提高高校教學秘書管理水平的方法探討

張瓊

[摘 要] 教學秘書在高校中發揮著不可替代的重要作用，這是因為他們是高校運行中的基礎保障，也是培養學生成才和高校穩健發展最基本的保證。基于此，首先分析了高校教學秘書的必備素質及要求，然后從高校和教學秘書自身兩個方面提出了提高教學秘書教學管理水平的方法。

[關 鍵 詞] 高校；教學秘書；教學管理；素質要求；提高方法

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）28-0146-02

高校在不斷地完善著教學模式，這必然要求教學管理人員整體素質也要大大地提高，才能順應這種教學模式的不斷變化。在教學管理人員中，教學秘書是一支十分重要的隊伍，教學秘書的工作內容和工作事項是最為基礎和煩瑣的，但是，他們在高校工作中承擔著承上啟下、上傳下達的橋梁作用，是保障高校教學工作正常運轉最基礎的重要崗位。因此，這樣一支非常重要的管理隊伍，如何能提高他們的管理水平，順應時代所賦予的高水平要求，對提升高校的整體教學水平和運作能力，有著非常重要的現實意義。

一、高校教學秘書的必備素質要求

（一）良好的心理素質

在高校，教學秘書工作是非常重要的崗位，承擔著大量的事務性工作，工作內容頗為復雜和煩瑣；工作質量也要求精細且嚴重。隨著近年來教育改革的進一步深化，高校面臨著考察、評估等工作，教學秘書的工作內容也就隨之增加，尤顯繁忙，但仍不敢懈怠。這也意味著教學秘書承擔著重大的使命與擔當，稍有疏忽和不慎就有可能引起教學事故。在如此巨大的工作壓力下，教學秘書在心理上容易產生壓抑和不安的緊張情緒，會影響到教學秘書的身心健康。面對這種情況，就需要教學秘書具有良好的心理素質和身體素質，才能在如此巨大的工作壓力下，養成良好的自我調節能力，控制好自己的情緒，積極地進行自我暗示、自我命令和自我鼓勵，尋找到調整心態的最好途徑，才能以最飽滿的精神狀態投入工作中去。

（二）卓越的溝通能力

教學秘書在高校中是連接學校、教師和學生的橋梁，其樞紐作用是不可忽視的。所以，教學秘書必須要有良好的溝通和疏導能力，要有協調和處理好工作中可能遇到的突發事件的應變能力。教學秘書的工作，與一線教師和學生接觸最為密切，但也存在交流不及時、信息不暢通的問題，彼此間便容易產生矛盾。因此，教學秘書在處理問題和矛盾的時候，要注重轉換自己的立場和觀念，多站在對方的位置上來思考和處理問題，就比較容易得以妥善解決問題。教師是教學工作的主體，教學秘書在與教師的溝通中要遵循尊重、民主、平等的原則，這樣，才能得到教師的理解、配合與支持，才能充分發揮教師的主觀積極性，對搞好和促進教學管理工作起著極大的協同作用。在和學生的相處過程中，教學秘書要注意理解學生，講究和學生溝通的技巧，以關愛、平等的姿態和學生進行交流和疏導，特別是對已被學業警示的學生，應該給予更多的關注、關心和關愛，多與學生談心和相處，了解學生的喜好和需求，幫助學困生制訂學習計劃，及時了解、掌握這些學生的思想動態，通過各種渠道解決他們學習和生活上的困難，讓他們感受學校的溫暖，增強他們對學習和生活的信心。

（三）豐富的信息處理能力

隨著計算機的普及，在高校教學秘書的工作中，計算機成了主要的辦公工具。這就要求教學秘書必須熟練地掌握獲取和處理信息的能力，熟悉各類軟件的安裝、使用方法等。教學秘書更需要注重提升自身的計算機操作水平，注意發展自己的思維理念，跟上時代發展的步伐。在教學管理工作中，學會運用先進的信息理念，操作先進的系統工具，熟練地完善信息教學管理工作。

（四）精湛的專業知識水平

高校中的教學秘書因為兼具服務職能和專業職能的雙重特征，為了保證教學管理工作的順利開展，教學秘書需要根據學院的實際情況，準確地把握學院的學科內容、教學方式、課程設置等，以保證教學管理工作得到順利開展[1]。隨著各大高校對人才培養計劃的完善，教學秘書的工作內容逐漸增多，教學秘書只有了解和熟悉本學院的學科內容、課程設置，才能把握人才培養的方向，更精準地執行教學管理工作。

二、提高教學秘書教學管理水平的方法

（一）高校方面

1.建設一支高素質、高效率的優秀教學秘書隊伍

教育部門一直強調教學管理的重要性，要求教學管理隊伍工作更加嚴謹。為了保障高校教學管理的高質量和高效率，高校必須重視教學團隊的建設。首先，高校需要建立更加完善的教學秘書競選機制，在高校內要建立一個合理的編制和人員的定位，根據院校的實際情況從縱向（按人數）或橫向（按工作量）進行編制，以便于管理。其次，需要編制職位說明書，對崗位人數進行合理配置，明確教學秘書實際崗位職責，保證教學秘書人數的合理配備和規范落實。這樣通過合理公平的競爭，選拔出綜合素質強的人員擔任教學秘書。在高校內，還需要進一步完善信息系統管理體系，保證教學秘書的工作不受到其他因素的影響，讓教學秘書之間得到有效及時的溝通。最后，需要建立教學秘書的績效考核機制，對教學秘書展開考核考查，對教學秘書的工作業績展開細致分析，做到優勝劣汰，以保證教學秘書隊伍整體的優質優量。

2.完善獎勵機制

高校內的教學秘書團隊要盡量保證穩定，這樣才能推動教學工作的開展。由于教學管理工作內容復雜，教學秘書的工作壓力比較大，教學秘書面臨著待遇低、晉升難的問題，出現了教學秘書流動性大的情況[2]。對這樣的情況，高校需要予以高度重視，完善必備的教學秘書獎勵機制，采用公平合理的考核辦法，對教學秘書進行科學的評價。例如：拓寬教學秘書的晉升渠道，提高教學秘書的福利待遇，提供教學秘書職稱評定的平臺。有了這樣完善的獎勵機制，才能提高教學秘書工作的積極性和責任感。只有設置物質激勵以及精神鼓勵機制，才能激發教學秘書積極工作的熱情，幫助教學秘書開拓出職業發展的空間，保證教學秘書隊伍的和諧穩定。

3.各部門的積極配合

在高校中，教學秘書不僅需要服務院系的領導、教師，還需要對學生進行院內外的管理工作，肩負著管理和服務等多方位職能，工作量大，任務繁重。在大多數高校中，教學秘書數量相對較少，所服務的對象卻能夠達到幾百個或幾千個，工作量十分龐大，內容也十分復雜。因此，高校各個部門需要對教學秘書多加理解，保證教學秘書的工作得以順利開展。各院系領導、輔導員以及教師都需要認識到教學秘書工作的重要性，并且在工作中更多地加以支持和幫助，為教學秘書構建一個和諧、緊張而有序的工作環境。

（二）教學秘書方面

1.樹立正確的思想政治觀念

作為一名教學秘書，要熱愛祖國，熱愛人民，忠誠于黨的事業，要具有堅定正確的政治方向，堅持黨的四項基本原則，樹立正確的科學的世界觀、人生觀和價值觀。在處理事務和矛盾的時候，要為人正直，處事光明磊落，堅持自覺地學習馬列主義和毛澤東思想，并指導自己的言行，在錯綜復雜的環境中，始終保持正確的前進方向，不為金錢、名譽、地位和權力所誘惑而迷失方向。所以，作為為人師表的教學秘書，堅定的政治方向、良好的思想品德是最基本的要求。

2.提高職業道德素質

在教學秘書的工作中，職業道德和操守是很重要的。教學秘書每天面對的煩瑣工作和復雜事務，必須時刻明確自己的職責之所在，要敢于吃苦，勇挑重擔，樂于奉獻、腳踏實地努力工作。要從全局利益出發，熱愛自己的事業，當好校領導的參謀，發揮好其助手的作用，甘當無名英雄。

3.提高工作效率

工作效率是非常重要的環節。這就需要教學秘書注意做好合理的時間規劃，在最有效的時間內優質地完成工作內容和任務，以提高工作效率。因為教學秘書的工作內容原本就是那樣的煩瑣復雜，必須制定一個科學合理的工作計劃，才能保證忙中不出錯、忙中不出亂。首先，教學秘書需要具備良好的時間規劃能力，從而在有限的工作時間里，發揮最大的價值。教學秘書需要在工作中，技術性地總結經驗，預見工作的復雜程度，從而做好合理的應用安排。根據工作內容的重要程度和緊急程度制訂工作計劃，用自己積極的工作態度面對煩瑣的工作。其次，教學秘書要做到按時完成工作計劃中的內容，做到不拖延、不推遲。教學秘書需要注意提高自己的自我約束能力，不懈怠、不畏難，在有限的工作時間內進行有效的工作。這就需要自己合理地控制時間，并恰當地安排工作內容，以此來提高自己的工作效率。

4.加強自我學習的能力

教學秘書在上崗之前需要著重了解學校的文化底蘊和文化背景。在學校的崗前培訓工作中注意積極學習崗位的工作內容。隨著高校教學不斷地改革深化，教學秘書的工作日趨復雜化、系統化，在到崗之后，教學秘書需要積極向學校優秀教學秘書學習工作經驗，參加學校的各種培訓，在工作的空閑時間，教學秘書要積極學習本院系的基礎知識，提高自己的綜合素養，為日后的工作打好堅實的基礎。例如：教學秘書需要積極關注本院系所屬行業的人才需求，從學生的實際情況出發，對學院的人才培養計劃進行深入的了解和掌握。在實際工作中，教學秘書還需要學習心理學、教育學以及管理學等相關學科的專業知識，以應對工作中可能出現的諸多實際問題。

5.提高自己創新意識和能力

創新是社會進步的基礎，為了適應高等院校的飛速發展，教學秘書更需要樹立與時俱進的創新意識及工作理念，要在工作中以創新的眼光去看待管理工作。教學秘書必須摒棄以往的舊觀念，注意時刻更新知識和理念，更要關注教育領域發展的方向和新的目標。在工作中，注意創新教育管理的方式，從自身崗位和職責出發，追求創新發展，提高自己的專業技能，主動探索教學管理改革的新動向，從而在工作領域中積極創新，多出新成果。

綜上所述，高校教學秘書必備素質的要求為：心理素質、溝通能力、信息能力以及專業知識能力等。高校提高教學秘書教學管理水平的方法為：從高校方面講，需要建設教學秘書隊伍，完善激勵機制以及與各部門的積極配合等；從教學秘書自身上看，需要注意提高政治思想素質和工作效率，加強自我學習，提升自己的創新意識。總之，只有不斷提高教學秘書自身的素質和水平，提高整體隊伍的綜合能力和教學管理水平，才能推動高校的進步和發展。

參考文獻：

[1]孟凡麗.談教學秘書在高校教學管理工作中的作用及其業務素養[J].西部素質教育，2017，3（17）.

[2]王莎莎.淺談教學秘書的工作職責、工作特性及必備素質[J].科教文匯（下旬刊），2017（7）.