獨(dú)立院校行政工作管理的資訊系統(tǒng)應(yīng)用研究

潘倩瑩

[摘 要] 隨著咨詢系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，高校的辦公事務(wù)繁瑣、重復(fù)、數(shù)量大，高校也開始實(shí)行OA系統(tǒng)管理。探索了資訊系統(tǒng)的應(yīng)用，為行政管理工作更加高效、規(guī)范、人性化提出了幾點(diǎn)可行性建議，從而簡化人工，做到系統(tǒng)化的低碳環(huán)保化辦公。

[關(guān) 鍵 詞] 行政管理；OA辦公系統(tǒng)；獨(dú)立院校

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）16-0246-02

隨著中國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，整個(gè)社會(huì)對(duì)高等畢業(yè)生的要求進(jìn)一步提高，高校開始大規(guī)模擴(kuò)招和對(duì)外發(fā)展，隨之帶來的是高校機(jī)構(gòu)的不斷完善。由于師生數(shù)量增多，各類事務(wù)細(xì)致繁瑣而且涉及多個(gè)部門的分工合作，所以傳統(tǒng)的辦公方法已經(jīng)無法滿足目前的工作需求。為了更好地滿足社會(huì)的服務(wù)功能，必須借助現(xiàn)代科技手段來提高資源和行政管理水平。

一、XH獨(dú)立院校的背景

XH獨(dú)立學(xué)院是企業(yè)和品牌學(xué)院合作公共承辦，2005年經(jīng)教育部批準(zhǔn)設(shè)立并當(dāng)年招生的一所綜合性全日制普通高等院校。學(xué)校秉承母體學(xué)校的優(yōu)良辦學(xué)傳統(tǒng)和理念，打造品牌學(xué)校。現(xiàn)有2個(gè)校區(qū)，教學(xué)設(shè)施齊全，環(huán)境優(yōu)美，交通便利，并且校車往返中山大學(xué)與各個(gè)校區(qū)之間。在校生有2萬多人，學(xué)校學(xué)科布局全面，專業(yè)特色明顯，符合社會(huì)需求。現(xiàn)有39個(gè)專業(yè)，目前正處于上升階段，獨(dú)立學(xué)院目前正在實(shí)行二級(jí)管理。

二、XH獨(dú)立院校的現(xiàn)狀

XH獨(dú)立學(xué)院機(jī)構(gòu)的內(nèi)部主要由教師教學(xué)、行政管理（教務(wù)管理、教輔管理、實(shí)驗(yàn)室管理等）這兩大部分組成。教師教學(xué)主要通過網(wǎng)絡(luò)等多媒體資訊系統(tǒng)收集匯總專業(yè)知識(shí)來系統(tǒng)地傳授給學(xué)生，學(xué)生通過在教室里上課來獲得知識(shí)。行政管理主要是輔助教師教學(xué)、對(duì)外宣傳活動(dòng)等工作，目前行政管理工作的現(xiàn)狀如下：

1.學(xué)校的行政部門，即人事處、財(cái)務(wù)處、教務(wù)處等（主要是將學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層下達(dá)的通知通知到各院，同時(shí)對(duì)外聯(lián)系比較多，如外事處要與國際學(xué)校談合作了解資訊信息，人事處要對(duì)外招聘人才發(fā)布資訊等），各部門聯(lián)系密切。各院系資料歸納整理，如教師做項(xiàng)目科研，從申請到領(lǐng)導(dǎo)審批、經(jīng)費(fèi)下?lián)堋⑥k事報(bào)賬等流程以及這個(gè)項(xiàng)目涉及的不同部門的數(shù)據(jù)資料的提供；實(shí)習(xí)基地的相關(guān)企業(yè)資料、合同存檔、舉辦活動(dòng)等大量信息的歸納存檔等，如果還是依靠傳統(tǒng)的辦公方式，已經(jīng)無法滿足提高服務(wù)質(zhì)量和拓展服務(wù)的功能。

2.各院系主要接受來自行政總部的通知文件，這種通知的下達(dá)方式一般是通過QQ、郵件，每天都有大量的資訊信息，一旦遇到臨時(shí)離開等其他情況，很容易遺漏重要通知，導(dǎo)致無法正常完成工作；另外，工作群一般都只有相關(guān)工作人員接收資訊信息，也只有相關(guān)的負(fù)責(zé)人才知曉信息內(nèi)容，正式通知一般相對(duì)官方，很多具體實(shí)施的方法沒有詳細(xì)說明，很多時(shí)候下面收到通知不知道如何開展工作，如果每個(gè)院系的人都去私下發(fā)通知或問相關(guān)工作者，就會(huì)增加發(fā)通知人員的工作量，如果在QQ群討論，又會(huì)面臨刷屏。XH學(xué)院辦學(xué)以來，一直沿用這種聊天工具的資訊信息系統(tǒng)，如何有效地開展工作，讓更多的領(lǐng)導(dǎo)層知曉學(xué)校的整體工作進(jìn)度和流程，還需要進(jìn)一步研究和探索。

3.為了避免遺漏通知，一般的重要通知都會(huì)以紅頭文件的紙版下發(fā)給各系秘書，各系秘書收集匯總，時(shí)間久了，會(huì)產(chǎn)生很多的紙版通知，占用辦公儲(chǔ)藏文件空間，不但不低碳環(huán)保，同時(shí)也不便于提取。

4.院系在需要請示領(lǐng)導(dǎo)或者需領(lǐng)導(dǎo)簽字的情況下，還要去打聽領(lǐng)導(dǎo)的行程，XH學(xué)院分兩個(gè)校區(qū)，領(lǐng)導(dǎo)辦公一般在舊校區(qū)，偶爾也會(huì)到新校區(qū)辦公，而大部分的院系行政人員在新校區(qū)，所以如果有審批的文件就要來回找領(lǐng)導(dǎo)，如果每個(gè)辦公室人員都打電話詢問領(lǐng)導(dǎo)的行程，領(lǐng)導(dǎo)每天接電話的次數(shù)就會(huì)增多，從而影響領(lǐng)導(dǎo)的正常工作。

5.兩個(gè)校區(qū)之間沒有固定的傳送文件人員，所以各院系部門的行政人員凡是涉及跨校區(qū)辦事時(shí)，需要離開崗位，導(dǎo)致遇到其他事情無法及時(shí)處理。

三、XH學(xué)院實(shí)行資訊系統(tǒng)的重要性

資訊系統(tǒng)主要是一種整合資源化的管理，其目的是有效地提高效率，優(yōu)化辦事流程，提升核心競爭力，使整體價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化，同時(shí)可以增強(qiáng)學(xué)院的整體和系統(tǒng)模塊之間的聯(lián)系性和協(xié)調(diào)性，使復(fù)雜的問題簡單化。

XH學(xué)院分為兩個(gè)校區(qū)，兩校區(qū)之間需要1小時(shí)的車程，學(xué)校的報(bào)告請示等流程一般需要層層領(lǐng)導(dǎo)審批，材料也是兩個(gè)校區(qū)直接搬來搬去，文件蓋章也是由兩個(gè)校區(qū)間人員往返攜帶，工作起來很不方便。如果采用資訊系統(tǒng)，可以滿足不同用戶的需求，可根據(jù)不同的辦公系統(tǒng)相應(yīng)調(diào)整，OA辦公系統(tǒng)具有一定的靈活性，通常可以分為代辦事務(wù)、交辦事務(wù)、已辦事務(wù)、工作計(jì)劃、通訊錄、公文管理、資源管理、學(xué)院信息管理、部門院系內(nèi)部管理、會(huì)議及經(jīng)驗(yàn)交流等。通知可以直接在網(wǎng)站上發(fā)布，這樣不僅可以解決QQ刷屏、遺漏通知等問題，而且辦事人員不用在兩個(gè)校區(qū)往返找領(lǐng)導(dǎo)簽字，可以通過IT網(wǎng)絡(luò)上傳掃描文件，領(lǐng)導(dǎo)也可以在OA辦公系統(tǒng)上批改文件，實(shí)行高效管理，對(duì)一些需要收集匯總、資料采集、數(shù)據(jù)分析等的材料可以解放人工，用資訊系統(tǒng)代替，從而提高行政管理工作人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)高效管理。

四、資訊系統(tǒng)的使用研究

學(xué)院可以利用資訊系統(tǒng)收集信息后，進(jìn)行提取、清洗、轉(zhuǎn)換、分類，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)傳播和交流可以更方便地把個(gè)人知識(shí)轉(zhuǎn)換成學(xué)院知識(shí)。

資訊系統(tǒng)是否可行，對(duì)習(xí)慣性用QQ聊天工具、見面找領(lǐng)導(dǎo)簽字（方便見面和領(lǐng)導(dǎo)說明報(bào)告內(nèi)容）、年長的不太適應(yīng)電腦軟件操作的老教師可能會(huì)有一些障礙，還需要學(xué)校召開資訊系統(tǒng)培訓(xùn)會(huì)，定期安排網(wǎng)絡(luò)人員解決操作使用問題，每個(gè)部門、院系都需要安排專人負(fù)責(zé)，促使資訊系統(tǒng)在學(xué)校廣泛的使用。資訊系統(tǒng)有很多功能，如教師上課也可以利用資訊系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)生考勤、學(xué)生課堂作業(yè)考查、學(xué)生成績評(píng)分等，所以資訊系統(tǒng)的運(yùn)用，不僅可以方便行政管理工作的開展，還可以促進(jìn)教師教學(xué)。

五、XH學(xué)院實(shí)行資訊系統(tǒng)的應(yīng)用分析及建議

在行政部門運(yùn)用資訊管理系統(tǒng)，有助于行政人員更好地收集文件、管理文件、提取和分析文件，但是由于辦校以來都是用的QQ等大眾廣泛使用的聊天工具辦公，所以在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)讓他們改變辦公形式，還有一定的困難，需要每個(gè)部門大力宣傳和鼓勵(lì)，并給予技術(shù)指導(dǎo)。

XH學(xué)院在2016年開始試行OA系統(tǒng)，當(dāng)時(shí)的OA系統(tǒng)內(nèi)容不完善，僅限于發(fā)通知和考勤，學(xué)校也沒有正式發(fā)文要求一定要使用OA系統(tǒng)，為避免文件通知不到位，學(xué)校行政人員是QQ群共享文件和OA系統(tǒng)一起發(fā)，導(dǎo)致OA系統(tǒng)就成為一個(gè)通知收集和匯總的軟件，沒有規(guī)范使用，更沒有起到提高工作效率的作用。

經(jīng)過后期的不斷完善，2016年學(xué)期末召開了一次OA系統(tǒng)的操作培訓(xùn)會(huì)，大致介紹了新開發(fā)的OA系統(tǒng)的用途和使用說明，并且通知有不明白的地方可以向網(wǎng)絡(luò)部門咨詢，會(huì)議結(jié)束后大部分人員都忙于工作沒有及時(shí)跟進(jìn)OA系統(tǒng)，導(dǎo)致依然還是不能規(guī)范使用。

針對(duì)以上情況，建議學(xué)院應(yīng)該采取以下措施：

1.學(xué)校層面應(yīng)該及時(shí)監(jiān)控每個(gè)院系部門的使用情況，到每個(gè)部門去做培訓(xùn)指導(dǎo)，僅僅靠培訓(xùn)會(huì)上的介紹無法針對(duì)性處理每個(gè)部門實(shí)際中遇到的具體情況。在領(lǐng)導(dǎo)層面，確定領(lǐng)導(dǎo)固定在系統(tǒng)批閱文件的日期，這樣對(duì)一些較急的文件可以盡快在領(lǐng)導(dǎo)批閱的時(shí)間前提交OA系統(tǒng)，減少人員兩邊校區(qū)找領(lǐng)導(dǎo)簽字的麻煩。對(duì)年紀(jì)有些大的員工或者不愿意改變辦公方式的員工，首先要讓他們從意識(shí)上去接受這個(gè)工作方式和系統(tǒng)，然后采取積極鼓勵(lì)的態(tài)度，也可以采取一些強(qiáng)制考核制度，督促他們使用OA系統(tǒng)。

2.各院系開展的活動(dòng)通過校官網(wǎng)、QQ群、OA系統(tǒng)、圖書館等具有收錄功能的資源系統(tǒng)進(jìn)行歸納整理收錄。學(xué)校各系的部門要分工明確，要細(xì)分到員工，把各自部門及崗位的歷年資料整理收集，完善內(nèi)部系統(tǒng)的資料，統(tǒng)一上傳到資訊管理系統(tǒng)里，所有資料系統(tǒng)在同一個(gè)系統(tǒng)里面操作，區(qū)分不同的模塊，整個(gè)學(xué)校的資源共享，如涉及不同部門所需提供的相關(guān)資料可以自行到系統(tǒng)提取，減輕各部門及管理人員的工作量，減少提取工作的重復(fù)程序，便于統(tǒng)一管理。

學(xué)校各部門除日常收集系統(tǒng)外還需建立一個(gè)分析模塊，如財(cái)務(wù)處除上傳日常的工作外，還應(yīng)針對(duì)各部門的預(yù)算、編制、管理總結(jié)分析，相關(guān)部門也可以通過系統(tǒng)查詢的方式查看所用經(jīng)費(fèi)情況等。

3.傳統(tǒng)的上課方式是由教師在講臺(tái)上授課，學(xué)生在教室里聽，如遇學(xué)生人數(shù)多的情況下，考勤點(diǎn)名就會(huì)占用大半節(jié)課的時(shí)間，而且一些學(xué)生還存在請假、曠課、或者跟不上課堂進(jìn)度等情況，如果采取資訊系統(tǒng)，則可改變這種情況，如通過打卡軟件APP進(jìn)行考勤、提交作業(yè)、參與課堂作業(yè)等，教師可以通過APP資訊系統(tǒng)及時(shí)分析出學(xué)生所學(xué)知識(shí)的掌握程度。部分專業(yè)課、公選課等教師可以錄制微課，設(shè)置固定的上課時(shí)間，不要求學(xué)生上課的地點(diǎn)，學(xué)生只需要在上課時(shí)間打開APP等教務(wù)系統(tǒng)就可以學(xué)習(xí)，這樣學(xué)生可以隨時(shí)打開系統(tǒng)進(jìn)行自主學(xué)習(xí)。同時(shí)，把優(yōu)秀的課程錄制成視頻作為精品課程資料庫，不同專業(yè)的師生可以共享資源，互相學(xué)習(xí)拓寬眼界，也可以讓學(xué)生脫離課堂學(xué)習(xí)，只要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)登錄系統(tǒng)就可以和教師在線上課，靈活方便，年輕的學(xué)生和教師也容易接受。

總之，使用并完善資訊系統(tǒng)，無論對(duì)學(xué)校還是對(duì)員工都是提高效率、解放人工的途徑。在新的系統(tǒng)使用過程中也必然會(huì)遇到困難，只有不斷地根據(jù)實(shí)際工作中遇到的問題進(jìn)行完善和調(diào)整，從實(shí)際出發(fā)，勇于創(chuàng)新，敢于實(shí)踐，才能實(shí)現(xiàn)高效無紙化辦公，發(fā)揮資訊系統(tǒng)真正的作用。

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