形成人人關心學生檔案工作的良好局面，才能使“學生類”檔案管理工作規范化、科學化、制度化，才能確保“學生類”檔案歸檔的及時性和完整性，才能提高“學生類”檔案管理工作的質量。

（二）明確“學生類”檔案管理部門，確定學生檔案歸檔范圍

高職院校要做好“學生類”檔案管理工作，必須制定一套規范的管理制度，“學生類”檔案管理必須由指定部門負責管理。

因此，一定要明確“學生類”檔案的管理部門，以羅定職業技術學院為例，我院的“學生類”檔案管理工作由學生工作處主要負責，由各系輔導員和相關職能部門協助收集和提供材料。確定“學生類”檔案負責部門后，明確各部門職責范圍，對“學生類”檔案管理人員提出要求，將已經明確的“學生類”檔案歸檔及收集范圍告訴檔案管理人員，讓“學生類”檔案管理人員嚴格根據要求進行檔案管理。

如：對新生檔案進行整理建檔和歸檔材料，對學生在校期間所產生的材料進行認真負責的審核、分類、收集、歸檔、和整理。只有規范檔案的歸檔范圍，提高“學生類”檔案的利用，才能適應現代化社會對檔案管理的要求。

（三）制定規章制度，實現規范化、科學化管理

高職院校學生檔案的產生過程具有連續性和周期性，要做好“學生類檔案管理工作，離不開一套行之有效的管理制度。要保持學生檔案的連續性、完整性，就必須建立完整的學生檔案管理制度，統一規范，有章可循。要保持“學生類”檔案的完整性，就必須加強完善“學生類”檔案管理制度，如：保密、安全、交接、轉遞等方面的規章制度。實行規范化、科學化管理，統一規范、有章可循才能保證“學生類”檔案的真實、準確、全面。一定要堅持標準，嚴格執行，只有完善各項規章制度才能適應現代化社會對檔案的要求，實現“學生類”檔案規范化、科學化管理。

（四）實現高職院校“學生類”檔案管理工作信息化、現代化

以計算機網絡技術應用為核心的現代技術管理“學生類”檔案，開發適應高職院校“學生類”檔案自身特點的專業管理軟件，用現代化的技術手段對“學生類”檔案有步驟、有程度地分類存檔，逐步實現“學生類”檔案管理標準化和規范化。建立學生檔案主頁，學習成績檔案數據庫，學生檔案數據庫等，將學生的信息準確的錄入檔案數據庫，如：姓名、性別、出生日期、籍貫、民族、政治面貌、入學時間、畢業時間、生源地、所學專業、聯系電話等基本信息。隨時錄入最新的信息，一定要保證學生檔案信息數據庫完整、真實、準確。實現學生檔案網上查閱和利用，為用人單位提供簡捷、準確的學生檔案信息。擺脫以前大量翻閱檔案查找的舊模式，使查閱變輕松、快速，也使“學生類”檔案管理更規范有序。實行學生檔案信息化、現代化不僅有利于檔案的規范和科學管理，還有利于檔案信息的開發和利用。

四、結語

總之，高職院校服務的核心就是為學生服務，為社會輸送優秀的技能型人才。高職院校“學生類”檔案管理是高職院校的一項重要工作。只有不斷地改革“學生類”檔案管理機制，才能做好學生檔案管理工作。做好學生檔案管理工作，不僅有利于高職院校學生的就業，同事有利于促進高職院校管理水平的提高，也是提高高職院校自身競爭力的有效途徑之一。