規范職工培訓檔案管理的思考研究

陸俊先

[摘 要] 高校職工分為技術崗位、管理崗位、工勤崗位。檔案管理實施新的管理制度，新的管理制度要符合高校的現實情況，及時解決檔案管理出現的問題。記錄檔案實行電腦操作，節省了時間、人力，提高了工作的效率，減輕了員工的工作量，提高了高校的工作效益，推動了高校內部的發展。

[關 鍵 詞] 高職院校；檔案管理；研究；問題

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）13-0160-01

一、高校職工

高校職工分為技術崗位、管理崗位、工勤崗位等。技術崗位是教育方面的工作人員，如教師；管理崗位是管理高校的所有事物的工作人員，如教務處人員、就業處人員、檔案處人員、校長處人員、學籍處人員、考勤處人員等；工勤崗位是管理學校后勤的人員，如打掃的阿姨、門衛大叔、食堂廚師、食堂服務員、宿舍的管理阿姨、書店的管理人員、管理電腦人員等。高校有不同的專業，也有不同的學歷，每個專業有相應的管理職工，管理職工的學歷或資歷要符合管理專業。

二、檔案管理

檔案管理人員的工作是新學期開學需要給新的學生入職校園檔案，每個學期的考試成績，需要根據學校的考試次數進行入籍，每一次考試的成績都要使用正確的方式進行入檔。如果檔案里的成績或信息出現錯誤，會影響以后的就業事項或畢業事項，學生在高校中獲得的獎項都要入檔案，在畢業時領取畢業證都要明確標注，給學校留下最后的痕跡。檔案的工作人員要有豐富的經驗能力，在輸入檔案信息時不能有一絲馬虎，如果檔案出現問題，會影響學生以后的就業發展，也會給檔案管理人員增加工作負擔，檔案的管理人員要對自己負責的工作有責任感，不僅對自己也要對學生負責，讓學生對檔案人員有信心，讓高校的檔案管理得以順利實施。

三、職工培訓檔案管理面臨的問題

（一）職工檔案管理是不起眼的工作，要是不留意根本就不會知道有檔案管理工作室，它不像教育部門引人注意，檔案管理也不會在高校里有明顯的成績，檔案只是高校幕后的工作。高校如果沒有檔案管理，高校資料就會亂成一團，學生的個人信息也易丟失，檔案工作只在需要它的時候出現，不需要它的時候會是高校有力的后盾，高校不能沒有檔案管理這項工作，而現在的高校管理者都是兼任，沒有固定的管理人員。在新學期開始時，檔案的工作量是非常大的，檔案管理的人員不靜下心來是無法投入工作中的，若檔案管理人員不是專業負責人員，缺少相關的管理經驗，會給檔案工作帶來很多問題，使檔案工作無法正常運行。高校在檔案管理業務方面的培訓資料甚少，培訓資料不完整。因為，檔案管理的工作非常的累，所以檔案工作人員流失量比較大。

（二）高校的檔案管理制度比較落后，職工的培訓檔案管理工作存在很多盲點，高校的檔案管理模式和管理過程都存在問題，管理模式比較單一，管理過程沒有進行嚴格的監督，而且檔案的管理與現實需要不符，高校的管理檔案沒有實施定期的管理方式，使一些學生新的動態沒有及時更新，影響了檔案管理的工作質量。

（三）高校檔案是人工記載的而非電腦記載，人工記載使用的人員較多，既費人力也費時間，還費資費，人工記載檔案投入比較大，這樣的工作占用了高校大部分員工。人工記載的檔案不容易長時間保存，因為使用時間長，紙會變質，導致學生的基本信息不夠完整。人工記載的信息不能共享，收集的資料也不夠齊全，高校的檔案管理信息無法實現與其他部門的共享，這樣也影響了其他部門工作的效率。

四、針對職工培訓檔案管理提出的對策

高校要重視檔案管理工作，嚴格看守學生的信息，檔案管理實施新的管理制度，新的管理制度要符合高校的現實情況，能夠及時解決檔案管理出現的問題，找到問題的根源，加強檔案管理者的專業水平，要及時記錄學生的新動向。檔案管理要聘用相關人員，提高員工素質，養成良好的服務態度，記錄檔案實行電腦操作，節省了時間、人力，提高了工作的效率。學生的檔案內容齊全，內容不再凌亂，檔案的內容一目了然，減輕了員工的工作量，搜索的信息比較方便，信息內容比較齊全，最重要的是能和其他的工作部門進行信息共享，提高了高校的工作效率，推動了高校的發展。

高校要重視檔案工作管理，嚴格看守學生的信息，檔案人員的工作能力要加強，聘用專業的檔案管理者，推動其他部門工作的開展。

參考文獻：

[1]彭海翔.規范職工培訓檔案管理的幾點思考[J].上海鐵道科技，2017（3）：87-88.

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