醫院電子檔案管理系統淺析

陳繼英

摘 要：目前醫院電子檔案管理系統存在電子文檔存儲不規范、保存空間載體不安全、工作思想意識欠缺、數據文檔管理系統滯后等問題。因此我們要完善電子文檔的安全性、保密性管理，加強醫務工作人員的思想意識，完善醫院電子文檔的制度和法律法規建設，確保醫院各個部門各項工作有效地進行下去。

關鍵詞：醫院；電子檔案；管理；制度

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A doi：10.3969/j.issn.1009-6922.2018.03.016

文章編號：1009-6922（2018）03-79-04

進入二十一世紀以來，隨著計算機網絡技術的快速發展，推動了電子檔案信息化進程不斷加快，使得原來手工檔案管理模式逐漸向著電子文檔方式轉變。醫院是國家和政府重點關注的對象，不同于一般的單位企業，醫院中各種類型病人和醫務工作者的檔案管理工作相當繁瑣和復雜。繁重的管理檔案工作會極大地降低醫務人員的工作效率，甚至會出現檔案歸類錯誤、保存的檔案丟失等情況。為了有效提高電子檔案信息系統的安全保護能力，加強電子檔案信息安全管理，促進檔案事業快速發展。

一、目前醫院電子檔案管理系統存在的不足

眾所周知，現代社會中隨著電子化、網絡化和大數據應用的廣泛發展，科學的利用醫院電子檔案管理系統能夠保證檔案管理工作的高效性和完善性。但是，在管理醫院的電子檔案工作中，存在著電子文檔存儲不規范，保存空間載體不安全，檔案數據安全思想意識欠缺，數據文檔管理系統滯后等問題。正因為存在這樣一系列的問題和難題，使得醫院電子檔案管理系統工作遭受著重大的考驗。

（一）電子文檔存儲不規范

在科學網絡技術快速發展的今天，電子文檔的使用得到了大多數人的認可，但是有一部分醫務工作者沒有形成科學有效的電子文檔歸類管理的觀念，有些電子文檔在使用完成以后被隨意放置、錯亂放置或者不規范放置，這樣就造成了存儲空間的極大浪費，同時查找相關病例數據資料十分麻煩，還可能使得數據文檔丟失，給醫院的管理工作帶來極大的損失。對電子文檔的處理形式，目前醫院還沒有采用做出硬性規定，由此帶來的問題是電子文件數據格式、版式沒有標準可依，并且各個軟件之間的差異導致了文件在格式、編碼、讀取方式和編輯手段的諸多不同，從而影響跨電子文檔的管理、閱讀和正常的調閱，給歸檔管理造成困難。

（二）保存空間載體不安全

由于電子文檔普遍具有存儲載體不固定性、保存路徑可轉換性和文檔信息傳輸的開放性等特性，越來越多的醫務部門或者科室通過網絡或者U盤來傳遞文檔信息，這極有可能使得網絡病毒或者互聯網上的不法分子惡意地破壞計算機中保存的文件，造成文件信息無法正常讀取或者遭受到嚴重地損壞，更有甚者將會使得整個醫院的電子文檔管理網絡無法正常地運行或者癱瘓。特別是醫院檔案自動化系統設計的時候并沒有考慮到電子檔案管理工作的特殊性、安全性和技術性，僅僅只是將歸檔文件簡單地保存在計算機存儲器上，萬一存儲載體信息系統發生問題，電子文檔將會不可逆轉的遭到破壞。

（三）工作人員認識欠缺

目前大多數的醫務工作人員對于電子文檔如何有效、安全保存的問題沒有足夠的思想意識，一些醫院的檔案管理人員對于電子檔案管理和保存都是抱著無所謂或者是可有可無的思想，對于現代化的大數據網絡關聯保存查找技術沒有過多地認知和了解，甚至一些工作人員存在排斥的態度，對于醫院專門舉行的電子管理培訓班都絲毫不感興趣，不想接觸新鮮的事物，還是原地踏步。這些問題都將嚴重影響醫院進步，使現代化電子檔案管理系統無法有效使用。

（四）數據文檔管理系統滯后

在現代化大數據中心管理方式下，快速的數據文件傳輸、多樣性的文檔類型和巨大數量的文件規模是大數據應用管理的特點。利用大數據模式進行相關數據的分類收集和查找匹配處理，是現代化醫院檔案管理的難點和需要突破的重點。對于醫院的工作人員的薪金管理數據檔案、病人就診情況檔案和醫療事故發生數量統計等方面，就是因為沒有相對應的專業數據統計和分析軟件，才導致在查找相應的數據文檔的時候，不能快速地查找出相應的資料，這就使得檔案管理上出現極大的不便，甚至是浪費巨大的人力和物力在不必要的地方上。

二、加強醫院電子檔案管理系統的對策建議

目前，隨著互聯網技術日新月異的發展，各種各樣的電子文檔歸類管理軟件或者商用軟件在各類平臺上得到了廣泛的應用。但是，對于醫院的電子文檔管理方面，國家或者當地政府的有關部門并沒有相關的法律來規范電子文檔的存儲。除此之外，雖然醫院有關部門具有一些檔案的管理條例或者辦法，但是在實際的電子文檔管理操作中卻存在無序性、隨意性和雜亂性。因此，我們需要研究一套有效的電子檔案管理系統來完善相關文檔的歸類管理工作，使得醫院的工作效率有大幅度的提高。醫院電子檔案管理規劃的目標是：依靠國家和當地政府信息化的基礎設施設備條件，加大運用各種政府部門網上平臺、社會公眾網平臺和各種網絡資源，通過先進的科學技術方法，集中建設和完善適應醫院各個單位一定時期內電子檔案管理規劃要求的網絡平臺，開發符合電子檔案管理要求的應用軟件，加強館藏檔案資源電子化、增量檔案數據化，實現對醫院電子檔案信息的網絡化管理、多渠道分方位利用電子檔案信息資源和大眾化社會共享服務。

（一）完善電子文檔的安全性、保密性管理

各個醫院部門都保存了各自工作人員、病人信息、藥物產品信息、設備儀器等重要的文件信息。電子文檔檔案管理系統的安全隱患包括數據盜取、黑客入侵、供電系統中斷、保存載體破壞、非法人員訪問、計算機惡性病毒、操作系統過度負載、偽造人員身份、管理權限丟失、數據惡性篡改、操作規范失誤等。為了有效地避免這些信息遭受不必要的人為的、不可逆轉的損壞，醫院各個部門的電子檔案應該做好安全性、保密性工作，同時加強管理工作的力度，采取相應的安全防范技術措施和有效的管理手段來消除這些安全隱患。例如，對于不同類型的電子文檔應當由專人負責進行不同方式的保存處理，禁止其他無關的工作人員隨意拷貝，在計算機上標注出能夠代表其內容的檢索標識或者名稱。同時，對于醫院的電子檔案管理要進行定期的檢查，對于重要的文件，在相對應的載體上注明特別保密和保密期限。將醫院的電子檔案的秘密級別進行多重等級劃分，分為絕密、機密、秘密、公開四等，切實的落實好安全性的工作，保證萬無一失。在醫院檔案系統保障體系的建設中，主要是從兩個方面來實現。首先是通過電子信息安全等級的保護要求，完整配備高等級的軟硬件設施，采用高科技的安全保障技術措施和方法，使得電子檔案管理系統的要求達到二級（系統審計保護級）甚至是二級以上的安全措施保護標準。其次建立醫院各個部門的健全和完善電子文檔案館安全管理條例法規制度，并嚴格按照標準實施。

（二）提高醫務工作人員的思想認識

針對醫院的醫務工作人員對于檔案的歸檔意識不明確這一問題，醫院有關部門需要安排特定的培訓課程來加強全體工作者的思想意識，開展相關電子檔案管理軟件使用培訓，同時建立起有效的獎懲措施，確保醫院中的醫務工作者具有強烈的電子文檔歸檔意識，提高醫院的整體工作水平。首先，對于各類型的檔案要按照工作范圍來進行具體地歸類劃分，將不同保密等級、不同工作部門、不同病患類型進行有效地標識和儲存，便于搜索查找。其次，加強電子文檔管理相關制度的建設，把工作責任落實到每個電子檔案的管理工作人員，建立起一套科學化、嚴格化、安全度極高的工作行政流程。最后，應當加強相關工作人員對于專業電子文檔管理軟件的熟練使用程度，這樣才能真正的提高他們實際工作的效率，避免不必要的工作疏漏，從而更好地為醫院病人提供高效可靠的服務。醫院的醫務工作者在收集病患的病例檔案的相關信息、規劃整理信息和提取信息的過程中，還應該采取一體化的措施，在電子檔案管理的工作中實施和采取對應的考核機制，特別是在目前大數據技術發展的環境下，醫院的檔案管理工作者具備專業的醫療知識以外，還要求不斷豐富電子文檔管理的知識、不斷提升自身的技能，做到不斷進取，此外醫院管理者應該對相關工作人員進行適時激勵，增加工作積極性。通過這三個方面的意識形態的加強，才能夠行之有效地提高醫務工作者的思想意識，確保醫院能夠順利地完成電子檔案的管理工作。

（三）完善醫院電子文檔的制度和法律法規

目前，國家已經通過了相關電子文檔管理的法律法規，例如《電子文件檔案與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行方法》。因此，醫院各個部門應該以此為法律基礎，制定符合各個部門實際要求的電子文檔規章制度，將電子文檔進行整理，包括分類、價值鑒定、開放審查、保密措施等，用規范化的條文明確記錄下來，形成科學有效有序的管理制度。同時，檔案管理者要加大后期對不同類型檔案文件的檢查、整理和有效利用。在查找醫院電子文件或者數字檔案信息之前，要求必須安排專業人員進行工作，通過文檔技術查驗，譬如完整性、準確性、清晰度，以便讓醫務工作者能夠有效檢索、閱讀和理解電子檔案信息，確診病人的癥狀。另外還要注重電子文檔的安全保存措施，保存載體中的原始內容數據應該和與查找單元建立有效和持久的聯系，防止有人隨意進入保存載體不負責任地對文檔進行拷貝、修改、刪除，定期對計算機載體進行殺毒防范，防止無關人員非法修改，采取安全保密技術措施，保證數據的可靠和可用。一旦出現數據丟失的情況，根據法律法規和相關的管理制度，立即對檔案管理者進行嚴厲的懲處，并且勒令其找回原始文檔數據。

三、總結

在計算機網絡快速發展的推動下，電子檔案管理是一種普遍的趨勢，它廣泛的應用在了各個社會領域，相比于傳統紙質文檔的管理方法，它具有極大的優越性。雖然目前還存在著電子文檔管理不夠完善等問題，但是利大于弊，我們應當采取有效的措施來克服這些問題，并且完善電子文檔管理的相關工作，建立起切實的保障制度，加強醫務工作人員的思想意識，在確定醫院檔案信息的系統安全保護措施等級時，醫院應規定按病人服務安全保護等級和醫務工作人員的系統服務安全的等級，對管理存在的一些問題要認真、嚴肅、有效地解決，從而促進醫院各個部門的電子文檔管理，使得醫院的工作可以更加有效的完成，保證病人的身心健康不會因為醫院的管理問題造成障礙，保證醫院各個部門各項工作有效進行。