中石化ERS系統下資金風險預測與防控

白健群　于泳　孫艷敏

隨著財務共享中心的逐步推廣，信息化水平逐步提高，TMS系統、ERS系統、共享平臺、ERP系統等跨系統業務增多，尤其是ERS的上線推廣，聯通了各運營平臺，提高了資金支付效率，但是在上線初期，新的資金支付風險也同時出現。本文從對公支付提報到資金付款執行全流程剖析了ERS系統下資金對公支付的風險點及防控措施。

中石化財務共享中心依托信息化手段，不斷提高自動化水平，提升服務質量與服務效率，尤其是ERS的上線推廣，有效銜接了現金流與業務流，實現了支付申請的自動形成，憑證的自動集成，極大提高了資金支付效率，在一定程度上能減少資金支付風險，但是在上線初期，一些不可避免的風險也會隨之出現，財務共享中心需全面考慮不同流程各個環節下存在的潛在風險及由此帶來的危害并制定相應防控措施，本文就ERS從付款申請提報到資金支付執行的全流程進行了剖析，預測了ERS系統下資金對公支付存在的風險并給出了詳細的應對措施。

一、ERS系統資金對公支付潛在風險點分析

（一）提報風險

提報風險存在三種情況，一種是跨系統風險，另一種是自動觸發風險，第三種是作廢重提風險。

1.跨系統風險。這種風險基于對公支付申請由企業財務或業務人員根據系統中客戶或供應商未清項進行付款計劃編制，創建付款申請。此種情況下，必須保證TMS、ERS與ERP系統中未清項的同步集成、實時更新，以免造成錯清“未清項”的現象。

2.自動觸發風險。自動觸發即指ERS簡易結算流程，此種情況下，對公付款申請在掛賬申請完成后由系統自動觸發形成。企業在部分業務通過即掛即付，部分業務自己提報付款申請情況下，在系統未清項不能實現實時更新時極易造成“重付”現象，同時，ERS系統目前可支持多供應商掛賬，但無法支持多供應商付款，即，一個多供應商掛賬申請無法形成多個付款申請，此種情況下，容易形成“漏付”風險。

3.作廢重提風險。因某些原因，企業要求財務共享將支付申請單進行作廢，但由于支付申請提報人和資金計劃導入人非同一人，在溝通延時情況下，共享端在將單據作廢后企業未及時進行作廢處理，又作為新的支付計劃重新上報，造成重復支付。

（二）內控風險

目前某些企業線上審批流和線下審批流同時存在，但線下審批中共享賬務處理人員對企業的管理層及審批權限不熟悉，無法判斷審批的合規性。同時，即便企業線上審批滿足內控審批要求，在目前審批設置下資金支付審批置于業務前端，即資金支付計劃的審批在掛賬環節完成，資金付款環節無法看到有效審批流。

（三）支付風險

此處的資金支付為廣義的資金支付，涵蓋憑證編制、憑證審核和資金付款指令執行的全過程，又由此延伸到付款導出的重付釋放，Y3憑證的沖銷等。目前的ERS信息集成度還不夠高，系統穩定性、界面易用性還有待提升，此處的資金支付風險很大一部分為系統不夠完善帶來的風險。

1.憑證編制風險。例如一些輔助信息還需手工進行錄入，存在人為失誤的可能性；ERS未同步更新供應商或客戶未清項，存在冗余數據或數據缺失。這些都有可能造成憑證編制錯誤，導致支付失敗或重復付款。

2.資金審核風險。對公支付上線后，支付信息的選擇全部在企業端，憑證自動在ERP集成，共享中心無權修改任何數據信息，審核人員無形中會放松對支付的審核要求，容易出現“盲審”情況，一旦企業端供應商選擇錯誤，極易導致支付錯誤。

二、ERS系統下資金風險防控策略

在ERS上線前期通過和企業、項目組對接，對其業務流程進行多角度假設、分析、考證，同時結合已上線企業經驗找出固有風險，并通過優化流程、堵塞漏洞，強化內部管控三方面入手，逐項制定有針對性的建議及嚴密的防范措施，力爭將風險化解在萌芽之中。

（一）緊密結合企業、銀行與顧問，優化現有流程設計方案

針對現有流程中需要優化改進的問題，和企業與顧問緊密結合，及時提出優化方案，并關注完善動態，在未完善前，時刻注意風險點防控。

1.和企業確認對公支付范圍及支付申請提報方式，明確不同提報方式下提報范圍，避免重復付款現象出現。

2.優化業務流程方案。對于多供應商掛賬業務在“即掛即付”業務流程下，實現通過不同供應商掛賬信息觸發不同付款申請；對于掛賬后企業重新提報付款申請的業務，修改現有審批方式，將資金審批由原來的掛賬業務前端置于付款申請后，以提供資金支付操作人員必要的查詢信息。

3.進一步完善ERS賬務集成功能。實現將企業通過對公支付系統填報的支付方式，自動帶入付款憑證字段中，并自動帶入SAP付款審核程序；自動將支付單摘要帶入行項目文本；將付款清賬憑證的“參照”字段默認為“A/ZS”； 對于預付大型設備款/工程款業務，采購訂單、采購訂單行項目和WBS號由企業填報后自動集成到憑證制單界面等。

4.實現 ERS系統和SAP系統的無縫銜接，在ERS實現跨平臺的數據實時更新。ERS系統要對抽取的SAP未清項進行及時更新，防止垃圾數據出現，同時解決在制單節點出現無法找到供應商未清項的問題。另外，增加企業在填報支付申請單時，對供應商或客戶存在反方向的未清項校驗功能，提示用戶或禁止填報支付申請單，防止多支付款項的風險。

（二）有效溝通相關內控管理部門，線上審批替代線下審核

建議各上線企業，和內控部門結合，按照內控要求設計ERS審批方案，將內控的審批由線下移至線上，或由共享總部和內控總部進行結合，共同推進內控對財務結算的監控工作，兩部門統一組織實施，完成內部控制監控工作的線上遷移。線上審批的實施減少了業務人員拿著資料到處跑的麻煩，同時避免了線下審批中共享中心人員無法界定企業審核人員是否符合內控要求的風險，將內部控制貫穿至核算的全過程。

（三）突出內部風險防范，杜絕人為資金風險

1.嚴格部門內操作標準，降低風險出現概率。對資金業務制定嚴格的全流程操作標準，嚴格要求每崗、每人、每事都按照標準執行。設置兩級審批制度，將對未清項、利潤中心、業務核算分類等業務輔助信息的審批設為一級審核，對付款方銀行科目、付款金額、收款方戶名、收款方賬戶的審核設為二級審核，逐層把關，嚴控風險。

2.建立定期會議制度，爭取同樣的錯誤不犯兩次。定期召開沖銷調整分析會暨經驗總結會。重點分析沖銷調整的原因，避免同一錯誤不同的人重復出現；同時分享賬務處理與風險防范經驗， 提高全員資金支付風險防控水平。

3.實行定期輪崗制度，降低麻痹大意風險。根據研究發現，人們對過于熟悉的業務極易產生松懈情緒，定期實行部門內部輪崗，減少因熟悉而可能導致的疏忽大意風險。

三、風險防控措施的執行保障

1.項目顧問的大力配合。再好的系統設計之初都會多少存在一定漏洞，只有在實際應用中才能不斷完善，而出現問題的解決速度，取決于項目顧問的專業技術與敬業的態度，沒有好的項目顧問配合很難對資金對公支付的風險防控做到最好。

2.操作人員的態度。風險的防控除了要靠解決問題的顧問，還要靠發現問題的人，也就是實際業務處理中的操作人員，操作人員細心，能發現別人不能發現的問題，才能引導系統的進一步優化完善，將風險降到最低。

3.嚴格的制度落地。強化制度執行力，制度上墻還要制度入心，再好的制度不落地都是空談，嚴格標準執行，真正做到人人上“標準崗”、干“標準活”，才能減少人為失誤；嚴格獎懲制度，才能人人繃緊風險防控之弦、將風險防控深入人心。

一個系統從實施到完善，需要實踐中的不斷摸索，只有完善系統設計、了解工作流程、熟悉業務操作，嚴守操作標準、嚴格制度執行，才能防患于未然，實現資金支付零風險。（作者單位為財務共享服務中心東營分中心資金結算運營部）