淺談機關檔案管理的現(xiàn)狀及對策

扎米拉·那孜別克

摘 要：眾所周知，檔案管理工作在我國各個機關和企業(yè)機構中都有所存在，機關檔案記錄著我國各個行業(yè)的發(fā)展史以及發(fā)展成果，通過對這些檔案的利用可以引導我國各行各業(yè)更好地發(fā)展。由此可見，做好機關檔案管理工作對于我國社會經(jīng)濟的全面發(fā)展有著舉足輕重的作用。

關鍵詞：機關檔案管理；問題；對策

引言

注重我國機關檔案管理模式改革研究，有利于提升這類檔案潛在的應用價值，促使其實踐應用中能夠更好地適應時代的發(fā)展要求。因此，需要從多個角度進行充分考慮，找出符合我國機關檔案管理模式改革需要的措施并加以使用，使得未來機關檔案使用中能夠形成良好的管理模式，進而降低其管理中的問題發(fā)生率。

1 機關檔案管理工作中存在的問題

1.1 機關檔案管理工作與社會發(fā)展的要求不同步

隨著我國對機關檔案管理工作的重視，機關檔案管理工作做得越來越好，而且還利用了先進的技術對這些檔案進行高效安全管理。但是在實際中，我國機關檔案管理依舊存在很多問題，無法與現(xiàn)代社會發(fā)展的要求相同步。主要就是因為目前很多機關檔案管理部門沒有利用先進的技術和先進的管理方案對這些檔案進行管理，導致這些機關檔案的安全無法得到保證。與此同時，很多機關檔案管理部門沒有嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，對檔案進行隨意管理，導致現(xiàn)代版的機關檔案管理工作無法與時俱進，不能夠充分發(fā)揮好機關檔案應有的作用。

1.2 機關檔案管理人員的管理水平存在缺陷

目前很多機關檔案管理人員的管理水平并不是很高，這些管理人員很多是兼職，不是專職從事檔案管理工作，沒有比較過硬的專業(yè)知識，管理能力也不是很強，無法根據(jù)現(xiàn)代化的技術對機關檔案管理水平進行提升，最終會導致機關檔案管理工作做不到位。與此同時，很多機關檔案管理人員的基本素質(zhì)不是很高，不能夠嚴格按照規(guī)章制度對機關檔案進行管理，導致機關檔案在管理的過程中存在很多不安全的隱患。而且隨著社會經(jīng)濟和科學技術的發(fā)展，人們對檔案管理工作的要求也越來越高，機關檔案管理人員只有提高自身素質(zhì)和專業(yè)技能才能夠從整體上提高機關檔案管理水平。

1.3 基礎建設水平不高

機關檔案管理工作中一項非常重要的內(nèi)容就是對相關資料進行保存，當前很多檔案資料都是紙質(zhì)的，這些紙質(zhì)的資料需要有合適的保存環(huán)境。由于數(shù)量較多，整理和管理都相對復雜，很多機關單位將這些資料整理完以后就不再管理，而且安全措施做得不到位。受到溫度和濕度的影響，很多紙質(zhì)材料受到損壞，加上最初的整理工作做得不夠規(guī)范，為之后的工作造成很大不便。隨著計算機網(wǎng)絡技術的廣泛應用，各單位開始將資料輸入到電腦中進行保存，但是，還有一些機關單位的硬件和軟件設施水平較低，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導致工作質(zhì)量和效率較低，而且檔案資料保存不夠完整。

2 機關檔案管理對策

2.1 加強機關各項檔案管理工作

眾所周知，機關檔案管理工作是一項政策性比較強的工作，也是專業(yè)技能要求比較高的一項工作，如果能夠采取有效的措施對機關檔案進行良好的管理，那么這些檔案的使用時間就會變得更久。因此，機關檔案管理部門需要結合檔案管理現(xiàn)狀制定出一系列有利于檔案管理的方案，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的一些問題，并且高效地對這些問題進行解決，這樣就可以保證機關各項檔案管理工作做得更加到位。除此之外，機關檔案管理工作還需要專門的機關檔案管理部門和機關檔案管理人員從事對機關檔案的收集、加工和整理，爭取盡最大努力保證這些機關檔案的質(zhì)量。

2.2 注重提高機關檔案管理工作人員的專業(yè)能力和整體素質(zhì)

機關檔案管理工作需要專業(yè)能力較強的人員完成，因此機關單位需加強對工作人員的培訓，通過掌握科學的檔案管理知識和先進的方法，熟悉計算機基本知識和軟件，來提高自身的業(yè)務能力。對于那些沒有設置專門檔案管理部門的機關單位，今后一定要設置，要對部門工作人員進行管理，使檔案管理工作人員的管理能力和工作能力不斷提高。此外，檔案管理工作人員的責任意識非常重要，只有端正工作態(tài)度，認識到機關檔案管理工作的重要意義，明確自身的職責，才能實現(xiàn)更好地參與到檔案管理工作中去，實現(xiàn)機關檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。

2.3 強化檔案的現(xiàn)代化管理

機關檔案管理工作要打破傳統(tǒng)的檔案管理方式，集合現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術等對檔案管理模式進行創(chuàng)新，實現(xiàn)從實體管理模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡化模式進行轉變。實現(xiàn)文檔一體化管理，推進辦公自動化，轉變傳統(tǒng)的公文書寫方式，建立統(tǒng)一的機關檔案管理平臺。實現(xiàn)機關檔案信息從接收、歸檔、整理、存儲到開發(fā)利用的現(xiàn)代化管理，建設檔案數(shù)據(jù)庫，充分體現(xiàn)機關檔案管理信息化建設的先進性、科學性和實用性。

2.4 搞好檔案的開發(fā)利用

機關檔案管理工作的最終目的就是要服務單位發(fā)展建設、服務群眾生產(chǎn)生活，充分體現(xiàn)挖掘機關檔案的價值。在機關檔案管理工作上要不斷前行，積極探索，讓機關檔案管理工作更加規(guī)范、更加科學，開發(fā)利用更加充分。加強機關檔案的開發(fā)利用，既是扭轉過去工作被動局面的出發(fā)點，也是進一步發(fā)展機關事業(yè)，增強機關檔案服務功能的歸宿點。而加強機關檔案信息化建設，極大地方便了機關檔案的查找利用，為領導和各業(yè)務工作及時準確地查找材料，提供了有效的參考依據(jù)，使機關規(guī)劃、編制、建設等活動更有預見性和可行性，從而充分發(fā)揮機關檔案管理工作的服務功能。為此，必須轉變觀念，樹立服務意識，加強館（室）藏建設，創(chuàng)造開發(fā)機關檔案信息資源的物質(zhì)條件，拓寬服務領域，增強開發(fā)機關檔案信息資源的能力，從而充分發(fā)揮機關檔案信息資源的作用。

3 結束語

綜上所述，機關檔案管理工作的高效進行對我國經(jīng)濟發(fā)展和歷史成果的保護都有著極大的促進作用，因此，機關檔案管理人員需要不斷完善檔案管理機制，與時俱進地做好機制的創(chuàng)新工作，提升機關檔案管理工作的信息化和科學化水平，從而推動我國機關檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻

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