醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及解決辦法

羅力華

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步。經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，當(dāng)前人們的生活已經(jīng)得到了極大的改善，人們的生活變得越來(lái)越好。由于人們生活水平的不斷提高，人們對(duì)于自身的健康問(wèn)題也是越來(lái)越關(guān)注。在我國(guó)醫(yī)院已經(jīng)成為了人們時(shí)刻關(guān)注的焦點(diǎn)之一，同時(shí)我們國(guó)家的相關(guān)部門也是給予了我國(guó)醫(yī)院醫(yī)療高度的重視。和以往相比，現(xiàn)在的醫(yī)療條件是越來(lái)越好，醫(yī)院在管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等方面都取得了不小的成果，給人們的生活健康提供了極大的幫助。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，漸漸形成了很多歷史記錄檔案，也被稱為醫(yī)院文書(shū)檔案。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理；文書(shū)檔案；存在問(wèn)題；解決方案

現(xiàn)在很多正規(guī)醫(yī)院都有相關(guān)的文書(shū)檔案工作，所謂的文書(shū)檔案工作是對(duì)醫(yī)院各個(gè)時(shí)期所發(fā)生的重大事情或開(kāi)展的重要活動(dòng)進(jìn)行記載。醫(yī)院的文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)非常重要的管理工作，文書(shū)檔案是醫(yī)院在平常的具體運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的，這項(xiàng)工作的前提條件是對(duì)醫(yī)院的各類文書(shū)檔案進(jìn)行收集。對(duì)于每一個(gè)醫(yī)院來(lái)說(shuō)都應(yīng)當(dāng)建立完備的文書(shū)檔案管理制度，因?yàn)檫@樣的制度能夠保證文書(shū)檔案工作科學(xué)順利合理的進(jìn)行下去。本文從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合近些年來(lái)我國(guó)在醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中所遇到的具體情況和問(wèn)題，進(jìn)行了深入的探究與分析，希望能夠給醫(yī)院的文書(shū)檔案工作帶來(lái)一些幫助。

1 醫(yī)院文書(shū)檔案工作中具體存在的問(wèn)題

1.1相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)不夠

現(xiàn)在社會(huì)中各項(xiàng)工作對(duì)于工作人員的要求都非常高，在醫(yī)院的文書(shū)檔案工作中也應(yīng)當(dāng)是如此，但是在實(shí)際的情況中，醫(yī)院文書(shū)檔案中的工作人員和實(shí)際的要求相差甚遠(yuǎn)。對(duì)于文書(shū)檔案的工作來(lái)說(shuō)地點(diǎn)一般是在辦公室，工作人員要對(duì)自己的文書(shū)檔案工作有一定的了解，并且受過(guò)一定的工作培訓(xùn)，要有一定的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)。但是現(xiàn)在實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作人員沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的管理思想，缺少相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，這樣的狀況會(huì)大大的降低醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)行效率。

1.2文書(shū)檔案工作人員在工作銜接的時(shí)候存在問(wèn)題

醫(yī)院的文書(shū)檔案工作具體可以分為兩部分，一部分是文書(shū)工作另一部分是檔案工作，這兩項(xiàng)工作獨(dú)立進(jìn)行但是又相互聯(lián)系。醫(yī)院的文書(shū)檔案工作當(dāng)中一定要協(xié)調(diào)好這兩項(xiàng)工作的進(jìn)程與聯(lián)系，醫(yī)院的管理人員也要對(duì)這兩項(xiàng)工作建立科學(xué)合理的管理制度，來(lái)保證文書(shū)檔案工作的正常進(jìn)行。但是實(shí)際的工作中文書(shū)工作和檔案工作是存在一定差距的，因?yàn)樵趯?shí)際的工作進(jìn)行過(guò)程中，兩邊工作人員的溝通較少，工作中的問(wèn)題不能夠讓對(duì)方明確，導(dǎo)致問(wèn)題一直存在不能夠及時(shí)有效的解決，這樣的問(wèn)題導(dǎo)致文書(shū)工作和檔案工作在進(jìn)行工作銜接的時(shí)候存在嚴(yán)重的脫節(jié)，還有就是存在文件的處理方式不正確，表格做的不標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象。這樣的問(wèn)題會(huì)給醫(yī)院的文書(shū)檔案工作帶來(lái)嚴(yán)重的阻礙，降低文書(shū)檔案工作的工作效率。

1.3文書(shū)檔案中的相關(guān)資料不全

對(duì)于醫(yī)院的文書(shū)檔案工作來(lái)說(shuō)。文書(shū)資料的收集工作是重中之重，這項(xiàng)工作直接影響著后期工作的進(jìn)程與質(zhì)量。文書(shū)材料的收集工作如果不能夠及時(shí)的進(jìn)行話，一些有價(jià)值的文件材料可能會(huì)遺失，導(dǎo)致檔案文件的殘缺不全。在實(shí)際的文件收集工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題是：文件材料的收集比較零散，只有很少一部分有價(jià)值的文件轉(zhuǎn)換成了檔案，而且檔案工作人員也沒(méi)有將這些有價(jià)值的文件一一歸檔，沒(méi)有讓有價(jià)值的文件保存下來(lái)。再者就是在我國(guó)的醫(yī)院中普遍都存在重視紅頭文件輕視業(yè)務(wù)文件，還有就是重視結(jié)論性文件輕視過(guò)程性文件，這樣的情況也導(dǎo)致了文件的收集工作不能夠順利的進(jìn)行，讓收集下來(lái)的文件不完全。最后就是在醫(yī)院中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)計(jì)劃了某項(xiàng)工作但是沒(méi)有開(kāi)展，因此就沒(méi)有記錄下來(lái)，導(dǎo)致在材料收集的時(shí)候不能夠有效的收集，讓收集的文件殘缺不全。

2 醫(yī)院文書(shū)檔案工作的具體管理措施

2.1不斷提高文書(shū)檔案工作人員的管理意識(shí)

2.1.1主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自己的工作進(jìn)度

醫(yī)院的文書(shū)檔案工作一定要讓領(lǐng)導(dǎo)管理者時(shí)刻了解工作的進(jìn)度，所以說(shuō)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作非常重要，文書(shū)檔案工作人員通過(guò)報(bào)告的形式向領(lǐng)導(dǎo)們匯報(bào)工作。這樣的工作方式能夠加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員的管理強(qiáng)度。

2.1.2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案工作的重視

醫(yī)院的文書(shū)檔案工作是醫(yī)院正常運(yùn)行中一項(xiàng)必要的工作，同時(shí)也是醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)非常重要的工作，醫(yī)院中的領(lǐng)導(dǎo)要給予這項(xiàng)工作足夠的重視。讓醫(yī)院的文書(shū)檔案工作能夠與醫(yī)院中其他的工作科學(xué)協(xié)調(diào)的進(jìn)行下去，在醫(yī)院中的各項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)是共同協(xié)調(diào)發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要充分明白文書(shū)檔案工作在醫(yī)院長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展中占據(jù)的重要作用，給這項(xiàng)工作配備相應(yīng)的工作設(shè)備，不斷改善這項(xiàng)工作的管理制度，制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，讓這項(xiàng)工作越來(lái)越規(guī)范化。

2.1.3不斷提高相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)

對(duì)于醫(yī)院的文書(shū)檔案這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)非常重要，醫(yī)院每年都要對(duì)文書(shū)檔案的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓工作人員充分學(xué)習(xí)辦公技能、相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，實(shí)際經(jīng)驗(yàn)等。

2.2不斷改善文書(shū)檔案的銜接工作

對(duì)于這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，文件工作是檔案工作的基礎(chǔ)，只有文件收集工作順利的進(jìn)行，檔案的工作才能夠順利的開(kāi)展下去，文件的收集質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的歸檔質(zhì)量。

2.2.1建立完整的管理制度

醫(yī)院中的文書(shū)檔案工作一定要有相應(yīng)的管理制度，這樣工作開(kāi)展的時(shí)候才有足夠的保證，能夠提高工作效率。對(duì)文書(shū)檔案工作的工作流程、工作質(zhì)量、工作效率等都應(yīng)當(dāng)有明確的規(guī)范，保證文件的質(zhì)量，文件的格式、文件的來(lái)源、文件的程序、文件的內(nèi)容等都能夠過(guò)關(guān)。

2.2.2不斷改善工作人員的工作意識(shí)

工作人員要清楚的認(rèn)識(shí)到，在這項(xiàng)工作開(kāi)展的時(shí)候工作人員之間的交流非常重要，能夠及時(shí)的解決工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)制作的表格文件等還要規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，及時(shí)的對(duì)收集到的文件進(jìn)行科學(xué)合理的處理，一旦發(fā)現(xiàn)文件有所殘缺要及時(shí)的對(duì)文件進(jìn)行補(bǔ)充。

3 制定完整的檔案借閱制度并嚴(yán)格執(zhí)行

在醫(yī)院中的文書(shū)檔案主要是供醫(yī)院中的相關(guān)工作人員查閱的，因此相關(guān)的工作人員在進(jìn)行檔案的借閱時(shí)一定要遵守相關(guān)的借閱制度，嚴(yán)格的按照借閱程序進(jìn)行，并且要按照規(guī)定的日期歸還。還有就是工作人員在進(jìn)行借閱的時(shí)候一定要保證檔案的完整性，方便之后的工作人員對(duì)其進(jìn)行翻閱。醫(yī)院中的工作人員不要對(duì)醫(yī)院中的檔案對(duì)外宣布，保證相關(guān)檔案的機(jī)密性。

4 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院的文書(shū)檔案工作記錄著醫(yī)院的發(fā)展與進(jìn)步，是醫(yī)院中珍貴的記錄資料與財(cái)富。相關(guān)的工作人員一定要恪盡職守，做好文件的收集工作、文件的歸檔工作、和文件的保護(hù)工作。文書(shū)檔案的工作人員也應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，勇于探索勇于創(chuàng)新，做好工作中的溝通，協(xié)調(diào)好文件的收集工作與歸檔工作之間的關(guān)系。

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