基于PDCA循環(huán)病案管理流程的優(yōu)化和改進

李靜

[摘要] 目的 總結基于PDCA循環(huán)病案管理流程的優(yōu)化和改進措施。方法 通過分析傳統(tǒng)病案管理流程，總結病案管理流程的優(yōu)化措施。結果 供應組、編目組、整理組、簽收組等分工較為明確，而且是環(huán)環(huán)相扣的，因此如果前面工作沒有完成，后面的工作就無法進行或滯后。結論 科學的病案管理流程可減少或避免重復勞動，進而提高了病案管理的準確性和工作效率，因此病案管理工作應堅持PDCA循環(huán)管理，不斷地優(yōu)化、改進，實現(xiàn)醫(yī)院信息化發(fā)展的需求。

[關鍵詞] PDCA循環(huán)；病案管理流程；優(yōu)化；改進措施

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）02（c）-0058-02

[Abstract] Objective To summarize the optimization and improvement measures based on PDCA circulation case management course. Methods The traditional case management process was analyzed and the optimization measures of case management process were summarized. Results The labor in the supply group， catalog group， sorting up group and signing group was clear， linked with one another， therefore， if the work in front is not finished， the work in latter failed to be finished or lagged. Conclusion The scientific case management process can reduce or avoid the repeated labor， thus improving the accuracy and work efficacy of case management， therefore， we should insist the PDCA circulation management in the case management work and constantly optimize and improve the work thus realizing the demand for the hospital information development.

[Key words] PDCA circulation； Case management process； Optimization； Improvement measure

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，病案管理這一新興學科也得到了很好的發(fā)展，同時信息技術的快速發(fā)展也促進了病案管理的改革[1]。而隨著電子病歷技術、醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）等的發(fā)展，增加醫(yī)院病案科的工作內(nèi)容，以往的工作方式已經(jīng)不適合現(xiàn)在的工作環(huán)境，已嚴重降低了工作效率和工作質(zhì)量，所以針對病案管理流程的優(yōu)化和改進迫在眉睫[2]。為了順應時代的發(fā)展和提高病案管理工作的效率和工作質(zhì)量，該院基于PDCA循環(huán)管理對我院病案管理流程進行優(yōu)化和改進，效果顯著[3]。PDCA循環(huán)管理為美國質(zhì)量管理專家戴明博士提出，因此又稱戴明環(huán)，PDCA是由計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、糾正（Act）縮寫而成，是一種全面質(zhì)量管理的科學程序，通過不斷的循環(huán)，可進一步提高管理質(zhì)量。

1 傳統(tǒng)病案管理流程分析

1.1 流程描述

PDCA循環(huán)第一個階段為計劃，就是先統(tǒng)計分析目前存在哪些質(zhì)量問題，然后對這些問題進行逐個分析，最后找出其中最主要的因素，然后從這個最主要的因素著手來解決問題[4]。PDCA循環(huán)就是找出主要影響因素然后制定計劃，所以要先找出醫(yī)院病案管理中制約管理效率的關鍵環(huán)節(jié)，圖1為該院病案室的原有工作流程，主要包括病案的回收、整理、裝訂、編目、出人庫、病案質(zhì)量管理。

1.2 傳統(tǒng)病案管理流程存在的問題

通過醫(yī)院的病案管理流程可以看出，供應組、編目組、整理組、簽收組等分工較為明確，而且是環(huán)環(huán)相扣的，因此如果前面工作沒有完成，后面的工作就無法進行或滯后。①供應組：復印和病案借閱工作不夠規(guī)范，導致病案示蹤性差無法準確掌握病歷位置；②編目組：病案編碼系統(tǒng)與醫(yī)生工作獨立，導致病案首頁出現(xiàn)很多錯誤，也降低了編碼的準確率；③整理組：排序混亂的病歷，不具有完整性，同時手動裝訂也費時費力；③簽收組：一般都是使用Excel表格錄入，病歷歸檔較慢。以上問題都嚴重降低了病案管理工作的效率和工作質(zhì)量。

2 病案管理流程的優(yōu)化措施

2.1 加強業(yè)務學習培訓

醫(yī)院可以購買《中國病案》《基礎醫(yī)學》《臨床醫(yī)學》《病案管理》《ICD-9手術與操作》《ICD-10國際疾病分類》等書籍，豐富醫(yī)生的專業(yè)知識。還可以組織編碼人員參加ICD-10國際疾病分類編碼培訓班，使其進一步掌握手術選擇原則、主要診斷原則、編碼方法等[5]。

2.2 病例電子化示蹤

醫(yī)院應根據(jù)評審規(guī)范和相關法律規(guī)定來制定“病案復印借閱郵寄登記本”“表格化病案復印申請表”“病案復印委托書模板”“病案服務提示”“復印借閱流程”“編撰復印借閱須知”“病案復印借閱制度等”，并明確病案服務內(nèi)容和對象，然后將這些內(nèi)容掛墻公示[6]。

2.3 疾病編碼系統(tǒng)改進

傳統(tǒng)病歷工作站與病案首頁編碼系統(tǒng)是兩個獨立的系統(tǒng)，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸丟失情況，導致診斷不完整、地址丟失、性別錯誤等情況出現(xiàn)。為了避免再出現(xiàn)類似情況，可以在信息管理部門的配合下，將病歷工作站與病案首頁編碼系統(tǒng)整合，使病歷工作站和病案首頁編碼都在一個系統(tǒng)完成。同時還需要改進編碼方式，應升級ICD-10編碼庫，確保編碼數(shù)據(jù)的傳輸和錄入均符合規(guī)范，提高編碼質(zhì)量[7]。

2.4 提高歸檔病案管理質(zhì)量

針對歸檔病案填寫缺漏或錯誤、簽字不完整、輔助檢查報告缺單、醫(yī)療記錄缺單等問題，醫(yī)院可以組織專門的人員進行登記，還可以按照比例來抽取個醫(yī)療組的病歷，對退回病歷存在的缺陷進行通報，統(tǒng)計出各主管醫(yī)師和各科室的歷缺陷率，針對這些問題提出解決意見，并督促落實[8]。

2.5 病案首頁信息化管理

通過分段內(nèi)容核查、知識庫、自動輸入等技術來提高病案首頁質(zhì)量。①分段內(nèi)容核查：開展特定項目核查關、邏輯關系核查關、非空字段核查關，由臨床醫(yī)師在病人出院提交病案首頁時錄入完成，以確保病案首頁的質(zhì)量；②知識庫：提供了手術操作、了ICD-10國際疾病分類編碼等字典，以減少工作人員填寫的盲目性；③自動輸入：病案首頁中的檢查數(shù)據(jù)、病理數(shù)據(jù)、化驗數(shù)據(jù)、手術數(shù)據(jù)、診斷數(shù)據(jù)等均從電子病歷自動輸入病案首頁[9]。

2.6 自動化裝訂

對傳統(tǒng)手動裝訂病案實現(xiàn)自動化裝訂，即配備全自動的裝訂機，因為傳統(tǒng)的手動裝訂不僅費時費力，而且工作人員長期裝訂還易誘發(fā)肩關節(jié)勞損，而使用自動化裝訂機不僅可以節(jié)省病案裝訂時間，減輕手工勞動，還可以提高病案的美觀性，同時先進的復合材料也可以避免傳統(tǒng)金屬釘子以生銹的問題[10]。

2.7 改進及完善病案歸檔工作

結合醫(yī)療表格實際和醫(yī)院醫(yī)療文書來制定病歷排序同時發(fā)放到各病區(qū)，并要求各病區(qū)的質(zhì)控護士和質(zhì)控醫(yī)師按照該排序進行病歷排序工作，實現(xiàn)病案完整性，在病歷提交后再行檢查一次，登記通報不完整病案[11]。

2.8 應用電子條形碼簽收系統(tǒng)

在病案的首頁添加條形碼，然后使用條形碼掃描槍來代替病歷簽收，既高效又省力，也提高了簽收的準確率，以往病歷簽收人員每分鐘簽收5～10本，而應用了電子條形碼簽收人員每分鐘可簽收30～40本。另外電子條形碼簽收系統(tǒng)還具備輸出打印、退回病案查詢、病案狀態(tài)查詢、簽收登記等功能，可以及時催收催繳[12]。

3 結論

該院通過實施以上改進措施后，在病案增加了30%的基礎上，醫(yī)院病案管理工作的依然井條有序，而且病案管理工作的質(zhì)量和效率均顯著提高[13]。總之科學的病案管理流程可減少或避免重復勞動，進而提高了病案管理的準確性和工作效率，因此病案管理工作應堅持PDCA循環(huán)管理，不斷地優(yōu)化、改進，實現(xiàn)醫(yī)院信息化發(fā)展的需求。

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（收稿日期：2017-11-22）