電子檔案管理對醫院檔案管理的影響與對策

黃路燕

摘 要：隨著時代的進步與發展，資料文案的存檔已逐漸由傳統的紙質檔案轉化為電子檔案管理。隨著醫院信息化建設的加快，電子檔案管理逐漸被人們所重視。為此，本文首先就電子文檔的定義及其特點進行闡述，然后具體分析電子文件在醫院檔案管理中的影響，并在此基礎上從檔案的管理工作和理論研究兩個方面提出可行的對策，希望能產生積極影響。

關鍵詞：信息化；電子文檔；醫院檔案；影響；對策

自我國進入二十一世紀以來，我國電子信息技術發展迅猛。在醫院的信息化建設中，電子檔案管理工作逐漸趨向自動化、規范化、虛擬化方向改進完善，現已成為檔案管理和信息化建設工作中不可或缺的環節。但在具體的管理工作中，在管理及電子文檔使用的方式上存在許多的問題，并對醫院的檔案管理工作造成了直接影響，為此，本文就電子文檔在醫院的使用現狀及影響進行具體分析，然后提出相應的可行性建議。

一、電子文檔的定義及其特點

電子文檔是通過計算機硬盤、磁盤以及光盤等帶有磁性的存儲物件，來記錄人們行為活動中所產生的文字及圖片等材料，且能夠通過計算機、互聯網、局域網等進行傳送、檢索及使用等行為的文件。其相比于傳統的紙質檔案，其所具有的優點有以下幾個方面：檢索便捷，可網絡傳輸；流通方面，能最大限度的實現資源共享；電子文檔所記錄的范圍不僅局限于檔案，還包括圖書、情報等其它資料；易寶存，不存在有害生物侵襲而出現損毀的現象；占地面積小，節能環保。

二、電子文件對醫院檔案管理工作的影響

電子文件之所以能迅速替代紙質檔案來記錄檔案等其它材料，這些都得益于電子文件使用帶來的便捷性，但電子檔案在使用的過程中同樣具有一定的缺陷。首先電子文件的使用必須依靠計算機等設備，這種唯一性必將對檔案管理工作的各個層面造成巨大的影響，例如檔案管理人員、檔案儲存模式、答案管理模式以及服務方式等等。

（一）對管理者的影響

首先，就檔案管理的工作人員來說，管理者必須要掌握一定的計算機技能，同時也要對電子文件的儲存和使用方式達到熟練應用的程度，同時還要對檔案儲存載體的性能有一定的掌握，以實現對電子文件的永久使用與保存。

（二）對存儲環境的影響

電子文件的儲存載體是一些具有磁性的磁盤、光盤等材料，這種特殊的材質存放與保存便對環境有一定的要求，首先要控制環境的溫濕度，其次是存放環境是能夠防靜電、方磁、防擠壓碰撞等要求。

（三）對管理方式的影響

而在電子文件的管理中，管理方式也是極為重要。雖然電子文件的管理主要依靠計算機完成，但在具體的操作中，想要實現電子文件的有效管理與保存，需要根據電子文件的性質及先關要求來采取相應的可行性方式。為此，筆者就其中主要的三個方面進行重點闡述：首先，電子文件由于傳輸快、易復制等特性，注定了電子文件在保存的過程中容易遭到攻擊、被竊取，因此，從某種程度上來說，電子文件的保存相比于傳統的紙質文件更難；其次，紙質檔案由于自身的局限性，使用頻率逐漸減低，但在某些方面仍然要使用，因此，兩種檔案共存的管理模式給電子檔案的管理造成一定的影響；最后，由于電子文件使用過程中帶來的便捷性以及電子信息技術的不斷成熟與發展，為電子文件的使用提供了一個良好的發展環境，同時也解決了紙質檔案管理中的各種不便。

（四）對服務方式的影響

電子檔案庫的建立最主要的原因便是為檢索及使用服務提供了巨大的便利，在電子信息技術的支持下，相比于傳統的檢索服務，電子檔案的建立給檢索服務帶來翻天覆地的變化，大大提升了檢索效率，但這種改變需要給檔案管理部門、服務對象一定的適應期，同時也要在服務模式上做出一定的改變。

對安全性的影響

電子文件保存的安全性涉及多個方面，筆者就其中最為主要的三個方面進行具體分析：首先，由于電子文件的特殊性，可以實現信息與載體的分離，因此，這便給電子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性質的保障帶來巨大影響，這也是當下急需解決的問題；其次，電子文件的檢索與網絡傳輸系統都是由局域網或互聯網所連接的，因此極易遭受駭客攻擊；最后，電子文件的使用設備及載體存在一定的電磁泄露問題，這也是電子文件保存安全性中重點考慮的問題。

三、對策分析

電子文件的使用雖然給人們帶來巨大的便利，但在其使用的過程中，其對檔案管理工作產生的影響也是各層面的，為了更好的幫助醫院進行檔案管理工作，針對電子文件的使用及檔案工作的對策進行研究是非常有必要的。

（一）檔案學理論研究角度

筆者根據多年從事相關工作的經驗，在檔案學理論研究角度中，總結了以下兩點：首先要開拓研究實驗，擴大研究范圍，從多個學科的領域中去研究問題；其次便是針對檔案的一體化管理進行研究，這不只是建立一個簡單的信息共享平臺，更是醫院辦公自動化、數字檔案庫和信息化建設的關鍵。

（二）檔案管理角度

1.加強人才培養，提高檔案管理人員的業務素質

首先，在醫院檔案的信息化建設中，首先需要加強團隊建設。檔案管理工作需要檔案業務能力強且掌握一定的計算機技術和信息化技術的管理人才，但在調查中發現，很多檔案管理的綜合素質水平普遍偏低，且專業知識結構與業務能力還有待加強，這與信息化建設要求和標準存在一定的落差。為了更好的建設信息化檔案，各大醫院應該注重檔案管理人員的培訓，同時積極開展相應的競賽與培訓活動，從而更好的幫助團隊提升專業素質能力，打造一支精良的信息化管理團隊。

2.加強檔案管理規范化建設，努力提高服務質量

就目前醫院的檔案管理現狀來說，改進并完善檔案管理制度與流程能有效的促使檔案管理規范化、科學化，例如在電子文件從建立到歸檔這一系列環節中，針對其中的薄弱環節，優化流程結構，制定完善的機制，加強員工專業素養與服務意識的培訓，這樣不能有效的提升服務質量，還能促使檔案管理工作更加高效化。

3.加強檔案信息化應用研究，努力探索新形勢下檔案管理工作的新模式

針對當下醫院檔案管理工作的缺陷，注重電子文件的應用與研究，結合自身實際情況，構建一套全新的檔案管理模式是重要的。因此在電子文件的應用與研究中，要充分掌握檔案管理軟件的使用方式，在探索全新管理模式的過程中，可以汲取國外發達地區組織機構答案管理模式的優點，然后在根據自身情況建立一套完善的信息管理體系。

四、結語

檔案管理工作的優化，首先要從管理團隊的建設中出發，其次是管理模式與管理流程的改進與優化。其次，也要注重科學理論的研究，幫助管理者更好的提升管理能力，同時幫助醫院的檔案管理模式與流程適應時代的腳步。

參考文獻

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