微信之于基層檔案部門保管模式的“綠色”思考

何花

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)不斷成熟，各種即時(shí)通訊軟件不斷興起，比如微信、微博等。他們的用戶群多集中在年輕人中間，又由于智能手機(jī)的普及，微信用戶不斷增多。在我們的日常生活中，檔案管理是一件非常重要的事情，而基層檔案管理部門的職責(zé)更多的是保存檔案，現(xiàn)在我們將微信用于基層檔案部門的保管工作中，這種智能檔案管理方案提升了效率，節(jié)約了成本。本文首先列舉了微信的傳播特點(diǎn)，然后依據(jù)基層檔案管理部門存在的問題，用微信為破解雙套制度提供可行性的思考方式，給人們的工作提供較大的便利。

關(guān)鍵詞：微信；基層檔案部門；綠色

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代交互式信息使得我們認(rèn)識到互動(dòng)的優(yōu)點(diǎn)，有種身臨其境的感受。他們在改變我們生活方式的同時(shí)，更是為一些程序化的工作提供新的思路，比如說檔案的保管工作，以前的檔案保管流行“雙套制”，顧名思義即在單位保管室保留一份原件的同時(shí)，按照國家要求，復(fù)制一份同樣的檔案保留在上一級城市三線圖庫中。這種檔案保存方式產(chǎn)生于上世紀(jì)，現(xiàn)在已經(jīng)不適用于社會(huì)的發(fā)展腳步，從管理上更是會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生很大的負(fù)擔(dān)。而且這種保管方式勢必會(huì)造成資源占用、信息溝通不及時(shí)等，而微信的誕生為基層檔案保管提供更好的平臺，這種綠色保管模式為數(shù)字化建設(shè)提供新的可能，并且為基層檔案部門的檔案保管模式開拓出新的發(fā)展空間。

1.微信的傳播特點(diǎn)

騰訊公司在2011年初開發(fā)出一個(gè)實(shí)現(xiàn)即時(shí)通訊的免費(fèi)應(yīng)用程序，只需要在智能手機(jī)上下載安裝一個(gè)智能終端就可實(shí)現(xiàn)溝通交流，一經(jīng)推出便風(fēng)靡全國，截止到目前，微信注冊用戶已經(jīng)達(dá)到3000多萬，同比增長30%左右。那么微信傳播具有什么特點(diǎn)呢？

1.1下載注冊簡單

微信下載注冊十分簡單，只需依托智能手機(jī)和網(wǎng)絡(luò)就可實(shí)現(xiàn)下載，再加上現(xiàn)在4G技術(shù)發(fā)展迅猛使得網(wǎng)絡(luò)下載傳輸速度突飛猛進(jìn)。手機(jī)版本也隨著實(shí)用性不斷更新，由最開始的Symbian到Blackberry正式版，可以說支持各種系統(tǒng)平臺，比如說Android或者IOS等。用戶可通過軟件商店進(jìn)行微信APP的下載，注冊可以選用手機(jī)號、郵箱等方式進(jìn)行注冊?？傊?，下載及注冊十分簡單易行，滿足用戶多樣化的需求同時(shí)也擴(kuò)大了微信的普及率。

1.2網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)，平臺強(qiáng)大

依靠強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，微信可與其他應(yīng)用進(jìn)行綁定。比如說微信與微博進(jìn)行綁定，實(shí)現(xiàn)信息共享，也可以與QQ郵箱進(jìn)行互綁獲得QQ郵箱提醒服務(wù)，不會(huì)錯(cuò)漏關(guān)鍵通知。這對于不及時(shí)查看消息的人來說可以算是一種便利。

1.3互動(dòng)性更高

微信傳播信息形式多樣，支持語音、打字、圖片、視頻等多種信息傳遞方式，媒體特性一覽無余。而且微信不僅支持一對一聊天，群聊天等實(shí)現(xiàn)消息精準(zhǔn)送達(dá)，傳播成本低，我們利用移動(dòng)終端虛擬數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了“面對面”交流，通話不需要花費(fèi)額外的話費(fèi)，只需要少量的移動(dòng)流量而已。

2.基層檔案部門保管模式的缺陷

隨著各種企事業(yè)單位的人員不斷增長，信息檔案的種類和數(shù)量不斷增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案方式弊端凸顯，使得我國的信息化管理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需求。就如雙套制來說，主要存在以下缺點(diǎn)：一是存放次序極易被打亂，我國的雙套制檔案保管方式依靠人工操作，這樣存放次序很容易被打亂，而且由于人為疏忽查找起來更是困難重重。二是核查耗時(shí)長，由于檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大，當(dāng)我們要查找一些資料的時(shí)候需要根據(jù)記錄進(jìn)行核查，浪費(fèi)時(shí)間，尤其是季度或者年度審查的時(shí)候，更是一件十分龐大的工程。三是信息化程度不高，傳統(tǒng)的檔案無法實(shí)現(xiàn)信息化管理，而且無法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理。這些缺點(diǎn)給人們的工作帶來極大的不便，所以迫切需要先進(jìn)的檔案保存方式將人們從繁重的工作中解救出來。

3.將微信用于基層檔案保管的思考

隨著辦公室自動(dòng)化的興起，電子檔案的產(chǎn)生使得檔案保存整理工作顯得更加便捷，而微信這一平臺的出現(xiàn)，對于紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化傳遞提供新的途徑，在此基礎(chǔ)上引發(fā)我們更多關(guān)于檔案保管模式的思考。

3.1借助微信公眾平臺發(fā)布檔案信息

我們憑借微信平臺構(gòu)建檔案管理平臺，為每一個(gè)基層單位建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫，將每一個(gè)機(jī)關(guān)的文件進(jìn)行分類整理，建立歸檔的相關(guān)規(guī)則，做好時(shí)間上的記錄，并且借閱記錄也要有相關(guān)的制度支持。當(dāng)然微信屬于虛擬的網(wǎng)絡(luò)平臺，肉眼看不到，所以實(shí)體檔案的管理也要做到位。我們利用微信電子檔案是為了更好的統(tǒng)計(jì)信息，做到查閱的時(shí)候簡單快捷，只需動(dòng)一下手指即可，不需要進(jìn)入檔案室再一一查看。為了保證文件的連續(xù)性和完整性，我們也要利用微信等信息平臺發(fā)布一些關(guān)于檔案保管利用的基本知識，以及相關(guān)的法律法規(guī)等，提高公眾的檔案維護(hù)意識，最大程度的提高相關(guān)單位的檔案管理水平。

3.2利用微信個(gè)性服務(wù)平臺傳遞檔案信息

為了提高個(gè)性化的服務(wù)需求，我們也可以建立微信檔案咨詢平臺，為社會(huì)大眾提供一對一的交流平臺。比如說當(dāng)檔案使用者不在檔案存放地，但又想查看自己的檔案信息時(shí)，這時(shí)需要向微信平臺提供查看請求，同時(shí)需要提供自己的身份證明，經(jīng)過微信系統(tǒng)核查身份得到對應(yīng)后，那么請求通過，基層檔案管理部門的管理員就會(huì)在平臺上收到信息，可以借助智能手機(jī)或者掃描儀等多媒體方式將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這時(shí)管理員將電子信息上傳，檔案申請者便收到檔案信息。通過這個(gè)過程，我們發(fā)現(xiàn)基層檔案部門的微信個(gè)性化服務(wù)平臺有很多優(yōu)點(diǎn)，比如說打破時(shí)間、空間的限制，能夠更加直觀的提供交互式利用服務(wù)。

如果一味的將所有檔案不加選擇的全部實(shí)行雙套制，那么這是對資源的極大浪費(fèi)。在智能化發(fā)展的今天我們借助網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案即需即用的個(gè)性化服務(wù)，一方面降低了管理成本，另一方面降低了信息冗余。

3.3智慧檔案的實(shí)現(xiàn)

通過微信檔案咨詢平臺的建立，可以引發(fā)我們對綠色檔案管理模式的更多思考。據(jù)資料顯示現(xiàn)在智能檔案館大多以系統(tǒng)為基礎(chǔ)，而未來的智慧檔案館可以實(shí)現(xiàn)全面感知，我們通過智能化識別、定位追蹤、監(jiān)控管理等一系列技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的感知，相對于微信平臺的一大進(jìn)步之處在于不需要人工進(jìn)行掃描上傳，而是全部的自動(dòng)化技術(shù)。但是這只是基于此的一個(gè)想法，真正智慧檔案的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)長期的工程，非常復(fù)雜，首先需要國家政策的支持，相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，然后在資金、人才的建立上也準(zhǔn)備不夠充分。

4.結(jié)語

綜上所述，微信檔案個(gè)性化檔案管理系統(tǒng)的建立借助于微信平臺的強(qiáng)大功能，其實(shí)稍加思考我們也可以發(fā)現(xiàn)不止微信，只要一個(gè)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)交互信息的傳遞那么它都可以建立檔案管理平臺。通過將微信與檔案管理相結(jié)合，我們發(fā)現(xiàn)生活中有很多有趣的現(xiàn)象值得我們思考，未來的生活會(huì)越來越智能化，我們要緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，做一個(gè)善于思考的人。

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