醫院科研電子檔案的保存與維護策略

潘曉輝

[摘要] 近年來，隨著計算機網絡及無紙化辦公系統的推廣應用，醫院科研人員的科研環境、科研行為以及科學研究產生的材料成果形式都發生了深刻變化，以數字形式儲存的科研電子檔案已成為科研檔案管理工作中越來越重要的檔案形式?；陔娮訖n案的特性，決定其保存和維護方面的復雜性。如何保存、維護好科研電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是醫院科研檔案管理者必須關注的重要問題。

[關鍵詞] 醫院；科研電子檔案；保存

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）01（c）-0064-04

Saving and Maintenance Strategies of Scientific Research Electronic Files in the Hospital

PAN Xiao-hui

Scientific and Research Department， Affiliated Hospital of Kunming University of Science and Technology（Yunnan First Peoples Hospital），Kunming， Yunnan Province， 650032 China

[Abstract] In recent years， with the promotion and application of computer network and paperless office system， the scientific research environment， scientific research behavior and material results form produced by the scientific research are greatly changed， and the scientific research electronic files stored in the digital form has increasingly become an important form in the management work， the electronic files features determine the complexity of saving and maintenance， how to save and maintain the scientific research electronic files and make them in an accurate state safely， reliably and permanently are the important problems that the scientific research files managers in the hospital must pay attention to.

[Key words] Hospital； Scientific research electronic files； Savings

醫院科研檔案是醫院科研人員在從事科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科研管理和科研實踐活動全過程的真實記錄和反映[1]。醫學科研檔案作為醫學科技知識的載體，蘊含了大量的科研成果、科技專利、高新技術及創新性科研思想等科研信息，對科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定起著重要的作用；同時也為醫院制定科技決策、規劃醫院發展、醫院人才考核、職稱晉升、科研人員進行科學研究及技術交流等方面提供了比較可靠真實的信息依據，具有參考及憑證的功能[2]。

近年來，隨著計算機網絡及無紙化辦公系統的推廣應用，醫院科研人員的科研環境和科研行為都發生了深刻變化，科學研究產生的材料成果形式也隨之發生變化，以數字形式儲存的科研電子檔案已成為科研檔案管理工作中越來越重要的檔案形式。諸如在醫院的科研項目管理工作中，從國家自然科學基金委到省科技廳、教育廳、衛生計生委等各級各類科研項目的主管單位，都已使用本部門的科研項目管理系統，從申報指南發布到申報書填寫、立項后任務書填寫、中期進展報告、結題驗收材料上報及申報科技成果等文件，都在項目管理系統填寫和上傳。醫院作為項目管理的依托單位，勢必形成大量的科研電子文件及有參考和利用價值的電子檔案。如何保存、維護好科研電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是醫院科研檔案管理者必須關注的重要問題。

1 與科研紙質檔案相比較，電子檔案獨有的特性

電子檔案具有以下9個特性：①它是數字化的信息形態：電子檔案是在信息系統中產生和處理的數字化文件；②對設備有依賴性：電子檔案從形成、傳輸、儲存、到讀取都必須通過計算機系統軟硬件平臺實現；③載體的非直讀性：儲存在載體上的電子檔案，在制作時把可識別的文字、圖像等信息輸入到計算機系統轉換成二進制數碼來表示，不能直接讀出其內容，只有用相應的計算機系統將載體上的編碼系列取出，然后轉換成人們可以識別的形式，輸出在顯示屏上或打印在紙上；④與載體可以相互分離：紙質檔案的內容和載體密不可分，而電子檔案的存儲位置可以變化且內容不發生任何改變；⑤物理結構與邏輯結構關系的復雜性：檔案的物理結構是指內容存儲在載體上的位置及其分布情況，如檔案的正文、圖形、附件等各自在載體上的存儲位置；檔案的邏輯結構是指其自身的結構，如檔案的文字排列、章節構成、各頁的先后順序等。對于紙質檔案來說，檔案的物理結構與邏輯結構是一致的。但對于電子檔案來說，其在傳輸、載體轉換等處理過程，物理結構發生變化，而邏輯結構可保持不變；⑥對元數據的依賴性：元數據是關于數據的數據，如電子檔案的上下文關系和結構的描述等。電子檔案的元數據必須附在文件中否則無法恢復電子檔案的原貌；⑦檔案信息共享及不安全性：紙質檔案只能在某時某地讓能夠接觸到它的人閱讀。而電子檔案可以擺脫時間空間的制約，如果不特意采取措施，網絡的任何終端都可以讀取網絡上某一存儲器的電子文件，由此也使其容易招致網絡不安全因素的破壞、攻擊；⑧具有高保真性：紙質檔案復制或微縮品都不可避免地出現清晰度下降、畸變、信息缺失等問題，而電子檔案幾乎不存在上述問題；⑨易修改性：電子檔案的易修改性主要是由存儲載體的可重寫性決定的，且修改后不留任何痕跡[3]。

3.2.7云存儲技術 它是通過網絡提供可配置的虛擬化存儲及相關數據訪問服務，為存儲和管理大量數據提供解決方案。存儲虛擬化實現了異構存儲介質的互聯和統一管理，實現了電子檔案數據共享、沖突解決、一致性和數據遷移，實現了數據的透明存儲和容災容錯策略，并為數據的安全保存和訪問提供保障[6]。

3.3 存儲介質的選擇

醫院科研電子檔案的存儲介質主要有以下兩種類型： ①磁盤：可以保存5～30年，并可隨機讀寫；其中硬盤容量較大，最高大5 TB，存取速度快，但發生故障的頻率較高。此外，因其備份成本較高，故適用于容量適中且數據需要實時讀取的信息；②光盤：普通光盤可以存儲50～100年，存儲容量大，讀取速度中等，成本中等?？蒲须娮訖n案的存儲介質以光盤為最佳載體，它的記錄原理為物理記錄方式，一次性寫入檔案信息，且不能改變，只能讀。光盤是最適于進行大量數據長期安全保存的最佳離線介質。對于特別重要的、需要永久保存的科研電子檔案，建議使用檔案級藍光光盤[7]。它從技術上滿足了最高標準的數據存儲需求，可抗電磁沖擊，同時在確保信息不丟失和可刻錄的基礎上，更加強調了光盤的保存質量和保存壽命，為檔案信息的長期安全可讀提供保障。

3.4 存儲介質的維護和檢測

①磁盤、光盤等的遠離磁場，對其驅動器要保持清潔并定期維護保養；②不要觸摸光盤的表面，不能折疊、彎曲磁盤、不要在紙套上書寫，以防劃傷磁盤、光盤表面；③磁盤、光盤要直立放置，以防擠壓；④存儲介質庫房溫度因保持在17～20℃，相對濕度應控制在35%～45%；⑤禁止保管人員將食品、飲料帶入存儲介質庫房；⑥對存儲介質定期檢測，如是否有物理損傷、表面是否清潔、檢測有無計算機病毒、驅動器是否正常運行等。對其存儲的數據每年進行讀寫校驗抽樣檢查（抽樣量不小于20%），查看數據有無丟失，若里面有差錯，就要重新修改更正及內容更新。

3.5 計算機網絡系統不安全因素的防范

醫院科研電子檔案可以運用計算機網絡化技術實現便捷的共享和利用。它給管理工作帶來便利的同時，也存在著一定的安全隱患。如計算機系統的脆弱性，它的各個組成部分都有薄弱環節，極易遭到病毒和黑客的攻擊或破壞，從而使電子檔案誤刪、修改、損壞或丟失。因此，醫院應建立一套合理、安全、嚴密的電子檔案保存管理制度，防止電子檔案的修改或破壞；安裝官方防護軟件，建立防火墻，定期對計算機進行殺毒防護和病毒檢測，對重要的、保密的科研數據進行加密并備份等，以此來提高計算機的安全性和穩定性，為科研電子檔案的完整保存提供保障。

3.6 提高檔案管理人員的綜合素質

科研電子檔案的保存和維護工作是一項復雜的系統工程，涉及到諸多方面的問題，如電子檔案的收集、鑒定、分類、歸檔、整理、有效利用問題，電子檔案的真實性、完整性、有效性問題，以及網絡與信息的安全問題等等，這些問題的解決均需要高素質的專業科研檔案管理人員。因此，醫院應安排專業素質和政治素質較高的人員負責，降低人為因素對保存和維護工作的影響；同時醫院還應加大對檔案專業技術人才的培養，制定專業培訓計劃，使其在掌握相關專業知識的同時，提高信息安全意識，學習并掌握各種有效的電子檔案保存和維護的技術，提高自身信息處理能力，進而推動醫院科研電子檔案管理工作的有效開展。

對醫院科研電子檔案的有效保存和維護，是一項極其重要和復雜的工作。如果忽視了這一環節，隨著電子檔案的日益增多，計算機技術的不斷發展，勢必為保障舊有電子檔案的真實性、完整性、有效性提出更大的難題。因此，在實施這一工作的過程中，應充分考慮到管理制度、設備、技術、環境及人員素質等綜合因素的影響，制定出和采取有效的保存和維護措施，以確保檔案的安全可靠，使其能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，從而能夠長期有效地發揮其應有的價值。

[參考文獻]

[1] 胡桂周，吳志華，魯鴻，等.醫院科研檔案管理存在的問題與建議[J].中國病案，2013，14（1）：17-19.

[2] 白永紅，陳美娟.談醫學科研檔案的歸檔與管理[J].新疆醫學，2015，7（7）：948-954.

[3] 黃鳳平.檔案工作崗位培訓教程[M].昆明：云南教育出版社，2016：256-257.

[4] 修尊福.淺談電子檔案的長期保存[J].蘭臺世界，2014，4（2）：80-81.

[5] 周成龍.長期保存視角下電子檔案的格式管理[J].蘭臺世界，2017，4（1）：146-147.

[6] 楊靜，殷建琳.Hadoop云存儲技術在電子檔案長期保存中的應用研究[J].檔案與建設，2015（12）：22-25.

[7] 賈國鋒.電子檔案長期安全保存實踐與建議[J].檔案天地，2016（9）：46-48.

（收稿日期：2017-10-24）