提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇思考

蘇旖妮

摘 要：檔案管理是各企事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，檔案中的信息對于企事業(yè)單位制定未來的發(fā)展策略有重要的意義。但是，目前的檔案管理工作還存在許多問題，阻礙檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。許多對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，才能提高其管理質(zhì)量。本文對檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并就提高檔案管理科學(xué)水水平的路徑選擇進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及信息技術(shù)的進(jìn)步，使得檔案管理工作有很大的進(jìn)步，已經(jīng)逐步朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。但是，從目前的檔案管理工作來看，仍然還有許多不足之處。作為企事業(yè)單位工作中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作中的不足會(huì)影響企事業(yè)單位的發(fā)展。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）對檔案管理工作不夠重視

目前，許多企事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，都存在比較混亂的情況。由于我國的經(jīng)濟(jì)正處于發(fā)展比較快速的時(shí)期，許多企事業(yè)單位都只關(guān)注自身的經(jīng)濟(jì)增長情況，以及在每個(gè)年度能夠創(chuàng)造的GDP，所以對檔案管理工作并不重視。而從另一方面來看，檔案管理工作本身就比較繁瑣，要使檔案管理工作有序的進(jìn)行，并將檔案中的信息資源充分的利用起來，就需要投入比較多的人力和物力。但是，大部分的企事業(yè)單位對檔案的利用率都不高，所以不愿意在此項(xiàng)工作中有過多的投入。比如，有的企業(yè)或者單位直接安排行政人員兼職檔案管理工作，而行政人員只是簡單的將檔案歸檔，并未對檔案中的信息進(jìn)行檢查。所以，有的檔案并不完整，甚至其中的信息還存在錯(cuò)誤，但卻沒有被及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致檔案質(zhì)量得不到保障。

（二）檔案管理的信息化水平低

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域。雖然不少企事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，也會(huì)采取信息管理手段，但總體來說，檔案管理的信息化水平仍然偏低。一個(gè)企業(yè)的檔案內(nèi)容比較豐富，涉及到各個(gè)方面，信息也比較復(fù)雜，各單位通常是利用Excel表格將檔案名稱簡單的記錄下來，并沒有將衍生的文件檔案記錄在其中，也查詢不到詳細(xì)的信息。比如，當(dāng)需要查詢某個(gè)檔案時(shí)，由于檔案管理方式太過混亂，不僅需要大量的時(shí)間去篩選，篩選出來的檔案還不一定準(zhǔn)確。要是還需要從檔案中去查詢具體某一頁的信息，其難度會(huì)更大。并且，雖然許多企事業(yè)單位都會(huì)采用計(jì)算機(jī)管理檔案，但沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，這就會(huì)導(dǎo)致檔案中的信息資源利用率不高。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，歸根結(jié)底還在于檔案管理的科學(xué)水水平不夠高，沒有將信息技術(shù)的作用充分的發(fā)揮出來。

（三）檔案管理場所不夠安全

目前，大部分的檔案都是以紙質(zhì)形式保存的，由于紙張材料太脆弱，很容易受潮腐爛，導(dǎo)致檔案不完整、信息缺失，甚至整個(gè)檔案都只能作廢。如果管理人員沒有做好防火工作，還可能導(dǎo)致檔案室發(fā)生火災(zāi)，造成嚴(yán)重的損失。但是，目前仍然有不少的檔案室沒有設(shè)置完善的防火設(shè)施，也沒有采取足夠有效的措施做好檔案的防潮工作。比如，在連續(xù)降雨天氣，室內(nèi)就會(huì)受潮，如果紙質(zhì)檔案是存放在地上，檔案也會(huì)因此而受潮。檔案在受潮后，就會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃發(fā)霉的現(xiàn)象，從而縮短檔案的使用壽命，嚴(yán)重的會(huì)直接導(dǎo)致檔案腐爛。再加上檔案室內(nèi)或附近的房間中會(huì)使用一些電器，當(dāng)線路出現(xiàn)問題引起短路情況時(shí)，可能會(huì)引發(fā)火災(zāi)，造成紙質(zhì)檔案被燒毀，致使大部分的檔案無法使用。

二、提高檔案管理科學(xué)水水平的路徑選擇

（一）建立健全的檔案管理機(jī)制

要提高檔案管理的科學(xué)化水平，首先要有健全的檔案管理機(jī)制做保障，為檔案管理工作提供制度保障和依據(jù)。所以，各企事業(yè)單位需要從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，不斷的完善檔案管理機(jī)制。比如，完善檔案管理工作的人員架構(gòu)，要由一名總的負(fù)責(zé)人，再根據(jù)檔案的類型，為每種類型的檔案安排一名專職管理人員。而總負(fù)責(zé)人則要檢查各類檔案的管理情況，并給出相應(yīng)的指導(dǎo)。同時(shí)，要明確各崗位的職責(zé)，將職責(zé)落實(shí)到具體的人身上，以免工作過程中的責(zé)任歸屬引起管理混亂。而檔案管理人員在對檔案進(jìn)行管理的過程中，要遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，并按照單位的規(guī)定，對檔案進(jìn)行保管，還要做好檔案的保密工作。企事業(yè)單位還應(yīng)根據(jù)檔案管理的具體落實(shí)情況，不斷的對檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善，以促使檔案管理工作的科學(xué)化水平不斷的提高。最后，嚴(yán)格企業(yè)工作人員按照流程進(jìn)行各自檔案資料的運(yùn)用，如提前申請借閱某個(gè)資料，確定好歸還的時(shí)間，做好保密工作，都是檔案資料管理工作規(guī)范化發(fā)展的內(nèi)容，對于促進(jìn)檔案管理機(jī)制更加完善有著重要意義。

（二）提高檔案管理的信息化水平

傳統(tǒng)的檔案管理對信息技術(shù)的應(yīng)用不足，才會(huì)使得檔案管理的效率不高，質(zhì)量受到影響。所以，在檔案管理中，企事業(yè)單位應(yīng)注重提升檔案管理的信息化水平，根據(jù)檔案管理的具體情況，針對性的采用一些新型的管理模式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并對數(shù)字檔案進(jìn)行備份，及時(shí)的更新檔案信息，以提高檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性，從而提高檔案管理的信息化水平和科學(xué)化水平。比如，引進(jìn)刻錄機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤軟件等設(shè)備進(jìn)入到檔案管理工作中，將紙質(zhì)檔案中的信息刻錄成光盤，或者掃描成電子檔案，儲存到信息化檔案管理系統(tǒng)中，再對其備份。當(dāng)某檔案中的信息有所更新時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)的將更新信息錄入到信息管理系統(tǒng)中。通過對資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化格式的方式，可以大大節(jié)約瀏覽資料的時(shí)間，并提高檔案管理工作人員的工作效率。在實(shí)際工作過程中，如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)檔案中的信息不完整，或者信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，則要及時(shí)的將其補(bǔ)充完整，對錯(cuò)誤的信息進(jìn)行修正，以保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。當(dāng)前，ERP信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，有利于提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，最終滿足企業(yè)發(fā)展需求。此外，通過建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，還能方便查詢所需檔案，可提高檔案管理效率，促使檔案管理科學(xué)化管理水平的提升。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

在檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)起著非常關(guān)鍵的作用，素質(zhì)高的管理人員會(huì)不斷的在自己的工作中創(chuàng)新，并不斷的優(yōu)化工作模式，提高工作效率和質(zhì)量。而素質(zhì)低的員工只會(huì)在工作崗位上原地踏步，按部就班的工作，并不會(huì)主動(dòng)的去提升自己，運(yùn)用先進(jìn)的知識和技術(shù)去改變自己的工作方式。因此，企事業(yè)單位需要重視對檔案管理人員的管理，提高其綜合素質(zhì)，使其能夠在自己的工作中更加負(fù)責(zé)。比如，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，學(xué)會(huì)先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，能夠合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對檔案進(jìn)行管理，并可通過大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)等對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。根據(jù)分析結(jié)果，才能制定出下一步分戰(zhàn)略發(fā)展計(jì)劃，推動(dòng)企事業(yè)單位的發(fā)展。在對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，還需要提升其服務(wù)意識，強(qiáng)化其責(zé)任意識，使其能夠在對檔案進(jìn)行管理的過程中，主動(dòng)的開發(fā)檔案中的信息資源，將資源的價(jià)值發(fā)揮到最大。而企事業(yè)單位還應(yīng)制定完善的檔案管理人員獎(jiǎng)懲制度，提高管理人員的工作積極性，促使其更加負(fù)責(zé)任的對待自己的工作。只有員工的工作質(zhì)量得到改善，整個(gè)檔案管理工作的科學(xué)化水平才能得到真正的提升。

三、結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)的發(fā)展中，檔案管理工作發(fā)揮的作用非常重要，可以為企業(yè)制定各項(xiàng)決策提供參考依據(jù)。因此，在檔案管理工作中，通過建立健全的檔案管理機(jī)制、提高檔案管理的信息化水平、提高檔案管理人員的素質(zhì)等方式，可以促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。而將檔案中的信息資源充分的利用起來，可以大大改善檔案管理工作質(zhì)量，最早達(dá)到提高檔案管理工作科學(xué)化水平的目的。

參考文獻(xiàn)

[1]李暉.檔案管理科學(xué)化水平提高途徑探索[J].卷宗，2017，（28）：38-38.