大數據背景下科研院所電子采購管理探討

王紅娟　黎為　朱海雁

電子采購 科研院所 采購管理

采購業務一直是企業價值鏈管理的核心環節，通過高質量的采購工作，在需求部門和供應商之間搭建一個通道，從而保證企業經營順暢，實現持續的成本優化，對企業起到降成本增效益的巨大作用。

同時采購業務也是企業高風險的經營活動之一，要規避過程中的廉潔風險和法律風險。近年，國資委加大了對央企、國企采購活動的監督檢查力度，通報了一批典型問題：某集團所屬公司在庫存物資一直未領用的情況下，持續從29家供應商采購572種相同物資，涉及金額2385.31萬元；某公司違規從無成品油批發和生產經營資質的企業采購成品油29.28萬噸，涉及金額25.59億元；某公司未按規定設置物資集中采購業務的歸口管理部門，未建立物資集中采購管理制度等。

以上幾個事例說明，集中采購已是國資委的要求，采購信息與其他相關領域信息交流不充分或人工審核漏洞，都會造成超庫存采購、違規使用無資質的供應商等問題。

相對于傳統的生產制造型、工程建設類企業，科研院所采購管理具有更多的復雜性和特殊性，具體表現在采購物資不確定導致的計劃性差，科學研究的不確定性導致非標類物資需求量大，前期研發需要穩定且技術能力強的供應商等等。

總之，采購管理不僅要從傳統的提供適合物資的角度出發，更要與庫存管理、供應商管理等信息融合，建立健全企業資源、經營信息大數據，為企業高層領導科學決策提供更全面的數據支持。大數據背景下，融合庫存、供應商、市場率等信息，建立一套標準化的采購管理流程和電子采購平臺，從制度約束、人為監管走向電子系統自動約束，是解決企業采購難題的對策之一。

大型企業采購管理模式分析

目前大型企業采購管理模式主要有集中采購型、分散采購型和把二者相結合的中央領導型采購管理。三種采購模式的對比分析見下表1。

分散采購性是在集團沒有涉及中央采購部門，所需物資由下屬單位分散實施采購。優點是靈活，決策程度低，采購效率高；缺點是沒有規模化采購導致的議價能力弱，采購管控難度大，廉潔風險和法律風險高。適用于企業規模較小，下屬單位少，業務范圍廣，對市場競爭非常敏感的行業。

中央領導型是集團設立中央采購部門，負責采購歸口管理和戰略采購，下屬單位設采購管理部門，主要負責采購操作，并向中央采購部門和企業領導雙重報告工作。優點是具有統一的制度和流程，有效規避風險；缺點是兩級管理增加管理成本和審批流程。適用于大型企業，下屬單位多，業務范圍廣，涉及領域多，物資需求計劃性不強的情況。

高度集中型是指集團設立中央采購部，實行集中采購，采購系統內部實行垂直化管理，下屬企業上報計劃，由集團統籌采購。優點是統一流程和結算，統一客戶管理，風險低；缺點是采購周期長，效率低。適用于大型企業，業務范圍相對一致，物資需求可預見性強且相對固定的情況。

通過分析，中央領導型和高度集中型都可以有效規避采購過程中的廉潔風險和法律風險。相比之下，分散采購的缺點明顯，給企業經營增加了管理難度。

CAPS RESESRCH是世界著名的采購管理研究機構，從其發布的供應績效標桿報告看出，大多數大型制造、能源企業采用高度集中采購管控模式，涉及領域較多的大型企業較多采用中央領導型。同時，幾乎所有的大型企業都建立了電子采購系統或企業資源ERP系統。

大型企業的采購管理經驗同時告訴我們，制度管理是采購管理初期的理念和做法，更科學地采購管理已走向電子系統標準化，從人防走向技防，極大的減少了采購過程中的人為干預風險。

科研院所采購管理的特點

基于科研院所采購工作復雜的客觀因素，高度集中型采購在科研院所的應用有較大局限。因此，大多數科研院所采購處于從分散型向中央領導型過渡的階段。

采購過程中，競爭性談判或詢價的潛在供方從何而來？市場調研是否充分？潛在供方是否按要求遞交了響應文件？響應文件是否在開始談判前密封保管？這些都有可能因人因干涉導致采購過程中產生較大的廉潔和法律風險。

同時從企業管理的角度，我們有很多無法通過人工統計的重要信息還是未知項：

（1）采購方面：采購涉及多少個種類和細項？哪些是標準的？標準類產品依據的是哪個國家或行業標準？能否進行集中采購？每種物資全年的采購金額是多少？現有庫存是多少？全年需求量多大？

（2）供應商管理方面：同樣的物資全年在多少個供方處進行了采購？是否有足夠多的供方能形成競爭？是否有長期穩定的供應鏈？哪個供方供貨最滿意？每家供方的歷史業績如何？

這些重要信息，如果通過建立統一的電子采購平臺，自動記錄和收集，甚至自動進行趨勢分析，可以管理者查找漏洞、制定制度提供更多數據支持。

電子采購平臺非招標采購運作模式研討

基于以上分析，科研院所非招標采購方面急需構建電子采購平臺，以實現采購管理標準化，減少采購過程中的人為因素，規避風險；整合供應商資源，減輕科研人員調研工作量，提升供應鏈管理水平；收集和分析基礎數據，為管理者進行決策提供數據支持。

電子采購平臺可以獲取更多數據，解決采購過程中的流程標準化，更加公正、陽光地進行供方選擇，有助于我們培養一批優秀的供方作為合作伙伴。與目前模式相比，構建電子采購平臺需要從以下幾個方面開展工作。

（1）使用統一的物資編碼，匯總采購需求。

在采購需求方面，引入統一的物資編碼規則，各單位報需求計劃時填報物資編碼，如果是標準產品，列出對應的國家或行業標準，同樣的物資不得重碼，例如010104裂化碳素無縫鋼管。

各項目采購計劃按照流程進行審批，審批結束后系統自動歸檔并匯總采購需求，形成不斷更新的采購計劃。年底，可以匯總出所有采購物項的數量和金額。

（2）建立優質、共享、開放的供應商資源庫。

在供應商選擇方面，按照采購物項分類，分類別建立優質供應商資源庫，促進公開、陽光采購，規避采購過程中CAIXUN財訊的廉潔風險。為保持物資供應鏈穩定且充分進行市場競爭，常用物項一般應有不少于5個不多于10個供應商可供選擇。

每次需采購時，采購人員首先根據審批表，輸入采購需求并確認，如下圖1。

確定了采購需求后，系統根據分類，自動彈出符合條件的供應商列表，可以點擊列表中的潛在供應商查看詳細信息。采購人員與列表中所有的潛在供應商取得聯系（一般應有5-10家供應商），進行初步調研必要時組織現場調研，確保每家符合條件的供應商得到均等的機會。見圖2。

匯總這些潛在供應商調研情況后，組織召開供方遴選會議，供方遴選的范圍不應少于列表中的供方數量。會議決策是否邀請該潛在供方，采購人員根據會議紀要在系統中選擇是否邀請該供方。

當遇到沒有能夠符合條件的供方或邀請供方數量不足3家的情況時，可以選擇新增供方，通過相應的審查后方可邀請。當某潛在供方發生供貨問題時，采購主體可以申請將其剔除供應商庫。新增或剔除供應商都應有充分的理由且經過審批。

建立優質的供應商資源庫有以下明顯優點。一是規范非招標供方選擇，劃定供方遴選范圍，降低調研和采購過程中的傾向性。二是整合供應商資源，避免合格供方名錄內存在從未供過貨的“僵尸”供方。三是更有效地進行供應鏈管理，培育一批可進行長期合作的優質供應商。四是進行供應商信息共享，供方的供貨業績和質量都有記錄可追溯。

（3）線上加密遞交響應文件，線下談判

采購人員通過電子采購平臺，向邀請的潛在供方發送采購文件。潛在供方收到文件后，在規定時間內加密提交響應文件。采購主體組建談判小組，開始談判前，當場解密和讀取響應文件。若潛在供方沒有按規定提交，默認放棄本次談判，累計放棄3次或5次，則剔出優質供應商庫。

線上遞交響應文件，可以避免響應文件沒有密封、沒有提交響應文件或響應文件丟失的情況。線下談判則體現了競爭性談判靈活性的優勢，可以進行更多的技術交流。

總結

建立電子采購平臺是實現高效陽光采購、采購數據分析的內在需求。電子采購平臺可以幫助實現以下目標，一是建立優質共享的供應商資源庫，整合現有供應商資源和信息，規范非招標采購供方選擇，實現更有效地供應商管理。二是科學收集采購信息，匯總全年采購量、采購類型等基本信息，為高層提供戰略規劃的依據。三是通過設置固定的采購流程，以技防代替人防，防止人因因素帶來的過程失控，規范采購管理。四是為集中采購提供了基礎數據，有利于推動集中采購。