論大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理

丘碧花

摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展以及電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，各個(gè)行業(yè)對(duì)于人才的需求也在不斷提升，對(duì)于各行各業(yè)也提出要求，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案工作。檔案管理涉及到國家、單位以及個(gè)人，而且檔案涉及的資料較為復(fù)雜，比如視頻資料、音頻資料、圖片以及文字資料，檔案的規(guī)范化管理便于對(duì)其進(jìn)行查閱，極大的方面了工作、學(xué)習(xí)以及生活。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案資料信息更是呈現(xiàn)出劇烈增長的模式。那么如何才能對(duì)檔案進(jìn)行良好的儲(chǔ)存，并且發(fā)揮其最大的效用，檔案管理人員應(yīng)該深思。本文主要有效提升大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作效率進(jìn)行了分析，并提出建立全數(shù)據(jù)概念的檔案發(fā)展模式等創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；時(shí)代背景；檔案管理

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出爆炸式增長模式，如何評(píng)價(jià)一個(gè)國家的繁榮富強(qiáng)程度，信息資源的開發(fā)利用模式成為最重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。從另一方面分析，檔案信息在信息資源中占據(jù)非常重要的部分，所以檔案信息的管理模式對(duì)于我國的發(fā)展具有非常重要的作用與影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫不斷涌現(xiàn)，而且更新?lián)Q代的速度非常快，如何利用這些先進(jìn)的電子技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，發(fā)揮其最大的作用，這對(duì)于我國的精神文明建設(shè)有著非常重要的作用，同時(shí)如何將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理也成為檔案管理人應(yīng)該思考的問題。

一、對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行解析

隨著信息化建設(shè)的不斷加快以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)行，互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等出現(xiàn)在人們的視野，每天都會(huì)有大量的信息在傳播，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出爆炸模式，這一形式預(yù)示著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來。基于大量信息的基礎(chǔ)，那么怎樣對(duì)這些信息進(jìn)行專業(yè)化的處理，才能使其發(fā)揮更大的效用，從而對(duì)未來進(jìn)行預(yù)測。另一方面這些信息對(duì)我們的生活、工作以及學(xué)習(xí)也產(chǎn)生了非常巨大的影響，特別是檔案管理方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理提供了智能化、個(gè)性化的管理技術(shù)以及工具，利用這些智能化的工具，可以對(duì)檔案中涉及到的音頻、視頻、圖片以及文字進(jìn)行統(tǒng)一的編碼處理，極大的滿足了檔案管理的需求，同時(shí)為檔案的查詢以及共享提供了便捷化的手段。

二、建立全數(shù)據(jù)的檔案發(fā)展模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代，只有提取到了大量的數(shù)據(jù)，才能獲取更多的信息化數(shù)據(jù)。隨著信息化的不斷進(jìn)步，檔案管理也進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，大多數(shù)檔案管理部門都建立了檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，但是要使得檔案管理發(fā)揮其最大的效用，還要建立更加遠(yuǎn)大的數(shù)字化目標(biāo)，建立全數(shù)據(jù)概念的檔案發(fā)展模式，使得檔案管理模式更加趨于社會(huì)化、多樣化、共享化，更加符合社會(huì)的發(fā)展特征，具體可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）對(duì)檔案信息進(jìn)行全面化的收集和整理

首先，在對(duì)信息進(jìn)行收集存儲(chǔ)時(shí)，要對(duì)相關(guān)檔案系統(tǒng)信息進(jìn)行全面化的收集，并且將所有信息錄入至檔案管理系統(tǒng)中；其次，對(duì)收集到的視頻、音頻等檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化的存儲(chǔ)，并且錄入至檔案管理系統(tǒng)；最后，將由各種方式以及渠道收集到的資料都錄入至檔案管理系統(tǒng)中。

（二）對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫模式的轉(zhuǎn)化

收集并整理好大量的檔案信息，要將收集到的音頻、視頻資料按照相關(guān)的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，成為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的數(shù)字化信息。在此基礎(chǔ)上，在這些收集的數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行分析，可以對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行預(yù)測。所以說，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量越大，其預(yù)測量越準(zhǔn)確。這一步驟要注意的是，在收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)后，還有一個(gè)非常重要的步驟就是要能夠通過一定的方式對(duì)查詢內(nèi)容進(jìn)行檢索，這就要利用到關(guān)鍵詞。雖然說很多機(jī)構(gòu)在對(duì)檔案進(jìn)行編目時(shí)取得一定的成就，但是相對(duì)來說還是存在粗制濫造的現(xiàn)象，在檢索過程中還是存在些許難度。檔案管理人員在大量數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，如果沒有進(jìn)行細(xì)致有效的編目，就會(huì)造成大量信息的浪費(fèi)，檢索時(shí)間也會(huì)加長。

三、利用大量數(shù)據(jù)使得檔案利用的多元化需求得到滿足

檔案資料見證了我國經(jīng)濟(jì)、政治、文化的發(fā)展，對(duì)于相關(guān)行業(yè)的發(fā)展也具有非常重要的影響，同時(shí)也是我國發(fā)展中的重要財(cái)產(chǎn)，具有非常重要的價(jià)值。在檔案管理的過程中，應(yīng)該對(duì)檔案資料相關(guān)信息進(jìn)行深度的挖掘，同時(shí)對(duì)其采取大范圍以及多種方式的服務(wù)，提高檔案的利用率，使得檔案管理主動(dòng)為大眾服務(wù)。首先，在對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘時(shí)，要采取多樣化的方式，同時(shí)采取多樣化的手段對(duì)其價(jià)值進(jìn)行開發(fā)，在此過程中將多媒體技術(shù)以及相關(guān)的數(shù)字化手段應(yīng)用其中。其次，檔案資源在其服務(wù)的過程中，要不斷擴(kuò)大其范圍，除過要使得檔案應(yīng)用于本單位，同時(shí)還要為其他行業(yè)、研究者以及社會(huì)發(fā)展進(jìn)行服務(wù)。除此之外，檔案服務(wù)概要不斷發(fā)展多渠道的發(fā)展模式，在此過程中可以對(duì)新媒體技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資料的利用模式，提升其利用率，促使檔案資料不斷轉(zhuǎn)化為先進(jìn)的知識(shí)資源，良好的滿足檔案利用的多元化需求。

四、以數(shù)字網(wǎng)絡(luò)為核心，檔案資源共享系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建

比如廣電行業(yè)在其發(fā)展過程中，相互之間的資源共享都是以節(jié)目交換為主，并且不斷的進(jìn)行頻道的增加，在此基礎(chǔ)上對(duì)于新媒體在檔案資料運(yùn)用方面也提出了挑戰(zhàn)，但是在開發(fā)利用檔案資源開發(fā)利用過程中也遇到了難題。比如，在檔案資源共享的過程中，各個(gè)單位都是對(duì)本單位的資料進(jìn)行管理使用，使得檔案信息處于孤立狀態(tài)，而且檔案裝訂、使用以及存放方面沒有做到絕對(duì)規(guī)范，無法做到信息的共享。但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為檔案資料的共享提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行編目歸檔，提升了查找檔案的便捷度；同時(shí)要構(gòu)建檔案資源共享系統(tǒng)，這一共享系統(tǒng)可以有效的解決檔案管理、查詢不規(guī)范的問題，具體措施可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）構(gòu)建檔案資料共享系統(tǒng)

現(xiàn)階段，大型單位都針對(duì)單位特征引入了專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于檔案資源進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，所以可以從這一現(xiàn)狀入手，對(duì)我國的檔案資源進(jìn)行有效的整合。但是據(jù)了解，現(xiàn)階段各個(gè)地方、各個(gè)單位引進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)都是多種形式的，并不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的連通以及共享，所以，對(duì)于檔案管理共享系統(tǒng)的建立，應(yīng)該針對(duì)行業(yè)的不同，制定統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)庫，使用相同的標(biāo)準(zhǔn)體系。可以說，檔案資料共享系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該是一個(gè)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的概念，在此過程中要注重檢索系統(tǒng)、資料體系以及傳統(tǒng)系統(tǒng)之間的緊密聯(lián)系。

（二）對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案資源系統(tǒng)進(jìn)行良好的建立

檔案資料共享系統(tǒng)的建立應(yīng)該圍繞共享性、關(guān)聯(lián)性的概念。各個(gè)單位在對(duì)本單位檔案系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)時(shí)都是根據(jù)自己的理解進(jìn)行，使得單位之間的檔案管理模式、載體等存在差別，特別是在檔案資料的分類、編目方面，單位之間依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范都是存在差別的。基于這一現(xiàn)狀，首先要做的就是對(duì)檔案資源按照統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效的整合，依據(jù)檔案資源共享系統(tǒng)的共享性、關(guān)聯(lián)性原則，將分散的、不同標(biāo)準(zhǔn)、不同載體的檔案進(jìn)行集中整合。

五、總結(jié)語

本文首先對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案資料創(chuàng)新管理的相關(guān)措施，如建立全數(shù)據(jù)的檔案發(fā)展模式、利用大量數(shù)據(jù)使得檔案利用的多元化需求得到滿足以及以數(shù)字網(wǎng)絡(luò)為核心，檔案資源共享系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建等。面對(duì)大量的檔案信息資料，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案信息的管理，提高重視度，在此基礎(chǔ)上利用大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的整理和利用，使得大量的檔案資料能夠有效的轉(zhuǎn)化為先進(jìn)的知識(shí)資源，在行業(yè)發(fā)展的過程中充分發(fā)揮檔案資料的作用以及優(yōu)勢，良好的推動(dòng)行業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳小莉.基于大數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的研究應(yīng)用[J].激光雜志，2017（02）