優化高校財務報銷流程探究

彭敏

[摘 要] 首先分析了傳統的高校財務報銷流程及存在的問題，然后根據流程中的各個環節，提出優化高校財務報銷流程的整體思路及具體對策，最后對優化高校財務報銷流程過程中需要注意的問題提出了想法。

[關 鍵 詞] 高校報銷；報銷流程；流程優化

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）28-0048-02

隨著我國高校事業的蓬勃發展，高校的辦學規模不斷擴大，經費來源逐漸多樣化，資金總量不斷增加，高校的財務工作量與日俱增，業務也日益復雜。不少高校的原有財務報銷流程遇到發展“瓶頸”，優化高校財務報銷流程迫在眉睫。本文將探究優化高校財務報銷流程的對策，力圖通過報銷模式的改變、報銷觀念的更新和報銷流程的優化創新報銷流程結構，解決報銷難問題，進一步提高報銷效率。

一、傳統的高校財務報銷流程及存在問題分析

傳統的高校財務報銷流程如下圖所示，普遍采用的是窗口報銷模式，以筆者所在的天津中德應用技術大學為例（以下簡稱“中德應大”），即：報銷經辦人將報銷單據整理粘貼在已填列好的報銷審核單上，根據報銷金額對應權限相應簽批至相關項目、部門負責人或校領導，再持簽批齊全的報銷單據至財務結算大廳辦理。財務審核人員對金額的正確性、單據的真實性、手續的齊備性及內容的合規性進行審核，審核無誤后財務審核人員編制記賬憑證，交由財務復核人員復核后出納付款。若單據審核有誤，則告知報銷經辦人原因并將單據退回。

傳統的高校財務報銷流程圖

傳統的高校財務報銷各流程存在先后順序，串行而非并行，必須依序進行、按部就班，報銷的過程較為繁瑣，耗時長且效率低，存在以下問題：

1.報銷經辦人如果在流程的第一步即出現發票開具有誤或過期、材料提供不全、手續簽批不全等問題，至流程的財務審核階段單據會被退，則整個報銷流程都需要重來一遍。

2.目前高校的報銷審核體系較為復雜，以中德應大為例，日常經費報銷、專項經費報銷、跨部門經費報銷和橫向、縱向科研經費報銷所涉及的項目、部門負責人及相關校領導較多，相關領導的審批權限也不同，報銷經辦人經常不知道找誰審簽以及審簽至哪一級別。即使報銷經辦人對報銷審簽流程較為熟悉，但由于各級領導的辦公場所不統一，或因上課、開會、外出辦事等原因，導致報銷經辦人為單據簽批疲于奔波，周轉于各職能部門，延長了報銷周期，影響了報銷效率。

3.隨著高校資金總量的持續增長，高校的財務核算總量大幅增加。而受制于編制等因素，財務人員的數量和經費的增長幅度不成比例，財務人員制單任務繁重、審核人手較少、經手資金量多的矛盾十分突出。在報銷的同時，財務人員還需要做好報銷指導工作，不斷接聽電話、接待隨時前來咨詢的經辦人員，工作思路經常被打斷，容易發生錯誤。工作環境的嘈雜，焦急等待的報銷人員，種種氛圍也加重了財務人員的心理負擔，使得財務人員大腦超負荷工作，影響財務人員報銷的效率和服務的質量。

4.會計信息的載體為紙質單據，會計信息的電子化始于記賬憑證的編制，當報銷經辦人要查閱已報銷的業務時，只能由財務人員先查詢電子記賬憑證，找到相應單據的憑證號，再到學校檔案部門查閱原始憑證，查詢復雜，效率低下。

二、優化高校財務報銷流程的整體思路及具體對策

（一）優化高校財務報銷流程的整體思路

高校財務報銷業務面向高校師生，其流程優化的前提是了解師生的需求，并有針對性地提供高質高效的服務，為師生的報銷體驗提供價值增值。因此，高校財務報銷流程的優化要打破原有的職能和部門之間的界限，力求師生價值的最大化[1]。

優化高校財務報銷流程非簡單地對某個或某些環節的局部改造，而是應從報銷流程的全過程進行最優設計，借助信息化社會的發展要求，引領會計工作走向信息化的路線：打造友好的流程界面，促使師生適應新流程，使財務人員工作更加靈活，降低重復勞動，提供優質高效服務。

（二）高校財務報銷流程的優化設計

1.與傳統的窗口報銷模式并行，引入網絡報銷系統。當報銷業務發生時，報銷經辦人可以隨時隨地登錄網絡報銷系統，根據系統內各類報賬模板錄入報銷相關信息（報銷事由、金額、附件張數、支付方式等），并將相關的原始單據掃描件（或掃描上傳二維碼后手機直接拍照上傳）作為電子附件上傳至報銷系統。

2.報銷經辦人在網絡報銷系統中提交業務后，系統會根據該筆業務的列支項目及報銷金額自動或由報銷經辦人主動推送至相應領導的自動化辦公平臺頁面中。網絡報銷系統與自動化辦公平臺共享財務數據信息，使得相應領導隨時隨地可以使用電腦或手機進行電子審簽審批[2]，打破時間和空間的局限。

3.報銷經辦人可在網絡報銷系統中隨時跟蹤該筆業務的信息傳遞進度，并得到相應的信息反饋。當該筆業務簽批完畢后，系統可自動或由報銷經辦人主動推送至財務處預約報銷系統庫。

4.財務人員從預約報銷系統庫中調取并審核電子報賬信息，如審核有誤，財務人員在預約報銷系統中向報銷經辦人發出退單通知，并注明退單原因。如審核無誤，則發出預約報銷指令，報銷經辦人在預約的時間內前往財務處預約報銷?？谔峤辉紗螕ㄔ紙箐N材料及載有相關領導電子審簽信息的審批單），財務人員核實電子信息和紙質單據，兩者一致后編制記賬憑證，通過銀?；ヂ撓到y發出電子轉賬指令，并將支付信息反饋至預約報銷系統庫中。報銷經辦人即可返回，靜待款項到賬，并可實現支付回單的自主打印，方便后續查詢。該步驟還可同時設置預約報銷投遞機，放置在報銷經辦人方便投遞的位置，由財務處工作人員定時取件，這樣報銷經辦人在接到財務處的預約報銷指令后，將原始單據投遞至投遞機內，連財務結算大廳都可以不用前往。

（三）優化后的高校財務報銷流程的優點

1.報銷經辦人全程無需至財務結算大廳，除最后提交原始單據需至投遞機或財務處，其他報銷相關環節均可隨時隨地通過網絡完成及跟蹤，使得報銷經辦人能有更多的精力投入教學、科研和管理工作中，減少了報銷經辦人的等待時間。

2.縮短報銷審核周期，提高報銷工作效率。報銷單據的領導簽批環節可以通過電腦或手機集中實現，即使相關領導出差也不會影響單據的審簽，大大縮短報銷經辦人單據審批的時間。

3.電子報賬信息經過相關領導的層層審核及財務人員的預審，提高了報賬的通過率，即使出現退單，報銷經辦人也可以通過線上補充、更正后重新提交，不用來回往返于各個職能部門，大大減輕了報銷經辦人的急躁情緒。

4.報銷單據的相關信息由報銷經辦人錄入系統后，財務人員在審核單據時可自動生成相關摘要、直接調入相關項目編號、金額等信息，減少重復工作，提高記賬憑證的正確性，節省財務人員的工作時間。

5.報銷經辦人成功處理的單據，其業務的原始電子數據、相關領導的電子審簽數據和銀行支付數據可隨時在財務系統上查詢保存，后續憑證查詢時直接將電子數據調出，無需經過繁瑣的程序查詢紙質單據。

6.報銷經辦人可在相應系統中隨時查看報銷單據的領導審批進度和財務審核狀態，使報銷工作逐步透明化；各平臺的打通使各職能和部門之間加強了信息交流，目的都是為提高師生的報銷體驗價值；報銷周期的縮短，銀行支付數據的及時反饋也加強了報銷經辦人對財務工作的監督，使得會計信息更具時效性，有利于財務工作的內部控制。

三、優化高校財務報銷流程的注意問題

1.高校財務報銷流程的優化工作，是一個循序漸進的過程。對該流程的改造不是對傳統流程的簡單修補，而是借助信息化之風，將原有思維方式打破，因此會遇到部門協調、技術實現等各方面的困難，在實踐中還需要不斷完善改進，必然會遇到來自多方面的阻力。

2.依靠信息技術進行財務數據的傳輸、相關領導的電子審簽和銀行支付數據的發送，數據的安全性必須得到保證。而目前我國的網絡環境并非理想，各種黑客攻擊、木馬病毒等對數據的完全、網絡的安全帶來了不少的隱患，財務報銷數據涉及高校的核心財務信息，一旦出現信息泄露或信息被篡改等問題，會對高校的正常辦公秩序產生重大影響[3]。

3.在利用信息化工具的同時，也要考慮到高校中有一部分教職員工并不熟悉網絡技術的應用，且電子簽批的相關領導的接受度不一，因此，傳統的窗口報銷模式和網絡報銷模式還需要雙軌并行。隨著信息化和數字化水平的不斷提升，無紙化的財務服務系統必是發展趨勢之一。

參考文獻：

[1]陳軍.無現金報賬模式下高校財務報銷業務流程再造[J].財會月刊，2012（9）：50-51.

[2]于亞利.網絡環境下高校會計核算流程再造[J].會計之友，2016（13）：68-70.

[3]葛鈺杰.云時代下的高校財務報銷流程再造探究[J].會計師，2016（5）：64-65.