加強鄉政府計生辦檔案管理規范化的方法分析

賈文山

摘 要：加強鄉政府計生辦檔案管理規范化具有重要意義，能規范檔案使用各項工作，滿足人們使用檔案資料需要，提高檔案管理實效性。但目前檔案管理存在不足，制約管理實效性提升，需要采取完善措施：建立健全的管理制度，明確管理人員職責，構建規范化管理流程，提高管理人員綜合素質，并注重現代信息技術應用，增加相應的資金投入。

關鍵詞：鄉政府；計生辦；檔案管理；規范化；制度；人員；資金

引言

檔案資料能為鄉政府計生辦各項工作開展提供參考和數據支撐，因而日常工作中，有必要創新管理方式方法，構建檔案管理規范化流程，促進檔案管理水平提升。但調查顯示，目前檔案管理存在不足，未能建立健全的制度，也沒有實現檔案管理規范化。最終制約人們對檔案數據資料的獲取，也難以提升檔案管理實效性，有必要采取改進措施。

1 加強鄉政府計生辦檔案管理規范化的意義

采取有效措施，實現檔案管理規范化，這是鄉政府計生辦的一項重要工作，也是檔案管理必須重視的內容，其重要作用表現在以下方面。

1.1 規范檔案使用各項工作

鄉政府計生辦日常工作中，在制定決策和方案時，都離不開檔案資料的支持。而通過健全完善制度措施，實現檔案管理規范化，不僅有利于加強檔案資料的防火與防盜工作，保障檔案資料完整可靠。同時還能避免檔案資料丟失，為人們獲取檔案數據資料提供參考，有利于規范檔案使用各項工作。

1.2 滿足人們使用檔案資料需要

如果檔案管理不到位，未能實現管理規范化，不僅加大檔案資料獲取難度，還可能導致資料丟失，難以滿足檔案資料使用需要。而建立健全的制度措施，實現檔案管理規范化，能有效滿足人們獲取檔案信息資料需要，也為開展管理決策提供參考和依據。

1.3 提高檔案管理的實效性

作為檔案管理人員，應該結合鄉政府計生辦日常工作，建立完善的檔案管理制度，明確各部門和管理人員職責，實現檔案管理規范化。進而有效約束和規范檔案管理流程，確保各項制度有章可循。這樣既能有效規范和引導檔案管理人員日常活動，還有利于提升鄉政府計生辦檔案管理實效性，確保檔案管理工作的服務質量。

2 當前鄉政府計生辦檔案管理規范化的不足

盡管鄉政府計生辦檔案管理規范化具有重要作用，但目前部分檔案管理人員綜合素質偏低，現有制度沒有嚴格落實，難以實現管理工作規范化，也制約檔案管理水平提高，存在的問題表現在以下幾點。

2.1 管理制度不健全

鄉政府計生辦往往將工作放在其他方面，對檔案管理的重視程度不夠。也沒有結合本單位實際情況，建立健全完善的管理制度，難以有效約束和規范檔案管理各項活動。

2.2 管理人員職責沒有明確

為推動檔案管理規范化，有效約束鄉政府計生辦檔案管理人員日常行動，建立嚴格的責任制，明確管理人員職責是十分必要的。但部分管理人員不重視該項工作，沒有建立責任制，或者工作人員責任心不強，未能認真履行自身職責，制約工作實效性提升。

2.3 管理流程不規范

實現檔案管理規范化，構建完善的管理流程是必要的。但調查顯示，一些部門不注重檔案管理日常工作，管理制度不健全，管理流程不規范，難以提升鄉政府計生辦檔案管理實效性。

2.4 管理人員素質有待提升

例如，忽視優秀檔案管理人才引進，現有管理人員綜合素質偏低，年齡較大，計算機和掃描技術使用技能不強，制約檔案管理規范化進行。此外，鄉政府通常忽視構建完善的管理培訓機制，未能對檔案管理人員開展管理培訓，制約他們綜合技能提升。

2.5 信息技術應用不充分

例如，部分工作人員局限于采用人工方式開展檔案資料收集、整理與編號，忽視對檔案資料進行數字化處理。計算機和掃描技術應用不到位，未能構建完善的檔案管理數據庫，也難以實現檔案管理的信息化，不利于提高管理工作水平。

2.6 資金投入有待增加

優秀管理人員引進，先進儀器設備購置，計算機和互聯網的應用等，都離不開資金支持。然而調查顯示，鄉政府在這方面的資金投入不足，資金預算和投入較少，難以有效滿足儀器設備購置等各項工作需要，最終制約檔案管理規范化進行。

3 加強鄉政府計生辦檔案管理規范化的方法

為彌補檔案管理的不足，實現鄉政府計生辦檔案管理規范化，結合具體工作需要，可以采取以下改進方法。

3.1 建立健全的管理制度

根據自身實際情況，結合鄉政府計生辦檔案管理需要，建立完善的管理制度，推動各項工作制度化與規范化。要明確檔案管理的目標和流程，有效約束和規范檔案管理人員日常活動，促進工作實效性提升。

3.2 明確管理人員職責

鄉政府計生辦檔案管理工作中，應該合理安排管理人員日常活動，明確他們具體職責，建立并嚴格落實檔案管理責任制。從而讓每位工作人員明確自身職責，遵循管理規章制度和相關規范要求開展檔案管理活動，最終有效提升檔案管理工作水平。

3.3 構建規范化管理流程

要構建規范化檔案管理流程，合理安排管理人員日常工作，讓他們按要求開展檔案管理。建立完善的管理制度，明確鄉政府計生辦檔案管理目標和流程，確保各項工作有章可循，最終實現提升管理實效性的目的。此外還要結合新形勢和新需要，不斷優化檔案管理制度與相關措施，健全完善管理規章制度，明確檔案管理人員具體職責，為檔案資料使用者提供優質和滿意的服務。

3.4 提高管理人員綜合素質

要注重優秀管理人才引進，充實鄉政府檔案管理工作隊伍，確保他們勝任檔案管理各項工作需要。構建完善的管理培訓機制，為他們創造學習和培訓條件，不斷豐富他們的理論知識和實踐經驗，提高檔案資料收集和整理水平。構建完善的數據庫，方便資料保存和查閱，促進檔案管理實效性提升。

3.5 注重現代信息技術應用

鄉政府計生辦檔案管理工作中，應該順應大數據和“互聯網+”時代的要求，注重計算機和信息技術應用，使其為檔案管理提供更為優質的服務。要推進檔案管理數字化進程，重視掃描技術應用，做好電子檔案備份工作，加強安全管理，防止資料丟失。構建完善的數據庫，詳細錄入檔案數據資料，滿足人們查閱和使用需要，促進服務質量提升。

3.6 增加相應的資金投入

鄉政府應該提高對檔案管理的思想重視程度，增加相應的資金投入，使其有效滿足檔案管理工作需要。例如，要制定健全的資金預算計劃，對資金使用科學合理安排。然后按要求購置先進儀器設備，引進優秀檔案管理人員，并注重設備管理維護，建立完善的數據庫，構建規范化檔案管理流程，促進檔案管理水平提高。

4.結束語

鄉政府計生辦檔案管理活動中，采取相應措施，推動檔案管理規范化，不僅能有效約束和規范檔案管理流程，還有利于滿足人們使用檔案資料的需要，促進檔案管理質量提升。因此，應該明確存在的不足，構建規范化管理流程，提高管理人員素質，最終實現檔案管理的規范化，有效滿足人們使用檔案資料需要，也為鄉政府計生辦各項工作開展提供參考和借鑒。

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