如何做好財務檔案管理的信息化建設

楊曼

摘 要：21世紀以來，信息技術的飛速發(fā)展給財務檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)和機遇，在這種形式下國內(nèi)財務制度改革工作的不斷深入，財務檔案的利用率也迅速提高。盡管當前財務檔案信息化建設的水平離高效、安全、經(jīng)濟的財務檔案管理工作需求相距甚遠，但我們可以依靠互聯(lián)網(wǎng)和信息技術，結合計算機管理技術不斷的深入財務檔案各層管理工作。本文就以財務檔案管理信息化建設的意義為出發(fā)點，分析目前檔案信息化建設中出現(xiàn)的問題，提出檔案信息化建設的策略和思路。

關鍵詞：財務檔案；信息化；高效；安全

21世紀，人類進入一個全新的信息化時代，隨著信息技術的不斷發(fā)展，我國社會經(jīng)濟發(fā)生了深刻變革，財務檔案管理內(nèi)涵也有了新的延伸，財務檔案管理工作發(fā)展要順應時代的要求，朝著信息化的方向去發(fā)展，這就使得財務檔案信息化建設顯的更為重要。不斷的加快財務檔案信息化建設不僅能提高財務檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，還可以更好的適應時代和社會發(fā)展要求。

1 研究財務檔案信息化建設的意義

在信息化背景下，人工收集、紙質(zhì)介質(zhì)、手工整理、簿冊管理的傳統(tǒng)的干部財務檔案模式封閉僵化、效率低下。為適應組織工作的基本需求，財務檔案管理正逐漸從以檔案實體保管和利用為重心轉向財務檔案信息化建設、數(shù)字化管理和檔案信息的準確、安全、高效的服務利用為重心發(fā)展。財務檔案信息化建設符合信息化時代要求，是現(xiàn)代化管理的體現(xiàn)，能夠?qū)崿F(xiàn)財務檔案信息資源共享，更好的服務于社會和人民，財務檔案信息化管理是財務檔案管理的必經(jīng)之路，也是目前管理途徑的熱點方式，是我國財務檔案管理水平與世界接軌重要手段。

2 財務檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 財務檔案信息化建設標準化、規(guī)范化程度低

在互聯(lián)網(wǎng)中實現(xiàn)相關信息的共享是財務檔案管理信息化的終極目標，為了能夠達到這一目標就要在各個財務檔案信息化系統(tǒng)之間有一個統(tǒng)一的標準，可以說，沒有財務檔案信息系統(tǒng)標準化的規(guī)則，就不可能實現(xiàn)財務檔案資料的數(shù)字化和信息化，也就更不可能實現(xiàn)財務檔案管理的數(shù)字化和信息化。而如今在財務檔案信息化建設方面，普遍缺乏統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化意識。

2.2 財務檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)

當今檔案信息化管理是財務檔案管理的發(fā)展方向，財務檔案信息化的建設被認為是社會檔案信息化管理的關鍵。近年來，財務檔案材料信息化管理建設進展的十分迅速，在單位內(nèi)部已建成財務信息網(wǎng)、辦公局域網(wǎng)等網(wǎng)絡體系，財務檔案材料通過計算機可以完成的錄入、整理、分類、保管等工作。但是，目前網(wǎng)絡存在許多的不安全因素致使檔案網(wǎng)絡管理運行中保密問題日益突出，計算機安全管理問題越來越重要。

2.3 缺乏信息化建設的人才

一切工作都要依靠人來完成，財務檔案管理的信息化也不例外，因此，財務檔案管理人員素質(zhì)的提高是實現(xiàn)信息化的根本所在，不僅要求工作人員精通傳統(tǒng)的財務檔案業(yè)務，還必須掌握網(wǎng)絡化、自動化等現(xiàn)代信息技術。而如今財務檔案管理專職人員較少、年齡結構偏大、學歷層次不高、專業(yè)分布不合理，且其工作積極性不高，這充分暴露出財務檔案管理人員素質(zhì)不高和缺少復合型人才等問題。

2.4 對檔案信息化建設不夠重視、資金投入有限

財務檔案管理信息化建設需要軟件和硬件設備的支持，許多單位或是部門沒有專用的服務器，基本都是普通的微機來代替，況且一些設備老化的十分嚴重，信息化的管理還需要軟件的開發(fā)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立，這些都需要資金來運作。然而單位或是部門領導不給于足夠的關注，財務檔案主管部門不能得到足夠的經(jīng)費去進行檔案信息化的建設，造成財務檔案信息化建設相對滯后，不能適應新時代下財務檔案管理工作。

3 加強財務檔案管理信息化建設的對策

3.1 實現(xiàn)財務檔案管理工作標準化、制度化、現(xiàn)代化

財務檔案的統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。作為部門或是單位的人力資源管理部門，應該把財務檔案管理工作和當代管理學中的科學理論和方法相結合，形成一套適合單位財務檔案管理制度化和標準化的管理方式，通過電子數(shù)據(jù)的整理、保存、轉發(fā)、使用等工作都實現(xiàn)有序化，避免出現(xiàn)不能兼容、各自為政、重復建設等現(xiàn)象，并制定一系列管理制度，如：檔案管理機構及其職責、檔案借閱制度、借用和轉遞遵守有關規(guī)定等，通過貫徹和制定各種規(guī)范、標準，使得財務檔案管理工作在單位人力管理中能發(fā)揮最大的效益。

3.2 健全相應制度，加大檔案安全保密力度

財務檔案管理是一項政治性、專業(yè)性以及機密性很強的工作，這些檔案都記錄著個人的珍貴信息，需要妥善的保管，然而目前財務檔案管理工作人員缺乏計算機安全保密方面的基本知識，加上財務檔案信息化管理還沒有完善的安全保障系統(tǒng)。所以在檔案管理信息化過程中要加強對檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)管工作，注重檔案管理人員相關軟件技能培訓。根據(jù)財務檔案信息保密級別的不同，為其進行分類加密，并進行不同的使用權限設置，對公開信息和非公開信息分開管理，以保證財務檔案電子資源的安全性、有效性、完備性和可用性。檔案管理人員是檔案制度的直接貫徹者，對檔案的安全保密負有義不容辭的責任，因此，檔案管理工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是關鍵。要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，高度的保密意識，防止看到的、聽到的、接觸到的秘密在不知不覺中泄密。所以檔案管理人員無論何時何地，都應做到頭腦清醒、守口如瓶，把保守國家、單位秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務，同時這也是講政治、守紀律的最直接體現(xiàn)，就要求檔案工作既要認識到保密的重要性，又要使檔案在一定范圍限制內(nèi)合理地發(fā)揮自身價值，使檔案資源得到充分利用。所以，保密與利用兩者都十分重要，正確處理好兩者關系，決不可偏頗。

3.3 加強學習，增強檔案管理人員素質(zhì)

以人為本，培養(yǎng)財務檔案管理信息化建設隊伍，要加強人才建設，努力培養(yǎng)和穩(wěn)定一批高素質(zhì)、復合型財務檔案管理人才。提高財務檔案管理人員的政治素質(zhì)，要建立良好的學習機制，定期對檔案工作人員進行各種形式的培訓。財務檔案要實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡化，信息專業(yè)和檔案專業(yè)知識必不可少。所以，要提高財務檔案管理人員的思想觀念，更新其知識結構，努力提高工作人員的綜合素質(zhì)和信息化能力，并注意其學科的交叉性和專業(yè)的互補性。此外，檔案管理人員要不斷拓寬自己新知識技術視野，豐富自身檔案管理的水平，同時提升自身職業(yè)道德和素養(yǎng)，為財務檔案管理信息化建設作出自己的一份貢獻。

3.4 加大財務檔案管理信息化建設投入

信息化建設本來就是資金密集型工程，需要大量的資金投入來購置相應的軟硬件和網(wǎng)絡設備，因此單位應該為財務檔案管理信息化建設提供足夠的資金。通過提高財務檔案管理的科技程度，挖掘單位自身內(nèi)部的科技人才，充分利用現(xiàn)有的科技成果，推進財務檔案管理信息領域中新的經(jīng)濟增長點。這樣不僅能降低資金的投入，又可以加快單位自身財務檔案管理信息化建設的進度。

4 結論

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為單位檔案管理人員，必須提高科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

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