醫院個人專業技術檔案的管理及利用探究

張杰

[摘要] 醫院的個人專業技術檔案工作是決定醫院醫療質量的重要指標之一，專業技術檔案主要包括專業技術人員的基本信息、學歷、資質、專業技術等內容。醫院個人專業技術檔案的管理工作目前面臨缺乏重視、缺乏規范、編制臃腫以及工具不足等現狀，而對于個人技術檔案的管理及利用方法，主要包括完善管理體系的建設、建立健全制度、規范管理要求、提升人員素養以及注重長遠可持續發展等，此外實現對檔案的信息化管理是最主要的方法。

[關鍵詞] 醫院；個人專業技術檔案；管理利用

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）03（a）-0086-02

醫院的個人專業技術檔案是對醫院中工作、教學以及科研工作不斷積累的成果，其醫學價值較高并且屬于寶貴資源。個人專業技術檔案不僅能夠對專業技術人員的素養和能力作出客觀準確的反饋，還能夠充分體現出醫院的整體醫療水平及醫院的科研水平，其保存價值和利用價值均很高。個人專業技術檔案是醫院人力資源管理的重要組成部分，是醫院專業技術人員的勞動和創造成果，其意義重大并且具有較高的經濟效應和社會效應，因此完善并提升對個人專業技術檔案的管理和利用非常有必要。

1 建立個人專業技術檔案的意義

醫院的專業技術檔案工作是衡量醫院醫療體系整體管理水平的重要指標之一，專業技術檔案也是醫院運行、管理與發展的重要基礎，是醫院管理專業人員重要的工具，能夠為醫院的人力資源工作提供重要參考依據。醫院通過建立專業技術檔案的方式，能夠加強對院內高層次人才的培養，從而促進其進一步提升，使其臨床能力及科研能力都得到顯著進步，為醫院的建設發揮重要作用；另外，醫院也可以通過建立個人專業檔案的方式，全面、準確地了解不同類型的專業人才信息，這也有助于醫院的后續發展和可持續發展。

2 個人專業技術檔案的組成部分

醫院通常包含有醫療、教研、保健等功能，因此個人專業技術檔案在反映院內專業人員的醫療、科研以及教學等多項活動當中具有重要作用，是珍貴的文字、圖像或影像保存載體。個人專業技術檔案能夠體現醫院各方面的能力，可以說是醫院的無形資本，并且是醫院最寶貴的財富之一，能夠顯著促進院內各項工作的順利開展[1]。當然，專業技術檔案也具有動態性，其時刻在變化，主要隨專業技術人員的變動而改變。個人專業技術檔案主要體現專業人員的基本信息以及學歷、專業水平、資歷資質、教學效果、科研成果等情況，還記錄了該人員的科研論文、工作成績、工作總結等信息。隨著信息時代的到來，檔案的管理工作也正經歷著巨大的變革，因此需要對檔案的管理和利用加以完善和健全。

3 個人技術檔案的管理現狀

3.1 不重視檔案管理工作

對于檔案管理缺乏明確認識，不重視檔案工作，在對院內專業技術人員的相關科研成果、考核結果等工作信息進行收集的過程中，缺乏有效的監督與管理措施。專業技術人員本身不理解檔案的重要價值，而醫院領導部門也無法清晰地認識到檔案的重要意義，放任技術人員將檔案留在個人身邊，認為這是檔案利用效率最高的方法，無論是保存還是使用都更方便。如此一來，很多技術人員都沒有將檔案及時歸檔的習慣。

3.2 檔案信息缺乏規范性

某些醫院職能部門直到現在還在采取純手寫的方式記錄檔案信息，保存紙質文件，使檔案管理時刻處在一種混亂而零散的狀中，時長會導致檔案遺失。某些部門雖然到目前為止已經實現了檔案管理的信息化和電子化，但卻不重視對格式的統一要求，因此還是會使檔案信息顯得雜亂無章并不便于查看[2]。以上缺乏規范性的檔案管理問題對于醫院個人專業技術檔案的管理工作帶來了明顯的負面影響，導致檔案雖然被保存下來，卻難以完全發揮其應有的價值。

3.3 存在過量的管理部門

因醫務人員的崗位性質及醫院職能科室在設置方面的問題，很多醫院在處理個人專業技術檔案時往往涉及了過多的管理部門，導致資料十分零散，影響利用效率。人事檔案，需要通過人力資源部門進行管理；科教檔案，需要通過科教科進行管理；醫務檔案，需要通過醫務部門或護理部門進行保管。

3.4 檔案管理工具過簡單

傳統上，對于醫院個人專業技術檔案的管理主要停留于手動登記方法上，在進行數據統計時，由于數據量少并且十分零散，因此很難實現對醫院整體、全面的評價，這對于發現醫院人才并完善醫院管理來說十分不利。在信息技術飛速發展的今天，醫院不得不對個人專業技術檔案的管理工具作出改革，借助信息技術完善對個人專業檔案的管理及利用工作，以完善健全的管理制度作為統一指導，進一步規范管理要求和內容，統一標準，提高檔案管理及利用效率[3]。

4 個人技術檔案的管理及利用方法

4.1 完善管理系統建設

加速對醫院個人專業技術檔案管理體系的建設，使信息資料更加完善全面，對目前已經存在的大量紙質資料進行整合并優化，能夠顯著提升個人技術檔案的管理水平。在信息化時代下，實現對個人專業技術檔案管理工作的電子化和信息化也是當前的主要趨勢。在科技不斷發展、電子化程度不斷提升的背景下，各種信息化載體開始出現，因此需要強化應用計算機技術，充分實現所有個人專業檔案管理及利用的信息化，借助計算機實現快速搜索，快速獲取所需要的信息，從而充分滿足需求。

4.2 建立健全管理制度

建立完整的檔案管理制度，例如對檔案歸檔的范圍和時間予以規范和確定，加強檔案管理過程中的保密性，同時提高檔案管理人員遵守制度的意識。完善檔案統計的相關制度建設，同時健全檔案使用的相關制度，對每個崗位的員工責任予以完善，并且由人事部門負責對檔案進行相應的管理工作，包括收集、整理、分類等，同時完善對檔案的鑒定和保存制度[4]。

4.3 規范檔案管理要求

在管理檔案的過程中，需要以目的為導向，綜合實體以完善對個人專業技術檔案的管理規范。管理時需要規范檔案業務內容，對于檔案標準的建立和完善，需要落到實處，保證檔案材料的標準化和規范化。對于檔案管理過程中存在的各種突發情況，需要采取及時有效的措施解決，從而有效降低可能帶來的損失，最大限度地確保檔案資料安全存取。

4.4 提升管理人員素養

對于檔案管理者而言，需要從職業素養方面加強其檔案管理意識和能力，引導管理者認真學習個人專業檔案管理的相關知識理論，提高其對相關知識的掌握程度，從而養成刻苦學習、刻苦鉆研的習慣，培養其責任意識，確保檔案管理工作能夠順利、高效地進行下去。

4.5 注重長遠持續發展

建立專業技術檔案并實現有效管理并非一朝一夕的事情。為實現個人專業技術檔案管理的長遠發展，應在實際工作中注重對檔案真實性、完整性以及準確性的提高，從而信息使用的高效性和可信度[5]。對此醫院需要對專業技術檔案進行嚴格管理，將所有管理工作都歸納到制度化管理的軌道中，實現對專業技術檔案的高質量管理，為檔案的有效管理建立良好環境。

4.6 實現檔案管理信息化

首先是系統構架。在醫院內100M以上速率的局域網中應用適宜的網絡構架，并采用TCP/IP協議進行網絡傳輸工作。對于檔案的管理信息系統建設，可以選擇微軟公司的VSN（Visual Studio.net）進行編程，然后使用SQL數據庫進行同步。

其次是系統信息管理內容。根據醫院工作的需要，立足于醫院的未來發展，在制定信息管理內容時需要根據各級醫生的考核標準和培養計劃，確定電子檔案的具體條目，實現對科教、人事和醫務部門的合并管理，建立具有統一性和通用性的管理標準。

再次是系統的信息管理辦法。提升工作人員對于檔案管理重要性的思想人事，建立新的、符合信息化時代的管理制度，并對制度具體內容予以完善，保證對于醫院個人專業技術檔案的管理工作有章可循。操作人員需要按照醫務人員的不同信息對數據進行錄入，從而將所有數據組合起來，組成基礎數據庫。以醫療管理的要求為基礎，在進行信息化設計的過程中，可以通過輸出模塊將醫務人員的相關數據輸出到終端，可以將個人數據單獨列出，也可以對多人數據進行列表顯示，以便相關人員查閱。如果需要修改數據庫中醫務人員的資料，則可以通過修改模塊，對個人數據進行修改并更新，并在數據庫中保存修改后的內容以覆蓋修改前的內容。管理人員一定要對信息化管理的硬件和軟件進行定期維護，確保其隨時可用，并且及時備份數據，以防意外導致數據庫數據丟失。

5 結語

醫院個人專業技術檔案數據庫是醫院對大量工作人員信息的集中存放載體，其中包含重要信息，研究價值顯著并且十分珍貴，是醫院運行與發展的重要基礎。在通過以上措施加強醫院個人專業技術檔案的管理工作后，技術檔案的利用率也得以顯著提升，這也從一定程度上加強了醫院的臨床工作水平及管理水平，為醫院未來的可持續發展發揮了重要作用。

[參考文獻]

[1] 戴肖黎，陸紅玲，鄭三偉，等.醫院專業技術檔案信息化管理系統的構建與研究[J].中小企業管理與科技，2016（7）：256-257.

[2] 劉志華.規范衛生專業技術檔案服務醫院等級評審[J].山東檔案，2015（6）：58-59.

[3] 楊光.健全疾病預防控制機構專業人員技術檔案管理的對策與作用[J].中國衛生產業，2015，12（32）：172-174.

[4] 李路勇，于浩，劉曦冉，等.醫院專業技術人員電子檔案的構建與管理[J].中國病案，2014，15（2）：36-38.

[5] 閆琴，曾秀鳳.醫院個人專業技術檔案的管理及利用[J].中國社區醫師，2014（22）：168-169.

（收稿日期：2017-12-07）