檔案信息服務與檔案信息服務模式淺述

梁宗琪

檔案信息服務模式是由一定歷史時期的生產力發展水平和生產組織形式決定的。檔案工作作為人有目的的活動的產物，需要與外界的社會環境之間進行物質、能量和信息的交換，在協調——失調——協調中達到新的平衡。在社會實踐的不斷變遷中認識和把握檔案信息服務模式的轉變，自覺調整目標定位和實現目的的方法、手段，以期在新的水平上重新達到穩定的運行和協調發展，是保持檔案事業蓬勃發展的力量之源。

一、檔案信息服務

1.檔案信息服務含義

檔案信息服務從廣義上講，指的是檔案信息機構整個的業務工作。即所有為了促進檔案信息流通，加快檔案信息傳播，提高檔案信息利用率，便于利用者獲取檔案信息所進行的各項活動。狹義上講，是指檔案館（室）工作人員根據利用者的檔案信息需求，組織利用者獲取和利用檔案信息的工作。本文所說的檔案信息服務主要指的是后者，是檔案部門為了最大限度的發揮檔案信息的社會效益、經濟效益，在服務理念支配下，通過健全的制度、合理的程序，特定機構而將檔案信息通過各種方式提供給利用者利用，并為社會大眾創造良好的檔案信息利用氛圍、環境，以發揮檔案作為人類活動記錄的作用，提高社會整體的檔案信息服務水平，并通過檔案信息服務工作的成功開展帶動檔案工作其他環節的發展，以提高檔案事業的社會地位。此外，本文的檔案信息服務指的是檔案部門的檔案信息服務工作，它與我們平常說的檔案信息利用工作并無本質差別。

2.檔案信息服務系統構成要素

檔案信息服務系統由檔案信息服務對象——利用者、檔案信息服務人員——檔案工作者、檔案信息服務設施、檔案信息服務方法、檔案信息服務資源構成。利用者是檔案信息服務的客體，是檔案信息服務存在的原動力；檔案工作者是檔案信息服務的主體，包括相關的業務人員與服務人員；檔案信息服務設施是檔案信息服務工作的物質條件；服務方法與信息資源分別是檔案信息服務實現的前提與工作對象。這些要素相互依存，共同構成了檔案信息服務系統。檔案信息服務系統是檔案信息服務模式運行的先決條件，它與檔案信息服務模式共同構成檔案信息服務工作的基本框架。此外，從檔案工作系統本身來看，檔案信息服務系統還要受到檔案鑒定、檢索、檔案信息開發及公開等諸多環節的影響。

二、檔案信息服務模式

1.檔案信息服務模式含義

模式是某類問題的方法論，是問題解決方案的核心，管理理念的具體化，是一種被組織和社會所認同與接納的管理法則，好的模式可以用效益去審視、評價。從系統論角度看，模式不僅是指由理念、組織方式、技術以及多種物質要素構成的具有一定功能的有機整體，是對組成要素及其基本關系的描述，也是諸要素之間相互作用、推進其運行變化的動態過程系統。當某種模式賴以生存的內外環境發生變化時，固有模式的構成要素以及要素之間的關系必將進行變革、重組，最終形成更加令人滿意的新模式。隨著運行環境的變化，模式的轉變是必然的，但轉變是有條件的，也需要一個過程。檔案信息服務模式是指在檔案信息服務理念這種精神的支配下，通過制定一系列檔案信息服務制度，來規范檔案信息服務機構的運行與檔案信息利用者的行為，使社會檔案信息需求與供給達到平衡狀態的一種檔案信息服務系統運作狀態。檔案信息服務模式一旦建立并發揮作用，就會對檔案信息服務工作形成潛在的、持久的約束，使檔案信息服務工作的各方面在服務模式的規范下有序開展，但是，檔案信息服務模式又不是持久不變的，它必將隨著社會實踐這個大的運行環境的變化而變化。

2.檔案信息服務模式的構成

服務理念是理念的子概念。理念的產生源于哲學。理念是人對于不同事物從自身角度出發確（認）定下來的正確看法，并用于指導人們的行為實踐，理念是一種意識。人對于不同的事物有著不同的理念，如營銷理念、管理理念、服務理念等。對于理念，不同的角度有不同的表述。但最根本的一點，理念是形而上學，富有理想色彩但又不空洞，可以轉化為一定的制度，可以對實踐起著永恒指導作用的一種理論上的“信仰”。需要強調的是，理念本身有正確的和錯誤之分，理念是行為人自身擁有并認為正確的看法，并不代表其本身真的正確。

從理論與實踐兩個方面看，服務理念對于檔案信息服務部門的意義在于它是檔案信息服務部門行為最本源的東西，與其行為有著因果關系，服務理念是因，行為是果；服務理念是行為的主導，行為是服務理念的實現，服務理念決定檔案信息服務部門的存在與發展，是一種精神，這個精神自然還要支配服務制度的制定。檔案信息服務部門的規模越龐大，服務理念的重要性就越突出；檔案信息服務部門行為的一致性要求越高，對服務理念的依賴性就越大。沒有正確的服務理念，檔案信息服務部門越是努力其損失就越大。

對于服務機構來說，服務理念也是組織核心競爭能力的體現。組織與組織之間根本的區別就是理念上的區別，進而在理念的指導下在組織宗旨、構成、活動及其活動結果上引起一系列的不同。對組織是這樣，對一個民族、對一個國家同樣是這樣。一個民族可以因為其掌握了科學技術知識而昌盛，但最初的根源卻來自于其“崇尚知識”的理念。反思歷史上各種文明崛起與衰落的背后，無不打上了理念的烙印。所以，檔案部門作為一個社會信息服務部門，首先應該確立的是服務理念，而不是再三強調服務意識，這關乎檔案信息服務工作的全局，因為服務理念是檔案信息服務模式的核心。

服務制度就是在服務理念支配下建立的有關服務機構權限、職責、服務方式、程序等一系列的規章制度。服務制度內容廣泛，只要是與檔案信息服務工作有關的內容，都可以納入其調整范圍。服務制度是服務理念的體現，透過服務制度我們可以了解服務機構的宗旨、職責等相關信息。沒有服務制度，服務理念將無法體現，更無法達到預想的服務效果，沒有服務理念，服務制度就失去了根基，也就沒有制定的意義。對于檔案信息服務部門來說，完善的服務制度是各項服務工作順利進行的保障，也是檔案信息服務模式形成的關鍵。服務機構服務機構是將服務制度、服務方法與程序等服務環節付諸于實踐的組織。檔案信息服務部門就是提供檔案信息的服務機構，具體是指公共檔案館，包括歷史檔案館、綜合檔案館與專業檔案館。檔案信息服務機構是檔案信息服務模式形成的組織者，它的設置不應是一成不變，應該隨著服務工作的變化，結合政治、經濟、文化等條件而變化，符合高效、低耗的原則，不應“一刀切”。