大數據時代高校二級學院教學檔案管理

李露茜

[摘 要] 目前，我國進入大數據時代，在此時代背景下，信息資料的數量以爆炸式趨勢增長，對社會的方方面面都產生了不同程度的影響，高校二級學院的檔案管理方面也不例外。如何有效解決大數據時代下的教學檔案管理問題，成為高校的重點工作之一。

[關 鍵 詞] 大數據時代；二級學院；檔案管理

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）19-0204-02

現階段，全球已經進入大數據時代，信息資源泛濫，高校檔案工作的主要內容又恰好是信息資源管理，因此給該項工作帶來了較大的影響。高校以培養人才為中心工作，而教學檔案主要是圍繞這一中心工作展開，對人才培養全過程的相關教學資料進行記錄和保存，為后續的學習和工作提供參考依據。因此，在大數據時代背景下，對二級學院的教學檔案進行妥善管理顯得十分重要。

一、高校二級學院教學檔案管理工作問題

（一）教學檔案管理重視程度較低

在高校的二級學院中，通常會設置資料室，并且派遣專人負責管理，但是對學院檔案管理的重視程度較低，一般不設有專人管理，輕視教學檔案管理工作。如若遇到上級領導檢查，則臨時派遣人員在較短的時間內快速整理，以此來應對檢查，長此以往，使教學檔案始終缺乏系統性、連續性與規范性管理。同時，由于該項工作的負責人員屬于臨時調配，沒有經過相關的培訓便直接接手管理，教學檔案管理水平較低，使管理工作效率難以得到顯著提升，因此，管理人員通常只能從事一些較為簡單的保管工作，難以實現教學檔案的規范化、標準化管理，更無法實現教學檔案的信息化發展。

近年來，高校的招生規模逐漸穩定，但受到以往高校擴招的影響，許多高校中學生的數量激增，教學檔案管理工作也受此影響，面臨著較大挑戰。此外，在教學檔案管理的類型上也呈現出多樣化的發展趨勢，許多二級院系在檔案管理上采用傳統的紙質方式，這種方式雖然有一定的作用，但是卻難以與時代潮流和高校發展相適應，并且紙質檔案占用大量資源，對存放的空間也有較為嚴格的要求。當學校檔案存放的空間不足時，不得不對年限較長的資料進行銷毀，這既是損失也是浪費。

（二）教學檔案管理缺乏制度保障

在實施二級學院教學管理體制之前，學校通常以總體目標為依據，對日常工作任務進行分配，二級學院中的行政管理人員由院長、書記、輔導員等共同組成，在工作中分工明確，工作效率較為顯著。在二級學院體制實施以后，由于目前正處于實施的初期，工作內容較為雜亂，體制尚未成熟，使檔案管理工作問題重重，無法在較短的時間內與高校實際情況相結合，制定符合二級學院要求的規章制度。另外，在二級學院中，由于管理制度的內容不明確，使教學質量監控、常規教學與檔案管理等多個方面的人員職責沒有明確分配，由于沒有明確的制度作為參考和保障，使檔案管理工作在落實的過程中無章可循、無法可依，為后續工作帶來了阻礙[1]。

（三）教學檔案管理信息化水平較低

信息化是當今時代發展的主流趨勢，隨著高校招生規模的不斷擴大，檔案數量也隨之增加，但大部分高校內部仍然采用傳統的管理方式，信息化水平較低，對管理工作產生較大的阻礙。

從客觀方面來看，首先，檔案信息化建設需要投入大量的資金，部分二級學院由于受到資金制約只能繼續沿用傳統方法。即便在信息化設備配備齊全的情況下，受到使用者能力的限制，導致信息化水平無法得到顯著提升。其次，高校母體與二級學院之間在檔案管理方面的銜接工作不到位，出現數據不統一問題，使二級學院中的許多檔案信息沒有及時得到更新，從而使檔案管理效率降低。

從主觀方面來看，檔案管理人員自身素質對管理質量、效率與水平將產生直接影響，產生此種問題的原因有許多，由于檔案管理人員大多屬于兼職人員，并不具備專業的管理經驗，沒有經過專業、系統化的培訓，進而對檔案管理效率產生了直接的不良影響。

（四）教學檔案管理工作缺乏創新性

創新是一個國家和民族發展的靈魂，能夠為各項事業的發展提供充足動力。但是，在高校一級組織中，主要的工作重心被放置在學生技能培養方面，側重于教學、師資力量等方面的投入，而歷史檔案管理由于無法為學校帶來直接的效益常常受到輕視。在二級學院中，由于計算機、新媒體、網絡技術的應用和普及不到位，很多采用傳統的檔案管理方式，很難完全突破傳統管理的局限。由此可見，在一級組織與二級學院共同缺乏重視的前提下，檔案管理工作很難得到有效的創新發展，管理人員在工作上也是應付了事，很難積極進取、充滿信心。環境不完善、人員無創新，工作熱情與積極習慣很難被有效調動起來，由此產生惡性循環，使二級學院的檔案創新管理工作逐漸化為泡影[2]。

二、高校二級學院教學檔案管理工作的創新

（一）提升檔案管理重視程度，培養管理人才

在二級學院中，要想提升教學檔案管理效率，首先需要從人著手，轉變對此項工作的看法，加強對檔案管理工作的重視，并且派遣專業人員進行管理，使檔案管理者能夠具備較強的職業素養。其次，還應積極開展檔案管理員培訓工作，使人員的業務水平與綜合素養都得到提升，滿足大數據時代的需求。

在大數據時代背景下，人才競爭日益激烈，對檔案管理人員也提出了更高的要求，不但應具備豐富的業務知識與高超的技能水平，還應具備較強的職業能力，靈活應對復雜的學科背景。對此，應積極開展教學檔案管理人員的培訓工作，按照實際工作需求，要求管理人員掌握更多檔案保護技術、情報學知識，提升自身的英文水平、文字功底等，并且定期進行信息化管理技術考試。2008年，我國正式出臺了《高校教學檔案管理辦法》，其中明確提出，檔案管理人員應具備多元化專業知識，豐富的知識體系與信息化管理手段等，加上教學檔案管理工作具有一定的枯燥性。因此，二級學院教學檔案人才隊伍建設屬于一項長期工程，不但要配備成熟的人才培養系統，還應制定相應的獎懲系統，通過激勵機制等，加大檔案管理人才建設力度，使教學檔案管理工作效率得到顯著提升。

（二）建立健全教學檔案管理制度

要想提升二級學院教學檔案管理的效率，使檔案管理工作能夠有章可依，則需要健全和完善教學檔案管理制度，保證管理工作的順利進行。首先，根據國家頒布的相關標準，與二級學院的辦學特色相結合，明確教學檔案的工作范圍，使檔案能夠通過紙質與電子相結合的方式進行管理，并且通過采集、存儲、利用等方式，對信息進行加工，使其功能得到最大限度的發揮。其次，在此基礎上，對教學檔案管理的內容進行明確，與傳統管理內容進行區分。最后，制度的完善不可能一蹴而就，需要針對二級學院的變化靈活應對，但中心目標仍然是管理好二級學院的教學檔案，使其作用得到充分發揮[3]。

（三）提高教學檔案信息服務能力

在大數據時代背景下，應充分發揮教學檔案管理系統的積極作用，使其信息化功能充分展現出來，為教師提供更多的教學檔案信息，提升教學效率，推動教學改革的順利進行。例如，在檔案信息管理系統中，可以發揮系統力量，對信息進行收集和整理，使教師掌握到更多的國內外改革動態、理論與方法。再如，對教學檔案中記載的每學期試卷進行分析，挖掘數據背后的價值，從中找出問題的根源，這樣教師的工作便可以有的放矢，通過改進不足使教學效果得到顯著提升。

對剛剛從事教學工作的青年教師來說，由于經驗較為短缺，最有效的方式就是參考教學檔案，借鑒和吸收成功教學案例中的經驗與方法，使其能夠在較短的時間內融入教學工作中。同時，教師還可以以教學檔案為參考，與實際教學現狀相結合，對教學方式進行優化，從而獲得更好的教學效果。另外，教學檔案還可以為教學評估提供依據，按照檔案的開展情況，對教師進行評估。如若是電子文檔，則由教師上傳到系統中，由專業管理人員進行收集和歸納，最終上傳到教學檔案信息管理系統中，供其他教師進行參考和借鑒，以此來提升檔案的信息服務能力。

（四）拓展教學檔案管理的創新空間

二級學院中的教學檔案主要供教學和學生使用，但是在信息爆炸的時代，師生對新媒體技術的應用較為廣泛，忽視了對教學檔案的應用，認為檔案管理無需自己參與。但事實上，高校教學檔案管理工作需要師生的共同參與，否則將會出現師生在實際工作中遇到問題不知該找誰詢問、工作內容交叉、重復檔案等問題。因此，需要在日常工作中不斷創新，為二級學院檔案管理信息化建設打下堅實基礎，依靠創新手段提升教學檔案管理的效率與水平，為學院綜合實力的提升營造出新的空間[4]。

綜上所述，在大數據時代背景下，信息量也呈現爆炸式的增長，使二級學院的教學檔案工作難度增加，工作量日益龐大。對此，高校應加強對檔案管理方面的重視程度，并且積極完善檔案管理的相關體系，將信息技術與檔案管理工作相結合，為師生對教學檔案內容的獲取與應用提供更多的便利。同時，還應積極轉變教學檔案管理方式，加大信息化管理力度，通過創新數字檔案管理的方式促進二級學院的健康發展。

參考文獻：

[1]張斐，朱江偉，湯易兵，等.關于高校二級學院教學檔案管理平臺建設的若干思考[J].浙江檔案，2016（12）：59.

[2]許文君.大數據時代高職院校二級學院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學院學報（社會科學版），2015（4）：151-155.

[3]傅笑然.大數據背景下高校教學檔案管理探析[J].高教學刊，2015（19）：128-129.

[4]劉丹.大數據時代的高職院校教學檔案管理系統研究[J]. 教師，2017（29）：113-114.