探討電子檔案管理系統開發方法

趙旭

[摘 要] 信息技術的迅速發展，使電子檔案得以普及，電子檔案管理系統成為檔案信息化發展的需求，它能夠提高檔案的處理效率，實現高效的檔案管理。對電子檔案管理系統的開發過程作簡要探討，以促進電子檔案管理系統的普及應用。

[關 鍵 詞] 電子檔案；管理系統；紙質檔案

[中圖分類號] G276 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）19-0219-01

隨著信息技術的發表，信息化為電子檔案管理提供了突破點，電子檔案管理系統的設計和實現成為亟待完成的工作。電子檔案管理系統開發需要觀念與技術的融合，將功能用技術去實踐，這是探討如何開發應用面廣且簡捷高效的電子檔案管理系統之關鍵。

一、系統需求調研

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。開發電子檔案管理系統的目的：一方面是信息時代發展的趨勢和需求；另一方面是為了解決用戶在傳統紙質檔案管理過程中所出現的問題，使檔案管理工作效率更高。所以，電子檔案管理系統在開發前要與用戶進行溝通，做好需求采集工作。

（一）明確檔案歸屬領域

不同領域的檔案文件以不同的形式呈現，例如，文史類檔案資料多以文字記載形式呈現；工程類檔案資料多以圖紙形式呈現；媒體類檔案資料多以視頻音頻形式呈現；不同領域檔案資料的原始呈現形式是不一樣的，這些呈現形式都是依靠程序的插入來實現的，這就要求在電子檔案管理系統開發的過程中加入不同的設計代碼和元素，使之最終能呈現出不同的資料形式，所以在開發電子檔案管理系統之前一定要先了解清楚檔案歸屬領域，它呈現形式的特征，以便開發出“因地制宜”的管理系統。

（二）明確使用對象

首先，界定清楚管理系統是針對檔案管理專業人員使用還是非專業人員查閱使用，這直接決定著管理系統在開發過程中所適用的范圍和權限。其次，要清楚使用對象的年齡層次、文化水平，這直接影響著系統操作界面的設計是否符合使用者的操作習慣。

（三）明確功能

這是前期調研中最重要的一項，開發電子檔案管理系統的目的就是為了實現紙質檔案管理系統實現不了的功能，改進紙質檔案管理的缺陷，以更便捷、更立體的形式去呈現并使用檔案。明確用戶期望實現的功能不僅對開發者有利，使之在開發過程中指向性更明顯，目標更明確，提高溝通效率，也能滿足用戶的各項要求，使開發出來的電子檔案管理系統更加貼合用戶的實際情況，更好地為用戶檔案管理工作服務。

二、系統結構開發

電子檔案管理系統的開發主要圍繞以下三個結構進行。

（一）信息采集

主要完成各個渠道的數據采集工作，通過數據一體化接口，按信息采集流程要求，將各個信息系統中待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統中或通過通用數據交換平臺采集到檔案管理信息系統中；通過收集整編流程，可實現分散式、集中式檔案整理和移交；通過數據導入功能，可實現離線數據的收集、歷史數據的導入以及將數字化加工系統產生的電子檔案數據導入系統中。

（二）開發利用

電子檔案管理系統將構建影像物化和電子數據采集、集約化管理、個性化訪問、可持續加載、人性化展現的公共支持環境。主要完成檔案的研究開發工作，并提供各種方式的檔案利用。一方面提供與實體相關的利用，另一方面通過網絡提供各種方式的檢索和利用，包括信息發布、全文檢索、分類檢索等多種網上信息檢索利用方式。

目前，最新的電子檔案系統都是采用業界目前最先進的技術理念和基礎服務體系，具備優質的擴展性、復用性、高效性和靈活性等特性。支持的功能包括通用業務功能，支持快速定制開發；ML動態自適用元數據管理模型，提升系統表述性、靈活性和擴展能力；強大的檢索和內容智能管理功能；基于SOA應用接口，通用系統集成方式；分布式動態可擴展的內容存儲系統；工作流配置管理（規范工作流程，提高系統可用性，滿足業務多樣性）。用戶可以根據自身實際情況進行功能的定向開發，實現系統價值的最大化，服務于用戶本身。

（三）數據流程定制

主要完成與系統運行相關的各種數據訂制工作。包括數據結構設置和維護、權限設定、系統參數設置等。開發過程中需要提供檔案類型、分類結構的定制，可以使檔案系統滿足用戶的各類檔案資源管理需求，并可以滿足系統的拓展需求。同時將歸檔文件整理的規則形成系統的控制設置，使整個歸檔流程規范化、標準化。

三、后期維護與改善

電子管理系統在使用過程中一定會出現很多奇怪的問題，甚至一些失誤操作有可能損壞檔案系統里的重要文件，且檔案管理系統的隱私性質較明顯。所以，一方面，用戶必須嚴格按照流程對系統進行定期維護和實時需求更新，以防泄密；另一方面，系統開發人員要根據實際使用過程中所出現的問題，及時提出解決辦法，定期對系統實行內測、公測等，積極收集反饋意見，并積極維護系統的補丁和功能的再完善。

目前國內的電子檔案管理系統的發展尚屬起步和探索階段，在功能和實際應用中仍存在諸多問題。隨著電子檔案管理系統的深入發展，作為新生事物，會有一個實踐中的適應和發展過程，只有當用戶在系統開發完成后充分接受并投入使用，才能使紙質檔案和電子檔案相互配合，在實際的檔案管理工作中凸顯實效，為我國的檔案管理建設工作作貢獻。

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