淺析科技項目檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：科技項目的開展以及地區推進科技發展戰略的實施，使得科技項目的規?？涨褒嫶?，進而產生了激增的科技項目檔案。大量的科技項目給單位的檔案管理工作帶來了不少問題。本文就科技項目檔案管理方面的相關問題進行了研究與探討，希望能夠找出一些改善途徑，為提高檔案管理工作的質量提供參考。

關鍵詞：科技；檔案；收集

一、科技項目檔案的概述

在科技發展戰略實施過程中，避免不了大規模的科技項目，而這一過程中必然帶來大規模的檔案資料。目前，地區科技項目接連不斷，規模也在不斷擴大，使得科技檔案的規模也空前膨脹，給科技項目檔案管理工作帶來了壓力。

科技項目檔案是對地區科技創新建設過程中的科技項目和工作過程的原始記錄憑證。在科技戰略實施過程中，科技項目對于社會創新發展有著重大意義，科技項目的建設和發展都需要檔案的記載，只要是稱得上完善的科技項目檔案，必然是包含著整個地區的各種科技項目建設過程中留下的原始材料。在這一套完整的檔案中能夠看出這個地區的科技項目實施發展歷程以及發展水平，對地區的改革發展，推陳出新，有著寶貴的參考價值?？萍柬椖繖n案的管理流程日趨復雜，管理要求日趨嚴格，想要順利的做好科技檔案管理工作，需要抓住科技檔案特點，全神貫注的對現存問題進行分析，力求找出解決方案。

二、科技項目檔案的特點

1.記錄性

科技檔案記錄著地區科技項目建設的過程以及項目的特點，在科技管理單位中處于重要地位，也是地區未來科技項目建設發展的重要參考資料。通過對科技項目檔案的查閱，可以了解到每一次科技發展的過程，了解到科技項目實施的歷史進程，通過分析檔案資料，在今后的科技發展規劃和設計時，就能夠少走彎路。

2.來源廣

科技項目檔案在科技項目實施的過程中，一般根據科技項目的實施流程分為前期，中期，后期三類材料來源。前期包括項目申報書、項目任務書等，然后是項目建設過程中需要收集科技項目產生的財務票據，項目設備的采購文件，產生的專利、論文、技術等檔案資料，最后是后期的成果材料，這些材料來源廣泛，且要求的專業性較強。

3.復雜性

科技項目建設的時間長、范圍廣，耗費較多人力，關系到科技、財政等多個部門的配合工作，從開始的申請立項、再到科技中期審查、最后的項目驗收都需要記錄，而且不同的科技項目有著不同的專業特點，對于檔案管理人員來說是一項巨大的挑戰。同時因為科技是一項十分復雜的項目，在實施過程中很容易出現調整，需要對檔案隨時進行修改與補增，加大了檔案管理難度。

4.真實性

整理科技項目檔案信息的人員必須收集完整的材料，對所收集到的材料進行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、 真實性，具有條理性和實用性。

三、科技項目檔案的管理現狀

1.檔案涉及范圍廣，收集過程有漏洞

科技項目檔案資料的收集一般要跨越較長的時間跨度，很容易影響檔案的完整性。而且，項目性質的差異會影響檔案記錄效果，這不僅給科技項目真實性的核實工作增加了難度，也容易造成相關檔案資料的真實性缺失。

2.收集程序繁雜，檔案資料容易流失

當前對科技項目檔案的收集流程并沒有標準和規范，同時，科技項目計劃會因為單位發展規劃、管理部門要求等原因隨時做出調整。在這種沒有固定程序和標準的環境下收集檔案資料，很容易造成資料流失。同時這類檔案資料不僅由紙質資料，還有大量的科技影像，處理問題的錄音資料，以及實施研究過程中形成的全部數據、記錄、審批文件等各類材料。這些電子數字類的文件資料更容易被修改和破壞，造成資料的流失。

3.檔案人員素質欠缺，專業要求不過關

前面我們說到科技項目檔案的收集具有復雜性的特點，不同性質的有著不同的特點，對檔案管理人員的專業性要求較高。而現在的這類檔案大多由普通檔案管理人員進行管理，對科技項目檔案的特殊性和重要性缺乏必要的認識。另外由于這類檔案的收集時間跨度大，期間難免出現管理人員更新的情況，新來的工作人員對此項科技項目檔案的了解較少，影響檔案的完整性。而且一些科技項目小組為了一己私利而謊報科技資料的情況也屢見不鮮，對檔案的真實性和可靠性造成威脅。

四、科技項目檔案的管理建議

1.加強對檔案管理人員隊伍的培訓

科技項目受到很多外部環境的影響與制約，因而檔案管理的對象有著多樣性、復雜性的特點，管理范圍更為廣泛，也對檔案管理人員提出了更高的要求。各單位應把科技項目檔案管理工作納入下一步的工作目標和發展計劃中，應把內部管理人員的培訓與管理提上日程，并針對不同人員的特殊情況經常地規范化的進行職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等邊講邊操作的培訓方式，并定期進行綜合測評，不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術的運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，以更好的適應科技項目檔案管理建設的需要和要求。

2.增強檔案資料收集的真實完整

科技項目檔案管理部門應把被動接受變為主動上門服務，主動收集各部門科技項目檔案資料，還需要進入科技項目實施研究的現場，對科技項目實施進行現場勘測與摸底分析。管理部門工作人員應對科技項目檔案工作認識充分，一心一意為檔案管理服務。還應加強宣傳力度，讓科技項目實施部門理解科技項目檔案管理的重要性，提高對科技項目檔案重要性的意識，全力支持科技項目檔案管理信息化工作，為科技項目實施工作提供有記錄價值的第一手資料。相關各部門應積極配合工作，保證科技項目檔案管理工作的順利開展?？萍柬椖繖n案管理者應全方位收集相關資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內容。

3.完善檔案資料管理制度

科技項目檔案管理工作需要與檔案局等相關部門密切配合，單位領導應重視對本單位科技項目檔案工作的管理，聘請專業的科技項目檔案管理人員。主管科技項目檔案管理工作的領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統理論的檔案管理信息化建設制度。為科技項目檔案管理設置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作，各部門之間密切交流、加強溝通，規范化管理工作流程，共同促進科技項目檔案管理工作的順利進行。另外，后期的制約與監督措施也是必不可少的，通過對科技項目檔案管理工作的監督，對檔案的安全進行保護，絕不能給予不法分子可乘之機。

參考文獻

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作者簡介

崔韓（1988.05.20--）；性別：女，籍貫：吉林省榆樹市，學歷：本科，通化師范學院，現有職稱：初級，助理館員；研究方向：檔案管理