如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

楊想榮

摘 要：只有全面加強機關事業單位檔案管理工作，形成有效的檔案管理工作體系，完善檔案管理制度和操作方法，調動檔案管理人員的積極性，才能引導機關事業單位檔案管理向著標準化、規范化方向快速發展。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；標準化；規范化

本文從機關事業單位的檔案管理現狀出發，分析機關事業單位檔案管理工作的重點，形成檔案管理的體系，解決當前機關事業單位檔案管理的問題。

1.機關事業單位檔案管理的主要問題

1.1檔案管理方式陳舊

檔案管理方式陳舊是當前機關事業單位檔案管理的主要問題，目前機關事業單位的檔案管理還主要停留在紙制檔案管理階段，還沒能充分的引進信息化的管理方式，檔案管理主要采用人工操作方法，不僅檔案管理人員的工作勞動壓力較大，而且檔案管理工作的效率相對較低，檔案錯誤率較高，沒能發揮出檔案的使用價值與信息價值。在傳統檔案管理方式影響下，檔案管理占用的場地資源較大，這些檔案數據信息的查閱較為困難，現有的檔案數據信息沒能在公共服務與公益事業中發揮應有角色。而且現有的陳舊的檔案管理方式也不利于檔案管理細化的要求，現有的檔案管理方式極大的影響行政事業單位的運轉效率，不僅增加公共部門的負擔，而且導致檔案信息存在著較大的滅失隱患。

1.2檔案管理認知不足

目前機關事業單位普遍的不重視開展檔案管理工作，檔案管理工作僅是機關事業單位運轉的輔助部門，機關事業單位沒能充分的挖掘檔案資源在輔助決策，提高管理效率，優化公共資源配置方面的具體作用，檔案管理有效性不足。首先，機關事業單位領導對檔案管理工作重視不足，沒能把檔案管理放在突出重要位置，忽略了檔案數據信息價值，影響機關事業單位檔案事業發展。其次，當前一般員工在工作時沒能充分的利用檔案數據信息，不僅沒有在檔案中找尋行政工作依據，沒能把檔案管理與日常業務工作聯系起來。第三，基層行政事業單位沒能配合檔案部門做好檔案收集整理工作，基層部門對檔案部門配合不足，沒能輔助檔案管理部門做好檔案數據收集核對工作，影響了檔案管理的質量。第四，當前檔案的應用性較差，由于對檔案管理的重視不足，導致紙制檔案作用發揮不足，存在檔案數據信息內容簡單不滿足使用需求問題。

1.3檔案信息化建設不足

機關事業單位的信息化建設正在快速發展，機關事業單位聯入互聯網已經成為基本趨勢，但是機關事業單位的檔案管理還主要停留在紙制階段，目前機關事業單位未能在信息化的驅使下全面提高檔案管理的規范化與標準化水平，不能運用標準化的方式制作檔案，導致檔案資源無法有效進行數據共享，影響檔案事業發展。首先，機關事業單位的檔案收集與制作標準不統一，相關標準的嚴匱乏，現有的檔案的格式、數據、類型嚴重與信息化要求不符。其次，當前事業單位檔案數據信息的收集機制不暢通，現有的檔案運行機制沒能到及時高效傳遞目標，存在著檔案安全隱患，嚴重的影響檔案質量。第三，由于信息化手段運用不足，檔案管理系統開發不足，導致檔案數據信息挖掘有限，基層公務員很難應用檔案數據信息，影響了國家公共事業發展質量。

2.機關事業單位檔案管理的發展方向

2.1規范化方向

只有提高機關事業單位檔案管理的規范化水平，全面加強機關事業單位檔案管理的規范化水平，才能促進機關事業單位檔案管理走向正軌，符合時代對檔案事業提出的要求。因此，當前應當加強機關事業單位檔案管理的制度建設，明確檔案管理人員的職責，出臺必要的獎懲機制，促進檔案規范化運行，解決因為檔案管理隨意，檔案管理操作不及時等問題。

2.2標準化方向

只有使用標準化的方式方法，實現對檔案數據信息全面統一的管理，才能解決檔案管理的問題，為進一步實現檔案數據信息化提供必要支持。首先，要根據國家的相關檔案管理標準，研究細化機關事業單位的檔案管理標準，明確檔案數據信息的類型，嚴格規定檔案數據信息格式，為進一步實現數據信息的網絡傳遞提供準備。其次，嚴格規范檔案操作人員的水平，通過標準制度檔案審驗制度，全面提高檔案的管理質量，解決當前檔案運轉不足，檔案運轉效率低，檔案管理不統一問題。

2.3信息化方向

只有遵循信息化的方向，全面提高檔案事業的信息化水平，才能體現出檔案事業的規范化與標準化意義，才能促進更多的機關事業單位員工參與到檔案管理中來，發揮出機關事業單位檔案在公共事業決策、具體事項辦理方面的價值，才能更好的滿足公眾對機關事業單位檔案的使用需求。因此，應當創新檔案管理方式，引進先進的檔案管理系統，提高機關事業單位人員的信息化水平，滿足信息化檔案管理的基本需求。

3.機關事業單位檔案管理的改革策略

3.1升級檔案管理方式

機關事業單位管理改革的深化進行，要求機關事業單位檔案管理部門同樣進行管理方式創新，要求檔案管理部門滿足機關事業單位和人民群眾的檔案使用需求。首先，注重向著信息化的方向進行檔案管理改革，引進先進的檔案管理系統，開發檔案系統與辦公自動化系統的對接模式，實現數據信息的實時傳遞收集。其次，強化檔案管理系統的功能開發，根據用戶的數據使用需求，提高檔案的智能化服務水平，解決檔案管理中的具體問題。第三，加強對檔案數據信息的備份管理，提高數據的安全性，保證網絡系統環境安全，解決檔案管理的現實問題。第四，形成全員參與的檔案管理機制，明確各級別員工的檔案使用權限，同時強化落實各級檔案管理人員責任，形成完善的數字化檔案管理體系。

3.2加強檔案管理宣傳機制

當前只有加強檔案管理宣傳機制建設，全面宣傳推廣機關事業單位的檔案數據資源，才能提高檔案數據信息有效性，解決檔案數據信息管理的實際問題。首先，應當加大檔案數據信息的傳遞意識，引導機關干部使用信息化的檔案管理系統，在大數據技術的支持下促進各部門人員認識檔案的價值，從而推動各部門參與到檔案標準化與規范化建設事業中來。其次，積極宣傳推廣標準化與規范化檔案管理的操作方式，強化宣傳檔案管理制度，提高檔案管理人員與各部門人員數據操作意識，從基層就促進提高數據信息的準確性。第三，加強對檔案管理系統的排查工作，注重加強信息技術的普及，引導相關人員掌握信息化的操作方法，依靠信息技術的普及推廣來提高檔案事業的規范化與標準化。

3.3理順檔案管理機制

理順檔案管理機制，形成完善的檔案管理體系，才能促進檔案管理規范化與標準化水平持續提高。首先，要加強對檔案管理工作的重視程度，提高檔案管理部門的嚴謹性，發揮檔案管理部門的檔案審核作用，將檔案管理制度嚴格的落實到每個人身上。其次，全面審查機關事業單位檔案，做到檔案管理去粗取精，形成綜合性的檔案管理工作機制，為標準化檔案管理找好基礎。第三，按照標準化的方式對檔案進行規范重組，著力提高紙制檔案的規范化水平，全面規范紙制檔案的著錄工作，提高著錄的可靠性，消除檔案著錄存在差異，進一步提高統一分類號管理工作，要根據國家的檔案管理標準，提高檔案管理效率，真正做到統一標準，統一前后標引，統一文件標引，實現規范化管理目標。

3.4提高檔案管理人員水平

當前應當重點提高檔案人員水平，明確檔案管理人員職責，加強對檔案管理人員規范操作與標準操作的意識。首先，建立起全面長期的檔案管理人員培訓機制，找準階段性培訓工作的重點，滿足階段性檔案管理標準化建設的需求。其次，引進專業的檔案管理人才，充分檔案管理工作力量，依靠專業技術人員提高機關事業單位檔案管理的規范化水平。第三，形成完善的考核獎懲機制，調動檔案管理人員的積極性，依靠檔案管理人員自身不斷提升，促進檔案管理事業標準化與規范化發展。

結論：當前應當形成針對機關事業單位檔案管理機制，明確檔案管理工作的重點，全面構建完善的檔案管理體系，促進檔案管理事業再上新臺階，達到高效落實檔案管理任務，形成檔案管理規范化與標準化操作體系。

參考文獻

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