如何健全檔案管理的基礎(chǔ)工作

丁思?徐瑾

本文對(duì)如何健全檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行了全方位的分析，首先簡(jiǎn)要概述了健全檔案管理基礎(chǔ)工作的必要性，其次詳細(xì)深入剖析了當(dāng)前我國(guó)在健全檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題，接著筆者針對(duì)檔案管理中潛在的隱患進(jìn)行了客觀全面的反思總結(jié)并提出了幾點(diǎn)行之有效的解決對(duì)策，旨在從根本上促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的又好又快發(fā)展進(jìn)步。

一、健全檔案管理基礎(chǔ)工作的必要性

總的來(lái)說(shuō)，檔案管理的基礎(chǔ)工作是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工程，它倡導(dǎo)以“管理科學(xué)、務(wù)實(shí)高效、執(zhí)行有力”的管理理念來(lái)積極做好科技檔案、文書檔案、科技資料、圖書等各類檔案的收集、整編、驗(yàn)收、入庫(kù)等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，該項(xiàng)工作不僅是科學(xué)研究、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)的可靠資料，還是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，因此檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量的好壞與否直接關(guān)乎著某個(gè)企業(yè)單位的興存危亡，同時(shí)健全檔案管理的基礎(chǔ)工作使得檔案的自組卷與自動(dòng)歸盒更為靈活，還能實(shí)現(xiàn)預(yù)歸檔案的批量歸檔確認(rèn)功能且簡(jiǎn)化用戶的操作步驟，同時(shí)更加有利于免除用戶逐級(jí)展開導(dǎo)航、逐項(xiàng)尋找關(guān)鍵詞條節(jié)點(diǎn)的煩惱。

二、當(dāng)前我國(guó)在健全檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理的硬件投入不足

1.經(jīng)過(guò)科學(xué)的調(diào)查研究資料顯示，當(dāng)前許多企業(yè)單位由于缺乏足夠的資金政策支持而導(dǎo)致沒有普及利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，不僅不利于檔案的收集與開發(fā)，還存在檢索麻煩且信息量小的缺陷，而且某些單位內(nèi)的檔案用房太過(guò)狹小且不符合檔案安全保管的要求；

2.許多檔案管理系統(tǒng)的改動(dòng)隨意性比較大，難以充分保證好自動(dòng)歸檔電子文件與實(shí)物檔案內(nèi)容的全面一致，更甚至許多內(nèi)在的檔案管理者缺乏高度的責(zé)任感，自身并不具備豐厚的專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)，難以調(diào)動(dòng)起內(nèi)在的主觀能動(dòng)性與積極創(chuàng)造性。

（二）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

1.許多機(jī)關(guān)內(nèi)的檔案管理工作人員沒有編制，內(nèi)部的獎(jiǎng)懲機(jī)制形同虛設(shè)，各種依靠裙帶關(guān)系獲得晉升崗位的不公平現(xiàn)象屢見不鮮，極大的削弱了檔案管理人員對(duì)待基礎(chǔ)工作的熱情；

2.對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，這非常容易造成社會(huì)公眾對(duì)檔案利用效益知之甚少，檔案管理機(jī)構(gòu)的不健全也是一大根源；

3.嚴(yán)重忽視了檔案信息化的總體規(guī)劃建設(shè)，大多數(shù)的檔案只是被動(dòng)的按照上級(jí)主管部門的要求提出財(cái)政預(yù)算或是專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)，沒有對(duì)檔案進(jìn)行整體的把握，而且沒有充分利用高精尖的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來(lái)提高檔案管理的工作效率。

總之，希望相關(guān)的專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)上述問(wèn)題引起廣泛的關(guān)注與重視，并且采取及時(shí)有效的措施予以改善解決。

三、健全檔案管理基礎(chǔ)工作的有效策略

筆者在結(jié)合自身多年專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上提出了以下幾點(diǎn)建設(shè)性的有效對(duì)策，旨在全面提升檔案管理的工作質(zhì)量水平。

（一）不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理行政部門的指導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理基礎(chǔ)工作的重要前提，應(yīng)該將檔案管理納入到重要的議事日程，逐步實(shí)現(xiàn)與本單位各項(xiàng)工作的同步規(guī)劃與同步發(fā)展，以便更好的支持檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)，還應(yīng)該大力宣傳《檔案法》，多積極組織開展一些關(guān)于如何健全檔案管理基礎(chǔ)工作方面的知識(shí)競(jìng)賽。另外，還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化資源的有效利用，積極建設(shè)“以保管為導(dǎo)向”的數(shù)字檔案館和以“利用為導(dǎo)向的”的數(shù)字檔案館，最大化的滿足廣大工作者的工作需求，進(jìn)而確保工作的順利開展進(jìn)行。

（二）全面提升檔案管理者的綜合素質(zhì)

1.實(shí)施檔案管理的專門人才培育工程，積極引進(jìn)高端檔案管理研究人才、技術(shù)性人才、宏觀層次人才與管理綜合性人才，帶動(dòng)并培育檔案管理的全能型人才；

2.還應(yīng)該健全機(jī)構(gòu)并完善制度，推動(dòng)檔案管理與機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作的同步考核與同步發(fā)展，牢固樹立“實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新”的原則理念來(lái)從事基礎(chǔ)工作，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律；

3.還應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的資金扶持，例如多采購(gòu)一些光盤掃描儀、計(jì)算機(jī)、縮微等先進(jìn)設(shè)備，充分利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存檢索各種門類和載體的檔案。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展為檔案管理帶來(lái)了巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，因此本文對(duì)如何健全檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行探究分析具有重要的現(xiàn)實(shí)性意義，檔案是在各項(xiàng)工作中形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式和載體的歷史記錄，更是對(duì)工作查考的憑證，往往科學(xué)合理的檔案管理基礎(chǔ)工作有利于為建設(shè)數(shù)字檔案館提供客觀精準(zhǔn)、豐富的資源保障，健全檔案管理是伴隨全球信息化浪潮與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)而發(fā)展的，必須要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷的改革創(chuàng)新與優(yōu)化升級(jí)基礎(chǔ)工作模式，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)穩(wěn)定可持續(xù)快速發(fā)展進(jìn)步。（作者單位為河南省工人文化宮）